Hur delar jag en Excel-arbetsbok? (Steg för steg)
För att dela en Excel-arbetsbok med andra användare måste vi spara den på en lokal nätverksplats där andra kan komma åt den och göra ändringar. Vi kan också hålla reda på dessa ändringar och kan acceptera eller avvisa dessa ändringar enligt kravet.
Låt oss ta exemplet nedan för att förstå hur man delar ett Excel-ark.
Nedan har vi angett kundinformation i en arbetsbok sparad med namnet Kunddata ”.
- Steg 1: Gå till fliken REVIEW.
- Steg 2: Klicka på alternativet Dela arbetsbok under Ändringar. Se nedan skärmdump.
- Steg 3: Då visas en dialogruta för Excel Share Workbook File. Se skärmdumpen nedan.
- Steg 4: Markera kryssrutan under fliken Redigering och klicka på OK.
- Steg 5: Genom att klicka på den här kryssrutan ger vi åtkomst till andra användare för redigering.
- Steg 6: Skärmen ovan visar dig vem som har arbetsboken öppen.
- Steg 7: När du har klickat på OK visas en dialogruta med ett meddelande. Se nedanstående skärmdump.
- Steg 8: Klicka på OK.
- Steg 9: Spara den här arbetsboken.
Markera de ändringar som gjorts i Excel av andra användare
Vi kan också markera de ändringar som har gjorts av andra användare. Följ stegen nedan:
- Steg 1: Gå till fliken REVIEW.
- Steg 2: Klicka på alternativet Spåra ändringar i Excel under avsnittet Ändringar. Se nedanstående skärmdump.
- Steg 3: Detta visar dig två alternativ enligt nedanstående skärmdump.
- Steg 4: Klicka på Markera ändringar.
- Steg 5: Detta öppnar en dialogruta här. Se skärmdumpen nedan.
- Steg 6: Klicka på OK.
- Steg 7: Klicka nu på alternativet Skydda delad arbetsbok under avsnittet Ändringar, som visas på skärmbilden nedan.
- Steg 8: Det öppnar en dialogruta. Markera kryssrutan, som visas i skärmdumpen nedan.
- Steg 9: Klicka på OK.
- Steg 10: Nu visar Excel de ändringar som användarna har gjort.
- Steg 11: Hur ser det ut efter förändringar? För din referens kommer jag att göra några ändringar i delnings Excel-arbetsbokfilen och spara ändringarna.
- Steg 12: Nu markerar arket automatiskt ändringarna varhelst jag gör det, som visas på skärmbilden nedan.
Hur man accepterar / avvisar ändringar som gjorts av andra användare
Vi kan acceptera eller avvisa ändringar som gjorts av andra användare om dessa ändringar inte är enligt oss. Följ stegen nedan för detta:
- Steg 1: Gå till fliken REVIEW.
- Steg 2: Klicka på Spåra ändringar i Excel under avsnittet Ändringar som gjort tidigare.
- Steg 3: Välj alternativet Acceptera / avvisa ändringar från listan, som visas på skärmbilden nedan.
- Steg 4: Då visas en dialogruta, som visas i skärmdumpen nedan.
- Steg 5: Klicka på OK.
- Steg 6: Då kommer en dialogruta att visas och den visar alla ändringarna en efter en, som visas på skärmbilden nedan. Det markerar också cellen i kalkylbladet där ändringarna görs.
- Steg 7: Klicka på Acceptera-knappen för att acceptera ändringarna eller på Avvisa-knappen för att avvisa ändringarna.
Viktiga punkter att komma ihåg
Excel-delad arbetsbokfilfunktion har vissa begränsningar. Anledningen är att inte alla funktioner stöds fullt ut i Excel delade arbetsböcker. Några av begränsningarna är:
- Sortera och filtrera data i Excel
- Villkorlig formatering
- Sammanfoga Excel-celler
- Hyperlänkar i Excel.
Du kan använda dessa funktioner men kommer inte att kunna lägga till eller ändra dem.
- Efter att ha delat arbetsboken, när en eller flera användare redigerar på samma arbetsbok samtidigt, kan vissa ändringar också påverka samma celler.
- I dessa situationer behåller Excel-arket ändringarna för användaren som sparade arbetsboken först.
- När en annan användare sparar arbetsboken visas dialogrutan Lösa konflikter .
- Den visar all information om konfliktändringarna.
- För att lösa konflikter kan du vidta åtgärder i enlighet med detta genom att klicka på Acceptera gruva, Acceptera annat, etc.
