Vad är Management by Exception?
Undantagsledning är en strategi för företagsledning som anger att chefer och arbetsledare ska undersöka, undersöka och utveckla lösningar för endast de frågor där det finns en avvikelse från fastställda standarder, normer, affärsmetoder eller andra finansiella mål som vinstavvikelse, kvalitetsfrågor, infrastrukturfrågor etc. istället för att undersöka och hantera varje rutinmässig affärsverksamhet.
Förklaring
Undantagsledning är systemet för att upptäcka och rapportera en situation till ledningen endast i de fall det finns ett verkligt krav på en chefsnivåpersonal. Det grundläggande syftet är att utnyttja ledningstiden på det mest effektiva och bästa möjliga sättet genom att endast involvera dem när det finns en viktig avvikelse från rutinmässiga eller normala affärsresultat.
Som ett resultat kommer de att ha mer tid att undersöka en viktig fråga med stora avvikelser och kan ge sitt bästa för att finjustera problemet medan andra mindre frågor kan hanteras av personal på lägre nivå direkt. Det hjälper ledningen att upptäcka och rensa de hinder som kräver beslutsfattande och vidta de bäst lämpliga åtgärderna. I detta system får ledningen en kortfattad, ovarierad jämförande fullständig detaljerad rapport som täcker alla viktiga aspekter av frågan.
Hur fungerar det?
Undantagsstyrning fungerar i följande faser-
# 1 - Mätfas
Under detta första steg i förvaltningen undantagsvis samlas och utvärderas uppgifter om affärsverksamhet, vilket inkluderar mätning av prestanda för alla tillgängliga insatser, allt från ansträngningar som används för att uppnå mål för verksamheten, dess optimering, kassaflöde, hur ekonomiska resurser är används för att tillhandahålla tjänster eller tillverka varor för vinst, användning och slöseri med råvaror och dess ekonomi genom köp, bearbetning och lagring till leverans av färdiga varor.
All information omfattar nästan alla faktorer som används för kvantifierbar mätning, såsom tillämpning av tidens standarder, lagerdata, balansräkningsresultat, inspektionsresultat för färdiga varor, lager tillgängliga för försäljning, maskinanvändningsdata, omsättningstillgångar etc.
# 2 - Projektionsfas
Denna fas undersöker de mätningar som används som är användbara för att uppnå affärsmål. Baserat på historiska data framställs prognoser genom att använda statistisk kunskap såsom signifikans, sannolikhet, förtroende, standardavvikelse, urvalsstorlek, korrelation. Därefter utvecklas planerna enligt prognosen. I det aktuella scenariot kontrolleras en fullständig prognosstrategi noggrant från alla möjliga resultat, såsom procedurer och befintliga policyer, utrustningens och personalens kapacitet och tillräcklighet, organisationsstruktur etc. Vid behov kan planerna ändras.
# 3 - Urvalsfas
Under denna fas, efter att alla planer har granskats noggrant, väljs och implementeras den bästa. Följaktligen antas systemet, vilket ledningen tycker är bäst för att uppnå affärsmål.
# 4 - Observationsfas
Under denna fas övervakas den valda processens och strategins framsteg och prestanda regelbundet. Systemet måste ha egenskaper som det måste vara automatiskt, pålitligt och måste vara adekvat. Tillräcklighet här betyder att uppgifterna måste vara exakta som varken är för stora eller för små, det måste vara upp till märket med all relevant information som krävs.
# 5 - Jämförelsefas
Under denna fas utvärderas arbetsförloppet och jämförs med en förutbestämd färdplan för att identifiera eventuella avvikelser. Beroende på avvikelsens art kategoriseras den som större, mindre avvikelse eller någon annan sådan klass av avvikelse.
# 6 - Handlingsfas
Baserat på den avvikelse som identifierats under jämförelsefasen utvecklas ytterligare åtgärdspunkter. Strategier implementeras med målet att föra kapacitet och prestanda till önskad nivå eller göra ändringar i prognosen för att säkerställa optimal prestanda.
