Vad är administrativ kostnad?
Administrativa omkostnader är de utgifter för verksamheten som inte är direkt kopplade till produktion och distribution av varor och tjänster men som är indirekta utgifter såsom kostnader som uppkommit i policyformuleringen, anställdas kostnader, juridiska avgifter och revisionsavgifter, telefon- och elkostnader etc.
Förklaring
Administrativa omkostnader är mest relaterade till företagets kontorskostnader. Dessa kostnader är inte tillverkningskostnaderna eftersom de inte är direkt relaterade till produktionen av varor och tjänster. De administrativa kostnaderna är kostnaderna för att driva verksamheten, utforma policys och andra kostnader som inte är relaterade till produktion och forskning och utveckling av verksamheten.
Exempel
Låt oss ta exemplet med ett företag som heter Klädinkorporation som handlar om tillverkning av kläder. Bolagets kostnader under räkenskapsåret 2019-20 är följande:
Lösning:
Beräkning av administrativa omkostnader:
Därför är den totala administrativa omkostnaden 870 000 USD. Det direkta inköpta materialet och lönen som betalas till fabrikspersonalen är direkt kopplade till produktionen, så det ingår inte i de administrativa kostnaderna eftersom de är produktionsomkostnader. Dessutom är försäljnings- och marknadsföringskostnaden den del av försäljnings- och distributionskostnaderna, och kostnader för forskning och utveckling ingår i forsknings- och utvecklingskostnaderna, så de ingår inte heller.
Vad inkluderar administrativa omkostnader?
Den administrativa omkostnaden inkluderar alla kostnader som inte är kopplade till den specifika affärsfunktionen. Dessa kostnader är nödvändiga för att bedriva verksamheten. De administrativa kostnaderna inkluderar löner till kontorspersonalen, revisions- och advokatkostnader, konsultavgifter, hyra, betalda försäkringspremier, elkostnader, priser och skatter, abonnemang, transport- och transportavgifter, bankavgifter, reparations- och underhållskostnader, tryckning & pappersutgifter etc.
Åtgärder för att kontrollera administrativa omkostnader
De olika åtgärderna för kontroll är följande:
- Förbereda budgetar: Separata budgetar för fördelning av administrativa omkostnader måste upprättas precis som produktions- och försäljningsbudgeten. Genom att förbereda budgetarna bestäms den maximala gränsen för utgifter relaterade till administrativa omkostnader för att kontrollera mängden utgifter för administrationsarbete.
- Sänka resekostnaden: Företaget bör försöka minska rese- och transportkostnaderna genom att göra så mycket arbete som möjligt genom videosamtal, telefonsamtal och e-post. Besöken bör försökas göras med de billiga transportmedlen.
- Användning av paket: Om researbetet utförs regelbundet bör de belöningar som ges av flygbolagen vid bulkinköp utnyttjas, och även alla andra reseförmåner som tillhandahålls av byråerna bör väljas bort för att minska resekostnaderna.
- Begränsa underhållningskostnader: Ansikte mot ansikte möte, följt av den dyra middagen, kan bytas till virtuella möten, vilket kan hjälpa till att minska kostnaderna för administrativa omkostnader. Även en anställds vistelse och onödiga kontorsevenemang bör begränsas så att de totala kostnaderna för organisationen kan minskas.
- Att hålla koll på personalen : Ägarna till företaget bör hålla koll på personalkostnaderna och till och med se till att de anställda i organisationen inte missbrukar den kontantgräns som de får för att göra dagliga affärsutgifter.
- Eliminera kostnaden för papper: I denna tid av teknik bör filerna och dokumenten förvaras elektroniskt i datorsystemen. Att förbereda och förvara dokumenten på datorsystemet minskar papperskostnaderna och till och med tiden sparas om dokumenten underhålls elektroniskt.
- Decentralisering av affärsfunktioner: De organisationer som arbetar i stor skala har centraliserad förvaltning som har höga administrativa kostnader. Därför kan delegering av en del arbete till dotterbolagen hjälpa till att sänka de administrativa kostnaderna.
Bokföringsbehandling
Företagets administrativa kostnader kan redovisas enligt följande metoder:
- Den första metoden är att boka kostnaden som en kostnad i företagets resultaträkning genom att anta att alla kostnader inte är direkt kopplade till produktion, tillverkning och försäljning av varor och tjänster.
- Den andra metoden för redovisningsbehandling bygger på antagandet att verksamheten har två huvudaktiviteter, dvs. produktionsaktivitet samt försäljnings- och distributionsaktivitet. Så genom att följa detta antagande fördelas administrativa omkostnader mellan dessa två huvudaktiviteter.
- Nu i denna tredje metod för redovisning av administrativa omkostnader ingår denna kostnad separat i arbetskostnaden för att mäta produktionskostnaden eftersom en ägare tycker att de administrativa kostnaderna är lika viktiga som produktionskostnaderna och försäljnings- och distributionskostnaderna.
Nackdelar
- De administrativa omkostnaderna inkluderar administrationskostnader, som personallön, hyra etc. Dessa kostnader är fasta kostnader som måste betalas oavsett om det finns vinst i verksamheten eller inte. Till exempel, om verksamheten stängs under en period av månaden på grund av några oundvikliga omständigheter, ska också hyran till fabriken betalas.
- Dessa administrativa kostnader som är fasta i naturen har också den begränsade möjligheten att bli reducerade. Företag som har centraliserad förvaltning har i allmänhet höga administrativa omkostnader.
Slutsats
Administrativa omkostnader är de allmänna omkostnaderna som inte är direkt kopplade till produktion och försäljning av varor och tjänster. Dessa allmänna omkostnader är indirekta utgifter som hyror, försäkringar, löner som betalas till kontorspersonal, tryck- och pappersutgifter, konsult- och advokatkostnader, revisionsavgifter etc. Dessa kostnader är förknippade med den huvudsakliga affärsverksamheten och är också viktiga för att bedriva företag.
