Mall för evenemangsbudget - Gratis nedladdning (ODS, Excel, PDF och CSV)

Andra versioner

• Excel 2003 (.xls)
• OpenOffice (.ods)
• CSV (.csv)
• Bärbar dok. Format (.pdf)

Gratis evenemangsbudgetmall

En mall för evenemangsbudget används för att planera ekonomin relaterad till evenemangshantering, som inkluderar de erhållna inkomsterna, som kan vara i form av sponsring eller registrering / biljettavgifter och kostnader som kan vara mat, boende, ljud, presenter etc. Den erhållna skillnaden är vinsten eller förlusten från att organisera evenemanget. Om balansbeloppet är positivt betyder det att evenemanget har tjänat lite pengar, och om balansbeloppet är negativt betyder det att arrangören var tvungen att spendera från sin ficka.

Se excel-filen för mallen. Mallen som används här är för en typisk händelse som ett kontorsseminarium där olika kostnader och inkomster relaterade till att organisera en sådan händelse fångas upp. Kostnader och intäkter har visats i två separata avsnitt.

Om evenemangets budgetmall

• Händelsebudgetmallen hämtar alla inkomstkällor man har för att organisera evenemanget och även utgifterna. Det skapar en initial budgetbalans och ger också en prognos för slutbalansen, som förväntas vara där efter avdrag för alla kostnader från inkomsterna. Här har vi specifikt tagit ett exempel på att organisera ett evenemang för ett seminarium.
• Seminariet kan vara ett kontorsseminarium där vi har cirka 200 deltagare som beräknas delta, och arrangören måste bära maten och även ge dem några specialtillverkade godsaker. Godisarna används som en reklamkälla för företaget och tillhandahålls vanligtvis av en tredjepartsleverantör.

Del 1

• Här fångar vi de totala kostnaderna och intäkterna för att organisera evenemanget, som vi här har tagit ett exempel på ett seminarium. Seminariet anordnas för en kontorsdelegation där beräknad närvaro planerades vara 200, men vi hade cirka 150 deltagare.
• Kostnaderna här är ytterligare uppdelade i plats, program, mat och dryck, förnödenheter och andra. Balansbeloppet här visar om pengar spenderades extra än den fastställda budgeten eller om vi hade några inkomster efter att ha organiserat evenemanget. Grafen visades för att ge en bildvy av kostnaderna och faktiska intäkter med den beräknade inkomsten.

Del 2

• I det här avsnittet visar vi en fördelning av kostnaderna för att organisera evenemanget. I vårt fall tar vi exemplet på ett kontorseminarium. För att organisera ett sådant evenemang finns det ett par fält där kostnaderna måste göras. Det viktigaste beloppet för att organisera evenemanget är mot platsen eller evenemangshallen. Beroende på platsen för evenemanget varierar takten för att organisera evenemanget.
• Den näst högsta kostnaden för att organisera evenemanget är catering eller mat. Det varierar beroende på antalet deltagare och uppskattas i allmänhet mer än antalet som deltar i evenemanget. Det görs främst för att hålla en buffert på antalet deltagare till ett evenemang så att de inte faller under maträtter.
• Sedan finns det kostnaden för högtalare eller elektroniska instrument som används i evenemanget. Dessa är några obligatoriska kostnader som behövs för att organisera alla slags evenemang. För varje evenemang som hålls finns det en gåva eller skräddarsydda godsaker som ges till deltagarna, som återigen baseras på antalet personer som deltar i evenemanget.
• Dessa är i allmänhet knutna till tredjepartsleverantörer som levererar godsakerna baserat på antalet personer. Dessa anses vara mer reklamartiklar som företaget använder för att marknadsföra sitt namn. Dessa fungerar också som en känslomässig faktor för deltagarna i ett evenemang.
• Den sista och sista kostnaden för att organisera ett seminarium är diverse kostnader som småkostnader. Ändå bör dessa också redovisas i den totala kostnaden för att få en slutlig bild av kostnaden för att organisera evenemanget.

Del 3

• Den sista delen här är intäkterna eller finansieringsdelen av evenemanget. Händelser är inte möjliga om det inte finns någon finansiering eller inkomst genereras. Inget företag kommer att anordna ett evenemang om det inte finns någon finansiering eller vinst som kommer att tjänas av det.
• Den främsta inkomstkällan eller finansieringen, som sker i alla slags evenemang, är registreringspriset eller de sålda biljetterna till evenemanget. Här genereras intäkterna per capita.
• Deltagarna som deltar i evenemanget måste betala i förskott för registreringen eller biljetten till evenemanget, och på detta sätt tjänar arrangören pengar för att täcka över evenemanget. Den andra inkomstkällan för alla slags evenemang är sponsoravgifter, som är mycket praktiska för att ordna evenemanget.
• Sponsorer får på ett sätt också en kampanj på sådana platser där människor i betydande antal kommer och deltar i evenemanget. Det blir en vinn-vinn-situation för både arrangören och sponsorn, och i form av sponsoravgift får arrangören en andra inkomstkälla. Sponsorn får en form av befordran bland mycket folkmassa under ett enda tak.
• Således visas den genererade inkomsten i detta avsnitt för att arrangera ett evenemang. Det beror nu på storleken på evenemanget som hålls, vad är målinkomsten eller pengarna som arrangören planerar att samla in för att täcka utgiften.

Hur använder jag den här mallen?

Mallen kommer väldigt enkelt och hanterar evenemangshanteringsrelaterade kostnader och intäkter för varje arrangör. Det primära syftet med att använda mallen är att fånga hela inkomstkällan och matcha den med alla kostnader som en arrangör har för varje evenemang som hålls. Det inkluderar både återkommande och engångs. Det erhållna resultatet eller den erhållna skillnaden jämförs med ett fastställt budgetbelopp som har fastställts i början av månaden och slutligen når vi ett nät. Mallen är mycket användbar när man behöver känna till kassaflödet och utflödet för att organisera ett evenemang.