Excel-förhandsgranskningsalternativ
Förhandsgranskning i Excel är ett verktyg som används för att representera vad som kommer att skriva ut på den aktuella sidan i excel, detta verktyg används för att se om det finns några justeringar som behöver göras i den slutliga utskriften som ska skrivas ut, förhandsgranskning visar bara dokumentet på skärmen och det skrivs inte ut, med andra ord visar det oss bara det format som dokumentet kommer att skrivas ut i.
Hur använder jag förhandsgranskning av utskrift i Excel? (med ett exempel)
När rapporten eller data är klara skickar vi vanligtvis data online till användaren. Det finns en situation där vi måste dela offline med användarna genom att skriva ut dem. I sådana situationer måste du veta hur du skriver ut en stor mängd data.
Antag till exempel att du har en stor mängd data som nedan.
För att skriva ut detta, välj först hela data.
Tryck sedan på snabbkommandot Excel Ctrl + P.
Det tar oss till fönstret nedan.
Vi kan se två plattor i bilden ovan. Den vänstra sidan är alternativ för utskriftsinställningar och den högra sidan är fönstret förhandsgranskning av utskrift.
Vi kan också se ytterligare en platta längst ner, dvs den visar hur många ark den ska skrivas ut. I ovanstående står det en av 36, dvs., ut ur trettiosex ark, är förhandsgranskning synlig för en st ark.
Ta nu en titt på datahuvudena och jämför dem med Print Preview.
Vi har totalt 11 rubriker i vår data, och nedan är rubrikerna i ordning.
Förnamn, Efternamn, Företagsnamn, Adress, Stad, Län, Stat, Postnummer, Telefon1, Telefon2 och E-post.
När vi skriver ut dessa data förväntar vi oss vanligtvis att uppgifterna bara kommer i ett enda ark, men titta på Print Preview nu.
Av 11 rubriker kunde vi bara se 4 rubriker; efter att ha skrivit ut dessa kolumner först kommer de återstående kolumnerna att skrivas ut. När vi har fått alla tryckta kopior måste vi ordna dem i ordning.
Är det inte ett frustrerande jobb att ordna utskrifterna i ordning, så för det här måste vi ställa in sidan först innan vi skriver ut i Excel.
Ställ in sidan för att förhandsgranska utskriften
För att ställa in sidan först, välj data först och gå sedan till Sidlayout >> Utskriftsområde >> Ställ in utskriftsområde.
Detta kommer att ställa in vad området vi ska skriva ut är. Tryck nu på Ctrl + P en gång till för att se förhandsgranskningen.
Vi kan fortfarande se samma vy. Problemet här är att vi bara kunde se 4 kolumner av 11 kolumner. Så vi måste ställa in inställningen som "Anpassa alla kolumner på en sida" under sidskalning.
Klicka på rullgardinsmenyn "Ingen skalning" för att se alla alternativ.
Välj ”Anpassa alla kolumner på en sida” för att passa alla kolumner på en sida.
Nu har den monterat alla kolumner under en sida. Eftersom data är stora har den trimmat storleken på teckensnitten till mycket liten.
Även om vi skriver ut detta kunde vi inte kunna läsa innehållet, så hur kan vi lösa problemet nu ???
För att justera skalningen måste vi ändra sidorienteringen från "Porträtt" till "Liggande".
Nu kan vi läsa innehållet lite bättre än det föregående.
Nu har antalet sidor minskats från 36 till 13.
Liksom det här alternativet kan vi ställa in utskriftsområdet, justera kolumner, bestämma sidens riktning och göra många andra inställningar med hjälp av det enkla utskriftsförhandsgranskningsalternativet i Excel.
