Redovisningsavdelning Definition
Redovisningsavdelning hänvisar till divisionen i ett företag som tar hand om upprättande av finansiella rapporter, underhåll av huvudbok, betalning av räkningar, upprättande av kundräkningar, löner och mer. Med andra ord är de ansvariga för att hantera den övergripande ekonomiska fronten i verksamheten. Det är omöjligt för något företag, vare sig ett litet företag som arbetar utomlands eller ett stort multinationellt företag, ska fungera för länge utan någon bokföringsavdelning.
Räkenskapsavdelningens funktioner
- Att underhålla och registrera alla affärstransaktioner exakt och omfattande på ett systematiskt sätt så att de kan hämtas och granskas när som helst.
- Att upprätthålla lämpliga interna kontroller inom organisationen för att skydda dess värdefulla resurser.
- Att ge en grund för prestationsbedömning och skapa ansvarighet i hela organisationen.
- Att hålla reda på kostnaderna för företagskostnaderna och ge råd om modifiering av befintlig verksamhet i syfte att minska driftskostnaderna
- Att stödja ledande befattningshavare i beslutsprocessen genom lämplig presentation av de finansiella uppgifterna.
- Att planera utifrån förväntningar på affärsbehov och förväntad tillgång på resurser.
Roller
- Ett av de främsta ansvarsområdena är att samla in alla finansiella uppgifter på rätt sätt och sedan upprätta finansiella rapporter / rapporter. Dessa rapporter används vid beredning av budgetar, prognoser och andra beslutsrapporter. Dessutom används dessa rapporter för kommunikation med långivare, investerare och andra intressenter.
- Upprätthålla en sund relation med leverantörerna genom att se till att de får betalt i tid. De bör dock leta efter möjligheter att spara pengar genom att utnyttja rabatter / incitament på grund av snabba eller förskottsbetalningar. Samtidigt bör bokföringsavdelningen också se till att det minsta beloppet går ut per betalning, men utan några sena avgifter.
- Spåra kundfordringar och utestående fakturor och råd om eventuella insamlingsåtgärder krävs. Bokföringsavdelningen bör se till att kunderna betalar fakturorna i tid och upprätthåller en hjärtlig / vänlig relation med dem.
- Det är ensamt ansvarigt för lönefunktionen. De måste se till att alla anställda får betalt i rätt tid och exakt. Dessutom bör avdelningen se till att anställdas skatter bedöms korrekt och att betalningarna görs i rätt tid till staten och federala myndigheter.
- De behöver upprätthålla finansiella kontroller via avstämningar och följa gällande redovisningsstandarder, såsom US GAAP. Alla dessa metoder implementeras för att förhindra bedrägeri och stöld. Som ekonomichef bör avdelningen säkerställa ett korrekt underhåll av förfarandena utan slack.
Redovisningsavdelningens struktur
De flesta företag har mer än en anställd i sin redovisningsavdelning och därför måste de skapa en organisationsstruktur för att effektivisera dess ledning. I allmänhet består den av Chief Financial Officer (CFO), Financial Controller, Chefer och Accountants. Strukturen är som följer:
- Finansdirektören är högst upp på avdelningen och rapporterar direkt till ägaren till verksamheten eller till Chief Operating Officer (CEO).
- Financial Controller rapporterar till CFO och har mer specifika ansvarsområden inom avdelningen.
- Finance Controller har i allmänhet ett team av chefer - Lönechef, kundhanteringsansvarig och kundhanteringsansvarig.
- Varje divisionschef har vanligtvis ett team av revisorer.
Värdet av redovisningsavdelningen
Bokföringsavdelningen spelar en viktig roll för att driva ett företag eftersom det hjälper till att spåra både intäkter (pengar) och utgifter (pengar ut) och samtidigt säkerställa att alla lagstadgade krav följs. Dessutom ger den också kvantitativ ekonomisk information till ledningen, långivare, investerare och andra intressenter som använder den för att fatta välgrundade affärsbeslut.
Nyckelpositioner för redovisningsavdelningen
Följande är några av nyckelpositionerna:
- Chief Financial Officer (CFO): CFO : erna är vanligtvis högst upp i storföretagens finansavdelning. De är ansvariga för att övervaka företagets ekonomiska hälsa och hantera den övergripande finansavdelningen, som inkluderar ekonomisk planering och rapportering, kort och långsiktig affärsstrategi, revision, intern riskhantering etc. De hjälper också ledningen att förstå de ekonomiska konsekvenserna olika pågående aktiviteter - inom och utanför organisationen.
- Financial Controller: Financial Controllers arbetar tillsammans med CXO: erna, och de ansvarar för ekonomisk redovisning samt för beredning av rapporter om projektledning, budget och mer. Deras huvudsakliga fokus ligger dock på att hantera omedelbara ekonomiska frågor.
- Treasury Manager: Treasury Managers hjälper till att formulera och utveckla olika finanspolicyer, som inkluderar identifiering av de bästa investeringsmöjligheterna, optimerad användning av kreditfaciliteter, minskning av finansieringskostnader etc.
- Redovisningschef / Chief Accountant / Accounting Supervisor : Dessa chefer ansvarar för att underhålla och rapportera alla finansiella transaktioner. De fastställer och verkställer redovisningsprinciperna utifrån revisionspolicyn och lagstadgade krav.
- Bokföring: Revisorerna spelar en viktig roll i en redovisningsavdelning eftersom de är involverade i mätningen och tolkningen av all finansiell information.
