Gruppdata i Excel
Ju mer data du har, desto mer förvirring kommer det att skapa i det slutliga sammanfattningsarket. Om du till exempel visar månadsförsäljningsrapporter från olika kategorier och om kategorierna är för många, kan vi inte se hela vyn för sammanfattningen i en enda fönsterram. När sammanfattningen överstiger mer än en fönsterram måste vi bläddra nedåt eller bläddra över för att se den andra månadens nummer, så i sådana fall är det en bra idé att gruppera data. I den här artikeln visar vi hur du grupperar data i Excel.
För mycket av underkategorirader kan vara överväldigande att se och mycket komplexa att läsa. detta ökar chanserna att läsa fel. Det som är bra är excel flexibel, och vi kan organisera data till gruppen för att skapa en exakt sammanfattning genom att lägga till PLUS- eller MINUS-tecken.
Hur grupperar jag data i Excel?
Exempel 1
Nedan följer en sammanfattning av den månatliga försäljningsöversikten över olika kategorier av verksamheten.
Som du kan se ovan kunde vi bara se två månader i sammanfattningen. För att se sammanfattningen av andra månader måste vi bläddra till höger om arket för att se andra kvarvarande månader för att se sammanfattningen, men genom att gruppera data kan vi se i en enda sidvy som nedan.
Okej, låt mig visa dig hur man grupperar den första månadens uppdelning av underkategorier.
- Steg 1: Välj kolumner som vi behöver gruppera; i det här exemplet behöver vi gruppera kolumner för uppdelning av underkategorier och se den enda månatliga summan, så vi behöver bara välja underkategorikolumner.
- Steg 2: Efter att ha valt kolumnerna till gruppen, gå till fliken Data; under konturkategorin på fliken Data har vi ett alternativ för "Grupp".
- Steg 3: Klicka på rullgardinsmenyn i excel för "Group" och välj igen "Group".
Så snart du väljer alternativet "Grupp" kan vi se att de valda kolumnerna är grupperade tillsammans.
Klicka på "Minus" -ikonen för att bara se "Jan" månad totalt.
- Steg 4: På samma sätt väljer du kolumnerna för den andra månaden "Feb" och grupperar data.
- Steg 5: Ett tips här är att du inte behöver klicka på "Grupp" -alternativet varje gång från fliken DATA; snarare, när grupperingen av den första månaden är över väljer du andra månadskolumnen och trycker på F4-tangenten för att upprepa föregående uppgift en gång till.
Gilla denna upprepning, stegen för varje månad för att gruppera data.
Så närhelst vi vill se den särskilda månadsuppdelningen i underkategorin behöver vi bara klicka på symbolen PLUS för att expandera den grupperade kolumnvyn.
Om jag till exempel vill se "Mar" månads underkategori uppdelningsvärden, måste vi klicka på symbolen "PLUS".
För att gruppera kolumnerna, klicka på minustecknet.
Exempel # 2 - Genväg för gruppering av data
En genväg är ett sätt att öka produktiviteten i Excel, så gruppera data för att ha en genvägsknapp.
Genvägsknappen till den valda gruppen är ALT + SKIFT + högerpil.
- Steg 1: Välj först de kolumner som ska grupperas.
- Steg 2: Tryck nu på snabbtangenten ALT + SKIFT + högerpil.
Exempel # 3 - Visa snabbt dolda (utökade) och grupperade data
Som vi gjorde ovan kan vi gruppera data för att visa en sammanfattning av en sida eller en sammanfattning av en enda fönsterram i Excel. När vi grupperar data längst upp till vänster i kalkylbladet kan vi se nivåknappar.
Om du klickar på den första nivåknappen, dvs "1", kan vi se "Grupperade" data; när vi klickar på nivåknappen "2" kan vi se utökad data.
Saker att komma ihåg
- Gruppering är sättet att bara visa huvuddata.
- När vi grupperar exceldata måste vi välja alla datakolumner som vi behöver gruppera och utelämna den kolumn som behöver ses.
- Genvägsknappen för att gruppera de valda datakolumnerna är ALT + SKIFT + Högerpil.
