Fullformat av SOP (standardoperationsförfarande)
Den fullständiga formen av SOP står för Standard Operating Procedures, som är den uppsättning dokument och processer som används av ett företag där ledningen registrerar affärsverksamheten avseende leverans och uppföljning av produkterna och tjänsterna över tid.
- Ledningen måste hålla koll på sin verksamhets konsekvens, och baserat på den är dessa dokument nödvändiga. När det gäller ett växande företag blir ledningen nyckelpersonalen och han tar alla viktiga beslut.
- När verksamheten växer till nästa nivå börjar företaget bygga sin egen ledningshierarki och sprider ansvaret till all annan personal. Således får ägaren sina hjälpande händer varigenom han kan fatta besluten genom att samråda med den andra ledningen.
- Således blir kravet på ytterligare hantering tillsammans med dokumenterade standarddriftsrutiner uppenbara, vilket gör att företaget kan växa och också fastställa sina strategier och utbilda personalen.
Mål
- Det hjälper till att etablera en strategisk ledning av ett företag genom att tillhandahålla de steg som ledningen på toppnivå bör följa för att fastställa företagets långsiktiga strategi.
- Etablerar personalavdelningen genom att synkronisera segmentet för löneadministration och rekrytering, vilket hjälper företaget att tillhandahålla de tjänster som krävs för att kvalificera, anställa, utbilda och behålla anställda inom verksamheten.
- Syftar till att hjälpa till i verksamheten genom att tillhandahålla processen genom att hantera varje aspekt av affärsverksamheten, som inkluderar kvalitetskontroll, upphandling, säkerhet och övergripande utförande av produkterna och tjänsterna till konsumenterna.
- Design för att organisera ekonomi- och administrationsavdelningen genom att tillhandahålla alla nödvändiga steg för alla finansiella transaktioner relaterade till verksamheten. Detta system hjälper dig att identifiera alla viktiga resultatindikatorer för verksamheten.
- Detta hjälper till i avdelningen för prognoser och budgetering genom att tillhandahålla de steg som krävs för att korrekt utföra företagets årsredovisning och en uppskattning av de närmaste två till tre företagens finanser.
- Det hjälper också till försäljning och marknadsföring genom att tillhandahålla alla detaljerade krav på alla aktiviteter som krävs för leadgenerering, följt av försäljningsförslag och stängning av lead.
- Processen syftar till att förbättra informationsteknologin, som inkluderar en detaljerad redogörelse för alla IT-protokoll, inklusive säkerhetskopior, katastrofåterställningsplaner, medarbetarinformation, driftsinformation etc.
Fördelar
- En av de största fördelarna med vanliga driftsförfaranden är att den skapar en ledningshierarki och fördelar var och en av de uppgifter som är lämpliga för respektive team.
- Tilldelning av respektive uppgifter sker på ett korrekt sätt, vilket hjälper till att registrera och verifiera alla data som är relaterade till företagets drift på ett systemiskt sätt.
- För att förbättra affärsutsikterna behöver ledningen bakgrunden för att hitta relevant information som krävs i var och en av strategierna för framtida genomförande.
- Ledningen är väl medveten om företagets nuvarande scenario, vilket ytterligare hjälper dem att förbättra det befintliga scenariot för verksamheten genom att titta på tidigare avdelningar för varje avdelning och jämföra det med det budgeterade.
- Under fusionen och förvärvet eller i händelse av en eventuell övertagande av verksamheten skulle ledningen visa meritlistan för varje avdelning, vilket hjälper köparen att identifiera det aktuella scenariot för det riktade företaget.
- Denna process kommer att hjälpa till att organisera ett nystartat företag och hjälpa dem att nå organiserade multinationella genom att använda resurserna på ett systematiskt sätt.
Hur skriver man standardprocedurer?
- Ett korrekt format behövs för att presentera det på ett sätt som är förståeligt för det riktade avsnittet.
- Ingångsdata krävs tillsammans med den föreslagna strategin.
- Målgruppen bör behöva identifieras.
- Vi måste lyfta fram syftet med standardrutinerna.
- Meningskonstruktionen bör göras på ett enkelt språk för att förstå hela publiken. Språket bör bibehållas på ett skarpt sätt.
- Meningen bör konstrueras på ett sätt så att den representerar berättande snarare än en mening. Detta beror på att människor kommer ihåg historier och enkelt kan ansluta.
- Innehållet måste kontrolleras med flera korrekturläsning, kontroll av fakta och siffror och redigering vid behov.
Exempel
#1. Syfte
Detta allmänna syfte med proceduren behövde beskrivas, följt av enkla steg för verifiering av riktade kunder.
# 2 - Räckvidd
Omfattningen måste nämnas på ett skarpt och komprimerat sätt så att det ska vara synligt för alla kunder i banken.
# 3 - Ansvar och verifieringar
Verifieringsprocessen måste göras av relevant avdelning, följt av kassör och verifieringsgrupp. Teamet måste titta på kundernas transaktioner och konton på ett korrekt sätt genom att följa bankens riktlinjer.
Varför behöver vi SOP?
Kravet på ytterligare ledning tillsammans med dokumenterade standarddriftsrutiner blir uppenbart vid växande affärer, vilket hjälper företaget att expandera, och även fastställa sina strategier och utbilda personalen för att förbättra affärsutsikterna. Det hjälper företaget att fastställa sina mål och erbjudanden till kunderna och fastställer sina kommande affärsmöjligheter och strategier framför investerarna.
Slutsats
Detta är ett bra sätt att kommunicera med kunder, investerare och andra tredje parter som har intresse av respektive verksamhet. Ledningens strategier och de kommande affärsmöjligheterna, tillsammans med produktrörledningen, är synliga från standardrutiner.
