Audit Trail Betydelse
En granskningsspårning är ett systematiskt register för att spåra källan till finansiell information och ger kronologiska, dokumentativa bevis för en rad aktiviteter och används därför för att verifiera datainformationen och spåra transaktioner.
Den svarar på tre grundläggande frågor-
- Vad var händelsen?
- Vem har startat / initierat evenemanget?
- Datum och tid för evenemanget?
Exempel på granskningsspår
Nedan följer några av exemplen.
Exempel 1
Vad skulle vara ett granskningsspår för en kartongköpstransaktion?
Lösning -
Det kommer att bestå av ett kvitto med detaljer om kontanter som betalats i utbyte mot kartong, datum för transaktionen och platsen från vilken den köpts.
Exempel 2
Ett företag vill köpa en bärbar dator för anställda. Vad skulle alla inkluderas i ett granskningsspår?
Lösning -
Ekonomiteamet genererar en inköpsorder för att godkänna ett köp. Butiken från vilken bärbar dator köps kommer att ge räkningen med detaljer om försäljningsdatum, belopp och beskrivning av den köpta artikeln. Alla dessa dokument kommer att bestå av ett granskningsspår.
Fördelar
Olika användare använder det på olika sätt, beroende på kraven. Nedan följer de betydande fördelarna med detta spår:
- Ansvar: Det anger ansvarsskyldighet i termer av användarnas handlingar. Det förhindrar införande av felaktig information eller obehörig tillgång till information. Vidare registreras varje åtgärd av användaren, vilket hjälper till att spåra respektive ändring / modifiering i systemet.
- Rekonstruktion av händelser: Det kan återuppliva hela informationen och spåra de grundläggande detaljerna relaterade till en händelse om vem, när och vad. Det hjälper till att upptäcka källproblem och rätta till detsamma för att förhindra framtida händelser.
- Intrångsavkänning: Det hjälper till att identifiera obehörig åtkomst. Många föreskrifter har gjort det obligatoriskt att bibehålla sekretessen för data. Det sträcker sig till att skydda immateriella rättigheter, finansiella register, personlig information etc.
- Problemidentifiering: Genom realtidsövervakning identifierar granskningsloggar problem som indikerar operativa problem, ovanliga eller misstänkta aktiviteter eller systemfel.
- Förhindra bedrägerier - När korrekta register upprätthålls är det lätt att upptäcka inkonsekvens. Eftersom användarna vet att transaktioner är registrerade och spårbara, troligtvis, skulle de inte heller försöka sådan aktivitet.
- Hjälper vid revisioner - För de flesta företag är en revision obligatorisk. När spåret bibehålls för varje transaktion ordentligt blir det lätt för revisorerna att avgöra giltigheten. Det gör revisionstiden och kostnadseffektiv. Det hjälper också revisorerna att förlita sig på företagets interna kontroller och hjälpa till att avgöra granskningens omfattning.
- Identifiering och korrigering av fel - Den ger omfattande och lättillgänglig information som enkelt kan undersökas för att ta reda på misstag, om någon. Eftersom det spårar allt kan felet korrigeras på en gång och sparar tid för flera personer som fixar felet flera gånger.
- Överensstämmelse med regleringsstandarder - För att följa regleringsstandarden är det viktigt att ha ett revisionsspår. Det hjälper till att förstå innehållet i transaktioner när och när det krävs för juridiska ändamål.
- Lånedokument - Långivare kräver bevis på intäkter och kassaflöden innan lån till ett företag förlängs. Detta spår håller en detaljerad registrering av transaktioner som kan hjälpa till att tillhandahålla nödvändiga dokument.
Begränsningar
- Utmaning att upprätthålla granskningsspår inklusive plats som används för åtkomst och lagring
- Dataloggarna kan vara tunga, vilket leder till en ökning av lagringskostnaderna.
- Ibland blir det svårt att hitta en balans mellan dataskydd och operativ prestanda.
- Förlust av data genom olämplig användning kan kosta mycket med direkt skada på vinster och anseende eller rättsliga åtgärder.
Slutsats
- Information om granskningsspår ska lagras på en säker plats
- Det bör finnas en snabb och regelbunden säkerhetskopiering av detta spår
- Endast användbar information bör samlas in för att undvika stora lagringskostnader
- Revisionsloggarna bör granskas med jämna mellanrum
- Systemanvändarna bör vara medvetna om granskningsspår för att säkerställa tillgänglighet av spår
