Steg för att spåra ändringar i Excel
Nedan följer en provtabell som visar hur man spårar förändringar i Excel.
- Steg 1: För att aktivera "Spåra ändringar", gå till "Granska" och klicka på "Spåra ändringar" och välj "Markera ändringar."
- Steg 2: När du har valt markeringsändringarna dyker ett fönster upp.
Markeringsändringar upptäcker alla förändringar i arbetsboken som delas med andra användare.
- Steg 3: Markera kryssrutan för "Spåra ändringar under redigering", detta är viktigt för excel för att hålla reda på register för ändringar som gjorts i den delade arbetsboken.
- Steg 4: Markera "När" för önskad tid och "Vem" kryssrutan för vars ändringar som behövs för att spåras och markeras för ändringar.
- Steg 5: "Markera ändringar på skärmrutan" väljs för att ange cellen där posterna ändras och ge information i kommentarerna i hörnet av cellerna. Och klicka på OK för att spara åtgärderna i arbetsboken.
- Steg 6: Eventuella ändringar i arbetsboken kommer att markeras i cellgränserna tillsammans med information om användarna i kommentarerna. Kommentarerna kommer att finnas i det övre vänstra hörnet av cellen med namnet på användaren som har gjort ändringarna i cellen och innehållsändringen.
Som vi kan se gjordes ändringarna i två celler D4. Kommentarrutan visas genom att hålla muspekaren över de markerade cellerna.
Visa ändringar i separat ark
- Steg 1: Markeringsändringar ger också posten för listan över ändringar som gjorts i cellerna tillgängliga i ett separat ark för granskning. Detta gör det möjligt för olika användare att göra ändringar i arbetsboken, för att detta ska gå till Granska -> Dela arbetsbok.
- Steg 2: När du har valt Dela arbetsboken dyker ett fönster upp. Markera nu rutan för "Använd de gamla delade arbetsboksfunktionerna istället för den nya medförfattarupplevelsen." Klicka sedan på OK.
- Steg 3: Gå sedan till Granska -> Spåra ändringar -> Markera ändringar, som visas i steg 1.
- Steg 4: När fönstret dyker upp markerar du kryssrutan "Vem" för att göra det möjligt för andra användare att göra ändringar i arbetsboken. Markera sedan kryssrutan för ”Lista ändringar på ett nytt ark” för att visa alla ändringar som gjorts i ett nytt ark. Klicka sedan på OK. Klicka igen på OK för uppmaningen att spara åtgärderna.
- Steg 5: Detta kommer att utlösa ett nytt ark för att generera namnet "Historik" -fliken, som visas nedan.
Som vi kan se tillhandahåller excel all information relaterad till varje förändring i cellen. Åtgärdstyp och förlorad åtgärd indikerar om det finns motstridiga ändringar eller ändringar gjorda i samma cell av olika användare.
Fliken Historik kan sparas som en separat arbetsbok eller kan regenereras igen för att se efter eventuella nya ändringar gjorda av olika användare; de nya ändringarna slås samman till befintliga poster när du markerar kryssrutan "Lista ändringar på ett nytt ark" igen.
Acceptera eller avvisa ändringar i arbetsboken
- Steg 1: För att acceptera eller avvisa ändringar som gjorts av en annan användare i arbetsboken, gå till Granska -> Spåra ändringar -> Acceptera / avvisa ändringar.
- Steg 2: Acceptera / avvisa ändringar skulle dyka upp i ett fönster som måste konfigureras för nedanstående val.
När du markerar rutan ber jag om de ändringar som inte har granskats ännu eller sedan datum.
Vem markerar kryssrutan, välj antingen alla, alla utom jag eller en specifik användare. Klicka sedan på OK.
- Steg 3: När ovanstående val har gjorts kommer en popup att fråga om de ändringar som gjorts accepteras, avvisas eller om det ursprungliga innehållet behålls.
Om det finns några konflikter, det vill säga om olika användare har gjort ändringar i samma cell, kommer popup-fönstret att lista alla ändringar som gjorts i den specifika cellen, och valen kan göras för att acceptera någons post.
Hur ändrar jag antalet dagar för att upprätthålla spårhistoriken?
I allmänhet bibehålls spårändringarna i excel för posterna vanligtvis i 30 dagar; detta kan ändras enligt bekvämligheten genom att gå till Granska -> Dela arbetsbok.
Efter valen visas ett popup-fönster, vilket framgår av bilden nedan. Sedan på fliken "Avancerat" kan historiken ändras till önskat antal dagar, annars skulle excel ta standardinställningarna. Klicka sedan på OK när nödvändiga inställningar har uppdaterats.
Hur inaktiverar jag spårändringar?
Gå nu till Granska -> Spåra ändringar och välj sedan Markera ändringar.
När popup-fönstret visas avmarkerar du kryssrutan "Spåra ändringar under redigering." Klicka på OK. Stäng sedan av spårning och sluta dela arbetsboken till andra användare.
Saker att komma ihåg
- När spårändringarna är aktiverade blir arbetsboken en delad fil, vilket innebär att andra användare också kan komma åt excel-filen.
- Endast innehållsförändringar i celler spåras; andra ändringar som formatering eller gruppering kommer inte att beaktas.
- Ändringarna av track record behålls som standard endast i 30 dagar; detta kan ändras genom att följa hur man håller spårhistoriken.
- Alternativ för att ångra är inte tillgängligt. när ändringarna har gjorts i cellen kan de föras till dess ursprungliga innehåll genom att acceptera eller avvisa i "Spåra ändringar."
