Excel-projektledning mall
Projektledning är en av de viktigaste rollerna i alla organisationer. Du kan inte bara spåra alla aktiviteter i projektet bara för hand; du behöver lite programvara som hjälper dig att hantera projektet bättre.
MS Excel är en av den programvaran som kan hjälpa dig att spåra projektets status med enkla mallar på plats. I den här artikeln visar vi dig exklusivt att använda excel för att förbereda mallar för projektledning i Excel.
Hur använder jag Excel för att förbereda mallar för projekthantering i Excel?
Nedan följer exemplen för att förbereda mallar för projektledning i Excel.
Exempel # 1 - Excel-projekthanteringsmall med hjälp av Gantt-diagram
Gantt Chart är ett av dessa diagram i excel, vilket är mycket användbart för att granska projektets uppgifter, nuvarande status mot fastställda standarder.
När projektet är igång efter en vecka som projektledare vill veta status för projektet, oavsett om det är i linje eller inte. Från projektets början till slutet av projektet i varje steg kan du spåra projektets stadier.
Antag att du är ett evenemangshanteringsföretag och att du tagit ett mycket viktigt projekt som är mycket lukrativt för dig. Men det enda är att du behöver utföra uppgifterna baserat på agendan från arrangörerna. Tänk nedan är agendan som ges av arrangörerna.
Låt oss nu skapa ett Excel Gantt-diagram för att spåra alla aktiviteter.
Steg 1: Välj Endast starttid och infoga ett kolumn stapeldiagram. Gå till fliken INSERT och infoga staplade stapeldiagram.
Steg 2: Nu måste ditt diagram se ut så här.
Steg 3: Högerklicka nu på diagrammet och välj Välj data.
Steg 4: Välj nu Lägg till i fönstret nedan.
Steg 5: I fönstret nedan, i serienamnet, välj minuter och välj data från C2: C14 för serievärde. Klicka på OK.
Steg 6: I fönstret nedan väljer du alternativet REDIGERA på höger sida för våra Horisontella axelmärken.
Steg 7: Välj nu horisontella värden som våra uppgifter. Klicka på OK.
Steg 8: Ditt diagram borde se ut så här nu.
Steg 9: Vi måste göra lite formatering så att det ser bättre ut. Välj horisontseriens värden, dvs tidsvärde. Högerklicka och välj att formatera Axis.
I axeln gäller formatering under värdena.
Steg 10: Nu kommer tidsformatet att se ut så här i diagrammet.
Steg 11: Välj blå färgade staplar, högerklicka och välj, formatera dataserier.
Steg 12: Gå till FILL och välj NO FILL.
Steg 13: Nu kaffefärgade staplar och klicka på formatdataserier och gå till FILL och välj de olika färgerna enligt dina önskemål.
Och ditt diagram är redo att ta över uppgiften och du kan hantera projektet bättre nu.
Exempel # 2 - Exempel på försäljningscykelstracker
Nu kommer vi att se hur man skapar en försäljningscykel tracker med excel. Tänk på nedanstående data för detta exempel. Data inkluderar försäljningsstartdatum, slutdatum, mål, antal dagar slutförda, aktuell prestation och avvikelse och många andra saker.
Steg 1: Nämn först Target & Current Sales. Ange variansvärde, dvs Target vs Current.
Steg 2: Anländer nu Project Completion%.
Steg 3: Nämn nu försäljningsstartdatum och slutdatum.
Steg 4: När detta anländer, netto arbetsdagar mellan startdatum och slutdatum.
Steg 5: Anländer nu Mål per dag genom att dela målet med Antal tillgängliga dagar.
Steg 6: Anländer nu det aktuella datumet genom att tillämpa TODAY-formeln i Excel.
Steg 7: Beräkna nu nr. Av dagens slut från startdatum till aktuellt datum.
Steg 8: Anländer enligt det dagliga målet vad som ska vara de aktuella intäkterna.
Steg 9: Beräkna nu Genomsnitt per dag uppnådd hittills.
Steg 10: Beräkna om den genomsnittliga trendförsäljningen fortsätter under resten av projektet, vad skulle slutintäkterna vara.
Steg 11: Anländer nu uppnådd procentsats om samma trend fortsätter.
Nu har vi slutfört vår beräkningsdel. Med hjälp av detta kan vi skapa några visuella excel-diagram som kan hjälpa oss att spåra projektet genom att bara titta på diagrammet.
Steg 1: Låt oss skapa ett enkelt kolumndiagram först. Välj cell B6 och skapa ett kolumndiagram.
Steg 2: Högerklicka på diagrammet och välj Välj data.
Steg 3: Klicka nu på LÄGG TILL.
Steg 4: Välj inte något i fönstret nedan, tryck bara på OK.
Steg 5: Vi har ett diagram som det här nu.
Steg 6: Välj nu fältet och klicka på Format Data Series. På höger sida ser du dialogrutan Format Data Series.
Steg 7: Låt serien överlappa till 100%.
Steg 8: Nu överlappar båda kolumnerna och diagrammet ser ut så här.
Steg 9: Ändra nu färgen på den röda stapeln till NO FILL.
Steg 10: Jag ser inte ut så här.
Steg 11: Rita en rund form strax under diagrammet och justera den.
Steg 12: Lägg till diagramtitel.
Vi har ett diagram klart. Skapa också det andra diagrammet för Uppnådd% i samma trend.
Vi har två diagram som ser ut så här nu.
Du behöver bara uppdatera dina dagliga försäljningsnummer i cell B3. Allt kommer att förändras automatiskt för dig.
Om du observerar mallen nu som den 14 : e Feb 2019 totalt 33 dagar är klara, och den nuvarande borde ha varit 1,51 lakh dollar, men den faktiska intäkterna nu 1,1 lakh, det vill säga 22% av de totala intäkterna.
Målet per dag var i början 4587 USD (B11-cell) per dag, men från och med idag är prestationen 2894,74 USD per dag (B16-cell).
Om samma trend på 2894,74 per dag fortsätter under resten av projektperioden, kommer det att ge dig 2,53 lakh USD, vilket är 50,67% av de riktade intäkterna i början.
Med den här projektledningsmallen kan du spåra ditt dagliga försäljningsmål kontra faktiska intäkter.
Saker att komma ihåg om mall för projektledning i Excel
- Diagram laddas automatiskt om du ändrar kolumnerna för manuell inmatning.
- Du kan skapa ett Gantt-diagram för aktiviteter där uppgifter följs av varandra.
- När det gäller olika projektledningsmallar måste du identifiera de uppgifter och aktiviteter som är involverade i projektet.
Du kan ladda ner den här Project Management Excel-mallen här - Project Management Excel-mall.