Management by Exception Exempel
Ekonomiskt exempel: Chief Financial Controller (CFC) för Henry Inc. är starkt engagerad i olika arbeten, möten och andra uppdrag. För att minska arbetsbördan har ledningen en gång efter noggrann analys utvecklat följande definierade gränser utöver vilka ärenden behöver rapporteras till CFC och kräver godkännande i förväg: -
ABP Försäljning och kostnader var 8 000 000 USD och 6 00 000 USD medan faktiska försäljning och kostnader var 6 00 000 USD och 3 00 000 USD. Bestäm om frågan behöver rapporteras till CFC?
Lösning:
- Intäkter: Faktiska intäkter är $ 6,00000, vilket är mer än 50% av ABP ($ 8,00,000 x 50%, dvs. $ 4,00,000). Dessutom mer än $ 5,00,000. Därför kommer detta material inte att rapporteras till CFC eftersom villkoren inte är uppfyllda.
- Kostnader: Faktiska utgifter är $ 3,00 000, vilket är mer än 40% av ABP ($ 6,00 000 x 40%, dvs 2,40 000) och hade också överskridit gränsen på $ 250 000, här blir saken avgörande och måste rapporteras till CFC för vidare analys och beslutsfattande för korrigering och matchning med fastställda standarder.
Management by Exception vs. Passive Management by Exception
Aktiv ledning med undantag är där ledningen är aktiv i förväg för att hantera situationerna, hjälper till vid problem och deltar i realtid i alla aktiviteter och håller ett öga på vad hans personal gör för att övervinna misstag innan de inträffar.
Den andra är undantag från passiv hantering, där ledningen bara avbryter när de önskade målen inte uppnås och ändringen av planeringen behöver göras och korrigerande åtgärder krävs. Denna metod kommer vanligtvis bara att handla om en ovanlig händelse inträffar. Varje metod har sin egen betydelse och man kan välja någon av dem utifrån affärsbehov.
En passiv strategi är användbar för företag som har en avslappnad miljö och personal som förstår deras roller och ansvar. Detta kan hjälpa till att uppmuntra personalens moral och vara oberoende. Medan ett aktivt tillvägagångssätt kan användas av mindre uppmärksamma, nya kommande med lägre personal, strängare organisation eftersom de behöver steg för steg vägledning för att slutföra sitt arbete.
Fördelar
- Det hjälper till med bästa möjliga utnyttjande av tid eftersom chefer uppmanas att lösa problem bara på avgörande nivåer.
- Eftersom chefer är fria från rutinarbete kan de använda sin fulla energi med koncentrerade ansträngningar på kritiska problem.
- På grund av den begränsade arbetsbelastningen kan chefer genomgå en detaljerad analys av det arbete som ska utföras.
- Ledningsaktiviteter och kontroll ökas med undantag från ledningen.
- Det hjälper till att få tillgång till tidigare trender och gammalt arbete enkelt.
- Den förutspår de ledningsmöjligheter och problem som kan uppstå i framtiden.
- Både kvalitativa och kvantitativa insatser är involverade i denna process.
- Det sänker mängden ekonomiska och operativa resultat som ska ses av ledningen.
- Det hjälper den lägre och underordnade personalen att genomföra sina egna idéer för att uppnå det önskade målet.
Nackdelar
- Det är baserat på tidigare resultat som nuvarande data jämförs med. Om de tidigare uppgifterna inte är korrekta kan det därför uppstå problem i det nuvarande beslutsfattandet.
- Det behöver en detaljerad studie, observation och rapporteringssystem, så det kräver en finansanalytiker som gör sammanfattningar och rapporter och presenterar det för ledningen och därmed kräver ytterligare arbetskraft.
- Systemet varnar inte förrän problemet uppstår, dvs. det fungerar som korrigerande istället för förebyggande.
- Det kan inte mäta mänskligt beteende. Därför ibland svårt att genomföra.
Slutsats
Undantagsledning är en ledningsstrategi som kräver att ledningen endast säkerställer sitt engagemang i de fall där det finns registrerade avvikelser från den fastställda standarden, normerna och riktmärkena. Det hjälper också indirekt att öka anställdas moral när de blir en del av beslutsfattande och problemlösning som annars skulle ha hanterats av personal på chefsnivå som indirekt ger en känsla av auktoritet och ansvar hos anställda.
