Åtgärdsmall - Gratis nedladdning (ODS, Excel, PDF och CSV)

Andra versioner

• Excel 2003 (.xls)
• OpenOffice (.ods)
• CSV (.csv)

Mall för möteshandlingsobjekt

Användningen av åtgärdsmallen är att spåra åtgärdsposterna, och det finns många olika syften för vilka samma kan användas. Olika typer av åtgärdsposter kan vara korrigerande åtgärdsmall, projektledning, prioriterad åtgärd eller korrigerande åtgärd. Mallen för korrigerande åtgärder visar en av alla detaljer relaterade till problem med åtgärdsposterna. Man måste se till att inkludera företagets namn och revisionsdatum. Vidare kan man inkludera dokumentloggnumret, motsvarande korrigerande åtgärder och problem relaterade till åtgärdsposterna.

Se excel-filen för mallen.

Om mall för åtgärdsposter

• För att slutföra denna typ av mall måste man inkludera datumet för slutförandet och även tidsfristen för korrigeringen, och detta skulle möjliggöra ansvar för de personer som ska ha ansvaret för att vidta korrigerande åtgärder för de givna åtgärdsposterna.
• Avgörande åtgärdsmall är en annan typ där en beskrivning av beslut man behöver ta för den aktuella åtgärden, och här kan man inkludera uppgifternas prioritet, den person som är ansvarig för samma och förväntas till slutdatumet.
• Prioritetsåtgärdsmall är en annan variant där uppgiften kommer att listas ut i termer av prioritet tillsammans med slutdatum för målet, ansvarig person, status för frågan och området. Det kan också innehålla ett fält för slutförande.
• Projektledningsaktiviteterna kommer att omfatta projektets etapper, ägaren, dess prioritet, det beräknade slutdatumet och eventuella korrigerande åtgärder, om det behövs.

Komponenter

Nedan visas detaljerna i generaliseringsmallen för åtgärden, och man kan inkludera ytterligare kolumner per deras krav eller ta bort samma.

Del # 1: Åtgärdspost

Den allra första delen av åtgärdspostmallen är en åtgärdspost, och detta kommer att vara ett unikt identifierande uppgiftsnummer som skiljer sig från andra uppgifter och känner igen samma. Det kommer att hjälpa till att navigera genom åtgärdspostens exempel på samma kan vara A20122, A20123 eller Artikeluppgift I, etc.

Del 2: Prioritet

Att behålla prioritetsfältet hjälper bokstavligen till att navigera till åtgärden eller uppgiften, och man kan identifiera den mest känsliga delen och man kan sedan fokusera på densamma. Prioriteringsuppgiften bör anges med aktualitet, högsta grad av fokus osv. Prioritet kan definieras, såsom “H” som hög prioritet, “L” som låg prioritet och “M” som medelprioritet, eller där kan vara andra notationer som färg som rött som högsta prioritet. Beroende på syftet kan man definiera hur man ska spåra detsamma.

Del 3: Förfallodatum

Det är det mest kritiska fältet i åtgärdsmallen, eftersom detta kommer att användas för att spåra det förfallodatum då det aktuella objektet måste slutföras.

Del 4: Beskrivning

Det är kärnan i åtgärdsposten, eftersom detta fält kommer att användas för att avgöra vad det aktuella objektet ska representera. Tillsammans med prioritetsnivån, åtgärdspunkterna och beskrivningen kan man veta exakt vilken uppgift som ska slutföras och vad som måste göras. Till exempel kan man ange "Att korrigera felen och vidta korrigerande åtgärder för att undvika detsamma."

Del 5: Ägare

Den här används för att spåra och identifiera den som är ansvarig för att slutföra uppgiften, och namnet ska identifieras för detsamma. Den personen kommer att vara ansvarig för att slutföra uppgiften och tar ansvar om uppgiften inte slutförs inom förfallodagen. Det ska avtalas i förväg innan det tilldelas något namn.

Del # 6: Anteckningar

Det är ett ytterligare fält där man kan spåra framstegen för uppgiften som är hur mycket samma har slutförts och om det finns några problem eller utmaningar eller det finns några ytterligare anteckningar som behöver noteras och alla behöver nämnas här. Ange t.ex. datum - och slutförande.

Del 7: Status

Status kan uppdateras i det här avsnittet, och det kan vara i en rad eller så. Exempelvis kan åtgärdsposter nämnas som öppna, vilket innebär att de fortfarande inte har lösts; pågående arbete skulle innebära att åtgärdsposten fortfarande bearbetas; det kan uppskjutas där det skulle betyda att åtgärdsposten har skjutits upp för tillfället. Den avbrutna statusen skulle innebära att åtgärdsposten har avbrutits och inte längre behövs bearbetas och stängas kommer att vara den slutliga statusen, vilket innebär att åtgärdsposten har slutförts av ägaren och nu inte längre är utestående och kan markerade som gröna.

Hur använder jag den här mallen?

Som nämnts ovan finns det många olika ändamål för vilka åtgärdspostmallen kan användas, oavsett om den används för att vidta korrigerande åtgärder, för att hantera ett projekt, eller följa till ett möte eller för att vidta korrigerande eller avgörande åtgärder. För att använda den här mallen måste man dela upp sina uppgifter i olika objekt och tilldelade datum tillsammans med ägaren, måldatumet för slutförandet, beskrivningen av vad det objektet representerar och sedan börja spåra dem via anteckningar, statuskolumn. Man kan också använda flera mallar för flera uppgifter som har flera uppgifter under sig. Formgivningen på mallen bör hållas enkel och lätt att förstå så att om någon ny person tilldelas en uppgift att spåra densamma, ska han kunna göra det.