Datavalidering i Excel - Hur använder jag datavalidering Excel?

Datavalidering i Excel

Datavalidering i Excel används för att begränsa en användare att tillhandahålla ingångar till vissa celler eller inmatningsområden, för data med ett stort antal användare kan det finnas flera format för samma data så vi använder datavalidering där vi tillhandahåller en definierade ingångar för en användare att välja bland för att undvika flera olika format av samma data, är datavalidering tillgängligt i datafunktionen på datafliken.

Datavalidering låter dig - skapa en lista över de poster som tillåts / inte får matas in i en kalkylbladcell, skapa ett fel- / varnings- / varningsmeddelande för att förklara mer om de tillåtna värdena i en kalkylbladcell, skapa meddelanden som ska visas när ogiltiga data anges i en cell.

Syfte med datavalidering

1. Syftet med datavalidering är att begränsa användarna från att ange ogiltiga datavärden i kalkylbladet.
2. Det är också användbart att snabbt samla in, sortera och studera data efter att ha sagt att värdena har ett kriterium definierat och kan ses via datavalideringsfönstret.
3. Detta fungerar som en riktlinje för användarna medan de matar in data eftersom anpassade meddelanden som nämner det giltiga dataformatet visas när en kalkylbladcell väljs.

Hur använder jag datavalidering i Excel?

Steg 1: Det första steget för att skapa datavalidering är att välja celler eller kolumner som innehåller data.

Steg 2: Gå till fliken Data och klicka på Datavalidering.

Steg 3: Välj alternativ 1 dvs. datavalidering från listan med alternativ.

Steg 4: När du klickar på Datavalidering visas ett nytt fönster, som visas i följande skärmdump.

Steg 5: 1: ^a fliken är Inställningar. Den innehåller valideringskriterier och dataformat, som ska tillåtas.

Steg 6: Man kan välja att ignorera tomma värden genom att klicka på kryssrutan 'Ignorera tom'.

Steg 7: 2: ^a fliken är Input Message där man kan ange det meddelande som ska visas när en cell väljs.

Steg 8: 3 ^{: e} flik är fel Alert. Detta används för att konfigurera felmeddelanden som ska visas när en ogiltig datainmatning görs i de konfigurerade cellerna eller kolumnen. Feltyperna och därmed tecknet som visas för felet kan vara Stopp, Varning eller Information.

Olika dataformat för tillåtna data

1. Heltalet - anger att formatet som ska tillåtas är heltalet.
2. Decimal - anger att formatet som ska tillåtas är decimaltal.
3. Lista - anger att formatet som ska tillåtas är en listruta.
4. Datum - anger att formatet som ska tillåtas är datumen.
5. Tid - anger att formatet som ska tillåtas är tidsvärdena.
6. Textlängd - anger den tillåtna längden på texten som ska anges i en cell.
7. Anpassad - anger vilken anpassad formel som helst.

Olika kriterier för datavalidering

1. mellan - anger att värdet ska vara mellan det angivna minsta och högsta antalet.
2. inte mellan - anger att värdet inte ska vara mellan det angivna minsta och högsta antalet.
3. lika med - anger att värdet ska vara lika med det angivna numret.
4. inte lika med - anger att värdet inte ska vara lika med det angivna numret.
5. större än - anger att värdet ska vara större än det angivna numret.
6. mindre än - anger att värdet ska vara lägre än det angivna numret.
7. större än eller lika med - anger att värdet ska vara större än eller lika med utöver det angivna talet.
8. mindre än eller lika med - anger att värdet ska vara mindre än eller lika med det angivna numret.

Olika varningsformat i Excel-datavalidering

1. Stopp - Det hindrar användare från att ange ogiltiga data i en kalkylbladcell. Fönstret Stoppa varning ger användaren två alternativ - Försök igen och Avbryt.

2. Varning - Det varnar användarna om att ogiltiga data har angetts. En varning hindrar dock inte användaren från att ange ogiltiga data. Det ger tre alternativ för användaren - Ja, Nej och Avbryt.

3. Information - Den informerar användaren om att de angivna uppgifterna är ogiltiga. Liksom varning hindrar det inte användaren från att ange ogiltiga data. Den visar två alternativ för användaren - OK och Avbryt.

Exempel på Excel-datavalidering (Number Validation)

Som visas i figuren. 1, -2,5 är röd markerad, vilket indikerar ogiltiga data. En verktygstips med ett meddelande - 'Ange nummer större än noll' visas. En regel tilldelas kolumn B enligt följande.

Som visas i figuren. 2, är valideringskriterierna angivna, siffran "decimal" ska vara större än eller lika med noll. Betydelse, negativa värden är begränsade.

Saker att komma ihåg

1. Det är inte helt säkert och bryts lätt.
2. Om data från celler utan validering kopieras till cellerna med validering på plats, valideras inte de angivna uppgifterna och datavalidering åsidosätter datavalidering vilket resulterar i ingen validering av de kopierade data.