Redigera rullgardinsmenyn i Excel
Innan vi redigerar rullgardinslistor i Excel måste vi känna till grunderna för vad en lista i Excel är. I förenklade termer listar i, excels är kolumner i excel. Men i kolumner har vi inga rullgardinsmenyer. Vi anger helt enkelt värden manuellt i det eller klistrar in data från någon annan källa. Men om vi skapar undersökningar eller ber någon annan användare att ange data och vill ge några specifika alternativ att välja mellan, kommer dropdown-filer i Excel till nytta.
Som förklarats ovan hjälper rullgardinsmeny i excel att en användare manuellt anger värden i en cell med några specifika värden att välja mellan. Liksom i undersökningar, om det finns en fråga för en persons kön, om vi ber alla användare att ange värden för den frågan, kommer inte data att vara i ordning. Vissa kommer att skriva svar i versaler, andra i gemener eller andra kan göra vissa stavfel. Men om vi ger användarna två värden att välja mellan, antingen man eller kvinna, skulle våra data vara i den exakta ordning vi vill ha. Detta görs genom att skapa rullgardinslistor i Excel.
Det finns olika sätt att redigera rullgardinslistor i Excel; dom är:
- Ge nedrullningsvärden manuellt och använda datavalidering.
- Ge nedrullningsområden och använda datavalidering.
- Skapa en tabell och använda datavalidering.
Datavalidering är ett alternativ under fliken Data i avsnittet Dataverktyg.
Hur redigerar du rullgardinslistan i Excel?
Det finns tre metoder som förklaras för hur man redigerar listrutan i Excel:
Låt oss lära oss att skapa rullgardinslistor med några exempel och lära oss varje process för att redigera rullgardinslistan i Excel.
Exempel nr 1 - Ge nedrullningsvärden manuellt och använd datavalidering.
För steget måste vi ha rullgardinsvärdena redo att ange. Antag att vi vill ha värdena att ange Shoe Brand att välja mellan. Nu måste vi välja en cell där vi ska infoga rullgardinsmenyn.
- I cell B2 kommer vi att gå in i vår rullgardinslista.
- Klicka på Datavalidering i fliken Data under Dataverktyg.
- Klicka igen på datavalidering i Excel, och en dialogruta visas,
- I listan Inställningar under Tillåt väljer du Listor.
- I källsektionen anger du manuellt värdena för rullgardinsalternativen.
- När vi klickar på OK har vi skapat vår rullgardinsmeny.
Ovanstående metod är det enklaste sättet att skapa och redigera en rullgardinslista i Excel, men om vi måste ange fler värden för valet av skor måste vi göra om hela processen.
Exempel 2 - Ge nedrullningsområden och använd datavalidering.
Till exempel är jag lärare och jag vill få svar från mina elever om de har slutfört sina projekt eller inte. För undersökningen vill jag ge dem bara tre alternativ: Slutförd, Väntande, Inte startad.
Ja, jag kan använda ovanstående process, men det kan ändras av användaren eftersom han / hon kan gå till datavalideringsfliken och ändra värdena. I den här processen väljer vi ett värdeintervall och döljer kolumnerna så att den andra användaren inte kan redigera valideringen eller rullgardinsmenyn.
- Kopiera värden för rullgardinsmenyer i en lista eller kolumn eller skriv ner dem.
- I cellen vi vill ange validering väljer vi cellen, dvs cell B2
- Klicka på Datavalidering under Data-fliken i avsnittet dataverktyg.
- Klicka igen på datavalidering; en guideruta visas.
- I inställningarna, under Tillåt, klicka på Listor.
- På källfliken väljer du dataområdet i listrutan.
- När vi klickar på ok har vi en rullgardinsmeny i cell B2.
- Kopiera valideringen till alla celler (upp till cell B6). Nu måste vi ta bort en lista med alla celler vi vill ha.
Även om vi döljer vårt cellområde, som var källan till rullgardinsmenyn, kan ingen användare redigera valideringen. Ovanstående process har också samma nackdel som det första exemplet, för om jag måste infoga ett annat alternativ för Half Completed, måste jag göra om processen om igen. Jag måste infoga det nya alternativet i källan och ange en ny validering.
Exempel # 3 - Skapa en datatabell och använda datavalidering.
I den här metoden skapar vi en datatabell och använder datavalidering som tidigare. Men fördelen med att använda denna metod kommer att förklaras senare. Låt oss säga att jag har en restaurang och har några rätter att välja ut för kunderna. Jag har lagt in data i en kolumn enligt nedan.
- Det första steget är att skapa en tabell, välja data och klicka på Tabeller på fliken Infoga.
- Följande fönster öppnas och när vi klickar på ok har vi skapat vår tabell i kolumn A.
- Låt oss namnge denna tabell som "Restaurang". I det vänstra hörnet kan vi se att det finns ett alternativ att byta namn på tabellen.
- Byt namn på bordet som restaurang ”.
- Välj nu cellen där vi vill infoga listrutan.
- Klicka på datavalidering under fliken Data.
- I listan tillåt väljer du Listor.
- Skriv nu följande i källa,
- När vi klickar på OK kan vi se att rullgardinsmenyn har infogats i data.
- Om jag har en annan meny att lägga till, antar Soppor.
- Vi kan se att den nya posten i menyfliken också visas i vår rullgardinsmeny.
Ovanstående process har löst vårt problem där om en ny post måste skapas och nedrullningar måste göras om igen.
Förklaring till listrutan Redigera i Excel
Jag har redan förklarat ovan varför vi behöver listrutor i våra data. Det hjälper en användare att manuellt ange värden i en cell med några specifika värden att välja mellan.
Medan du ber användarna att välja några specifika alternativ att välja mellan rullgardinsmenyer i Excel, är det bra att skapa och redigera rullgardinslistor eftersom en användare kan ange fel värden, vilket hindrar data.
Saker att komma ihåg när du redigerar rullgardinslistan i Excel
- Om vi anger för att rulla ned värden manuellt eller ställa in intervall måste alla nyare poster infogas med en ny rullgardinslista.
- I tabeller kan vi infoga en ny post, och den uppdateras i rullgardinsmenyn.
- För att se eller redigera listrutan måste vi klicka på cellen.
