Kostnadsrapport (definition, exempel) - Hur man skapar?

Innehållsförteckning

Vad är utgiftsrapporten?

Kostnadsrapporten definieras som den typ av rapport som dokumenterar de kostnader som företaget eller de anställda i verksamheten har haft och kan upprätthållas månadsvis, kvartalsvis eller årligen.

Förklaring

  • Varje små till medelstort företag håller en kostnadsrapport.
  • Mellanledningsnivå eller avdelningsnivå förbereder sådana rapporter.
  • Det kan delas upp i mindre divisioner för att avgöra vilket område eller avdelning i verksamheten som kostar mer för organisationen.
  • Företaget upprätthåller sådana rapporter för granskning.
  • De överlämnar denna rapport till företagets högsta ledning. Högsta ledningen bestämmer vilken kostnad som ska ersättas till den anställde och vilken inte.
  • De återbetalade kostnaderna används sedan för att redovisa skattepliktiga och redovisade vinster.

Funktioner

  • Kostnadsrapporten består av arbetsgivarens utgiftspolicy för sina anställda. Den dokumenterar också rese- och underhållningspolicyn enligt vilka kostnader inte kommer att ersättas till arbetstagaren av arbetsgivaren.
  • Det underhålls och förbereds av organisationens utgifts- och löneavdelning. När de får ersättning och anspråksformulär för de anställda är det de som skulle verifiera informationen om de anställdas utgifter som delas under gällande kvitton och bevis och utarbeta den anställdes kloka rapport.

Hur skapar jag en kostnadsrapport?

Olika organisationer som arbetar i olika branscher har olika metoder och mallar. Lön- och kostnadsrapporteringsavdelningen för alla organisationer bör dock följa följande steg för att skapa och formulera -

  1. Löneavdelningen bör ha godkännanden på utgiftspolicyn från respektive avdelningar i organisationen.
  2. Basera den gällande policyn, bör den verkställande få tillgång till online-kostnadsinmatningssystemet eller utföra datainmatning i det konsoliderade excel.
  3. Verkställande direktören ska ange datumet för utgiften.
  4. Den verkställande personen ska ange utgiftsbeloppet och ange tillämpligt leverantörsnamn.
  5. Efter att ha reviderat den inmatade informationen, som nämns i kvittot, ska den verkställande direktören överlämna rapporten till nästa nivå godkännande.

Exempel på kostnadsrapport

Låt oss ta exemplet med ABC Inc. Den anställde reser till platsen för att lägga upp ett nytt projekt. Den 23 januari 2019 presenterade medarbetaren en måltidskostnad på 200 $, hotellkostnaden 100 $ och diverse. kostar 250 dollar. Den 24 januari 2019 rapporterade medarbetaren underhållnings- och filmkostnader på $ 130, tillsammans med en måltidskostnad på $ 230 och ett hotell för att stanna på $ 500.

Hjälp löneadministratören att förbereda rapporten om den anställdes rapporterade utgifter.

Lösning:

Förbered utgiftsrapporten enligt nedan: -

Följande skulle vara resultaten: -

Kolumner med kostnadsrapport

Kolumnerna skulle normalt bestå av följande detaljer: -

  1. Kostnad uppkomna datum.
  2. Typen eller arten av utgifterna;
  3. Namnet på leverantören från vilken tjänster togs eller varorna köptes.
  4. Kostnadsbeloppen.
  5. Namnet på kontohuvudet där det ska nämnas och debiteras.
  6. Avdrag och justeringar på tidigare inlagor från de anställda;
  7. Varje kontotyp ska subtotas.
  8. Summan av det totala belopp som ska återbetalas på begäran av den anställde.

Vikt och användning

Kostnadsrapporterna upprätthålls för att driva ansvarsskyldighet när det gäller organisationens utgiftsvanor. Detta är de rapporter som kan hänvisas till i händelse av ekonomiska tvister och revisionsaktiviteter. Med korrekt underhåll och ansvarighet för dessa rapporter regelbundet och regelbundet ser till att dina anställda budgeterar fullt ut för att hålla verksamheten ekonomiskt skyddad och livskraftig.

Sådana rapporter gör både anställda och arbetsgivare ansvariga för företagen när det gäller deras utgiftsvanor. Vissa kostnader dras av på den skattepliktiga inkomsten enligt lagarna för inkomstskatt, och därför måste stora företag lämna en konsoliderad rapport till landets inkomstavdelning för att få sådana avdrag. Det kan lämnas in som ett kompletterande dokument tillsammans med rapportering av totala tillämpliga kostnader i skatteformuläret medan du lämnar in skatt till inkomsttjänsten.

Fördelar

  • Kostnadsrapporten gör det lättare för revisorn att verifiera detaljerna i kostnaderna som företaget hävdar.
  • Det låter dem verifiera utgiftsinformation med kvitton som finns tillgängliga och bifogas av de anställda.
  • Det stärker den interna kontrollen.
  • Den specificerar vilken kostnadspost som kan ersättas och vilken inte kan ersättas.
  • Det finns tillgång till många IT-program på marknaderna som gör det möjligt för företaget att förbereda, formulera och anpassa rapporter.

Nackdelar

  • De är lämpliga för ett stort företag och inte för soloentreprenörer och mikroföretag.
  • Dessa rapporter överensstämmer kanske inte med kvitton som bifogas av de anställda på grund av fel i datainmatning av information.
  • Med enklare ord är rapporterna alltid benägna att missuppfattningar och bokföringsbedrägerier.
  • Det ökar administrationskostnaderna för hantering av artiklar och regelbunden uppdatering av kostnadsposter i rapporteringssystemet.
  • Det är mycket svårt att övervaka varje utgiftspost enligt den utgiftspolicy som utfärdas om organisationens storlek är mycket stor.

Slutsats

Kostnadsrapporterna kan betraktas som rapporter som belyser vilken typ av kostnader som kan återbetalas och vilken typ av kostnader som inte kan ersättas. Återbetalningen av utgifter sker enligt gällande skattelagstiftning i landet och arbetsgivarens tillämpliga utgiftspolicy. Det kan vara användbart för stora organisationer som normalt har enorma utgifter dagligen och hjälper till att effektivisera den övergripande processen.

Intressanta artiklar...