Vad är trevägsmatchning?
Trevägsmatchning är konceptet genom vilket obehöriga inköpstransaktioner kan spåras genom korskontroll på tre sätt, nämligen mottagande av bekräftelse på beställningen (inköpsorder), mottagande av ordern och giltigheten på fakturan som genereras genom information från olika avdelningar för att eliminera obehöriga transaktioner och förbättra den interna kontrollen.
Förklaring
Stora organisationer köper inventeringen enligt standardoperationsförfarandet enligt organisationens policyer. Därför är dubbel kontroll nödvändig för att begränsa obehöriga transaktioner. Det är kontrollåtgärden att auktorisera giltiga transaktioner. I ett trevägsförfarande kontrolleras huvudsakligen inköp genom korsverifiering. Om det uppstår ett fel i något steg kan beloppet inte tas mot fakturan förrän felet har lösts genom mottagande av en bekräftelse eller genom den reviderade fakturan från leverantören. Det är också en av riskhanteringsmetoderna eftersom risken för betalning till obehöriga eller mot falska räkningar ska kontrolleras. Ibland blir det ett långvarigt förfarande, men det är det mest effektiva sättet att hantera risken.
Trevägs matchningsprocess
- Standardhandlingsförfarandet för inköp inkluderar beställning när beståndet når ombeställningsnivå, mottagande av offerten, bearbetning av offert till inköpsavdelningen och efter vilken inköpsavdelning beslutar att från vilken leverantörsinköp ska göras baserat på pris, kvalitet och anseende av leverantören och sedan sist utfärdande av inköpsordern.
- På grundval av inköpsordern ska inköpen göras. Efter mottagandet av inköpsordern ska kvitteringsordern utfärdas av lagerhanteringsavdelningen och sedan ska fakturan vidarebefordras av inköpsavdelningen till räkenskapsavdelningen för en bokföring av densamma.
- Efter detta, slutligen, ges fakturan för auktorisation och sedan till kassan eller kontantavdelningen för betalning till leverantören.
Här innan betalningen godkänns kommer den involverade i betalningen att använda trevägsmatchningsprocessen.
Trevägs matchningsprocess inkluderar:
# 1 - Verifiering av inköpsorder
En inköpsorder ska verifieras från inköpsavdelningen för att verifiera leverantörens namn, datum, kvantitet, adress, betalningsinformation och belopp.
# 2 - Verifiering av orderkvitto
Efter att ha verifierat inköpsordern kommer kontantavdelningen att kontrollera från lageravdelningen om mottagandet av beställningen för att matcha varornas kvantitet per faktura och mottagen av lageravdelningen.
# 3 - Verifiering från kontoavdelningen
Efter verifiering från lageravdelningen ska posten kontrolleras i räkenskaperna för att verifiera mängden och kvantiteten som registrerats i böckerna.
Om en faktura matchar alla tre verifieringsstegen ska endast betalningen godkännas och fakturan inkapslas.
Exempel på trevägsmatchning
Inköpsavdelningen i A Ltd. utfärdar order för inköp av lager från ABC & Co., Mexiko på 3000 stycken, och priset per stycke är $ 100. Beställningen görs. Mottagandet av beställningen gjordes, men på grund av en stor kvantitet korsade lagringsmannen inte vid mottagandet av beställningen. Efter kontroll visade det sig dock att endast 2850 stycken mottogs, och fakturan ges till räkenskapsavdelningen för räkenskaps- och räkenskapsavdelningen ger den vidare för inkapsling till kontantavdelningen. Bestäm proceduren för trevägsverifiering?
Lösning:
Innan personen godkänner räkningen för betalning ska personen använda följande procedur:
1 - Verifiering från inköpsavdelningen:
Inköpsordern ska verifieras om ordern görs enligt inköpsordern eller inte. I det aktuella fallet matchas det första steget i trevägsmatchning, dvs. ordern placeras enligt inköpsorder.
2 - Verifiering från lageravdelningen:
Den auktoriserade personen samlar in siffrorna från inventeringsavdelningen. I det här fallet mottas endast 2850 lager, så fakturan kan inte godkännas för betalning. Den auktoriserade personen kommer att instruera lageravdelningen att rätta fakturan från leverantören.
Inventeringsavdelningen kommer sedan att kontakta ABC & Co.: s auktoriserade person för utfärdande av den reviderade räkningen. Efter mottagande av den reviderade räkningen ska samma ges i räkenskapsavdelningen för korrigering.
3 - Verifiering från kontoavdelningen eller bokföringsregistret:
Efter bekräftelse av den reviderade fakturan från leverantören måste den auktoriserade personen verifiera den med bokföringshandlingar och slutligen, trots allt, steg och konformationer, kommer den auktoriserade personen att godkänna fakturan för betalning.
På detta sätt identifieras och korrigeras det korta kvittot.
Användning av trevägsmatchning
- Tre sätt används matchningsprocessen i stora organisationer.
- Det används också där det finns olika avdelningar som hanterar olika funktioner.
- Den används där en organisation arbetar med att producera flera produkter.
- Den används där ansvaret ges till nyutnämnd personal.
- Den används där de flesta betalningarna görs kontant.
- Den används också där personal som inte är kvalificerad är involverad.
Fördelar
Olika fördelar är följande:
- Det säkerställer att betalningen sker till rätt person mot den giltiga fakturan och värdet på det mottagna lagret.
- Det säkerställer korrekt kontroll i organisationen.
- Det minimerar eller begränsar obehöriga betalningar.
- Genom trevägs matchande kontanter ska förskingring kontrolleras.
- Fel kan lätt identifieras i trevägsmatchningsprocessen.
- Det säkerställer att samma räkning inte betalas flera gånger.
- Processen främjar ansvarsskyldighet för personalen.
- Genom trevägsprocessen ska informationen verifieras; därför blir det korrekt information och kan användas för framtida beslut.
Nackdelar
Olika nackdelar är följande:
- Trevägsmatchning innebär flera tidsverifiering och insamling av olika dokument; därför är processen lång och tidskrävande.
- Det kan finnas risker för sen betalning och böter på grund av den långa processen och på grund av dess försenade betalningar.
- Leverantörsrelationer kan förstöras på grund av sena betalningar.
- Rabatter för tidiga betalningar kan inte utnyttjas på grund av långa förfaranden.
Slutsats
Trevägsmatchning är proceduren för att kontrollera leverantörsskulder genom vilka de tre stegen som leverantörsskulderna verifieras. Här, vid första stegets köp, ska ordern verifieras, sedan ska siffrorna från lageravdelningen samlas in och verifieras, och slutligen ska den verifieras från bokföringsposter. Efter verifiering på alla tre nivåer godkänner auktoriseraren fakturan för betalning. Denna procedur är dock lång. Därför är det tidskrävande och samtidigt kan rabatter för tidiga betalningar inte utnyttjas på grund av långa förfaranden.
