Vad är kostnadshantering?
Kostnadshantering är en integrerad del av företagsledningen som arbetar utifrån uppskattningar, där olika aktiviteter såsom insamling av data, analys av data och mekanismer, utvärdering av processen och rapportering av händelserna genomförs så att beslutsfattaren kan planera och kontrollera organisationens budgetkrav och därmed göra det möjligt för beslutsfattaren att avgöra om projektet kan slutföras inom den angivna tiden och inom den angivna budgeten.
Förklaring
- Innan vi går ner i ämnet ”kostnadsstyrning”, låt oss få en snabb inblick i ”vad är en kostnad”. Nu är ”Kostnaden” inget annat än ett mått (i termer av pengar) på ansträngningar, material, resurser, förbrukad tid (timmar eller dagar eller veckor eller månader), risk och möjligheter glöms bort vid produktion eller leverans av en produkt. Det betyder att det är det belopp som betalats eller givits för att något ska förvärvas.
- Kommer tillbaka till ämnet, detta är hanteringen av de olika komponenterna i kostnaden för tillverkning av produkten eller leverans av tjänster.
- Syftet med hanteringsprocessen är inte att sänka kostnaderna utan att sänka kostnaderna bara fram till det stadium där produktens kvalitet inte hindras.
Funktioner
- Planering: Här inramas en plan eller uppsättning mål. Ramverket innehåller budgetar, standarder eller uppskattningar.
- Kommunikation: Här kommuniceras den ovan gjorda planen till de som faktiskt ska genomföra planen.
- Motivation: Här utvärderas planen för dess prestanda.
- Bedömning: Jämförelse görs med de förutbestämda målen och den faktiska prestanda.
- Beslutsfattande: Här vidtas korrigerande åtgärder eller måluppsättningen revideras, beroende på uppgiftens krav.
Bearbeta
# 1 - Resursallokering
Här fastställer vi framtida resurskrav beroende på omfattningen av arbetet. Resurser som fysiska, ekonomiska, mänskliga och information krävs för att uppnå de grundläggande målen. I de flesta fall är personalresurser av yttersta vikt. Å andra sidan kräver få uppgifter användning av material och förbrukningsvaror. Men få uppgifter kan utföras av automatiserade verktyg som kanske inte kräver något mänskligt ingripande.
# 2 - Kostnadsberäkning
Det är förutsägelsen av kvantitet, kostnad och priset på de resurser som ska användas i projektet. Det involverar olika tekniker där den icke-finansiella informationen om projektet omvandlas till finansiell information. Sådana resultat används främst som insatsvaror för planering och analys av den totala projektkostnaden.
# 3 - Kostnadsbudgetering
Det är en del av kostnadsberäkningen. I kostnadsbudgettering fördelas dock den totala kostnaden till kostnadskontona. Därefter tas kostnadsräkenskaperna som en grund för kostnadskontroll för jämförelse. Kostnadskonton har också ett sekundärt syfte, dvs. att stödja kostnadsredovisningsprocessen. Det är nödvändigt att budgetera varje kostnad i förväg eftersom produktionsprocessen är tidsbegränsad. Det är viktigt att ta itu med kassaflödesbegränsningarna också.
# 4 - Kostnadskontroll
Basen ovan (dvs. kostnadskonton) används för att jämföra och utvärdera avvikelserna. Avvikelser analyseras för att få lägsta möjliga kostnad utan att hämma kvaliteten på organisationens slutprodukt. Utgifter och prestationer övervakas i jämförelse med projektets framsteg. Baserat på avvikelser vidtas lämpliga och korrigerande åtgärder för att undvika att budgeten överskrids. När den faktiska kostnaden uppkommer hjälper kostnadskontrollmekanismen att analysera avvikelserna.
# 5 - Benchmarking
Benchmarking innebär ett minimimål som ska uppnås. Jämförelser är inget annat än register över de högpresterande aktiviteterna eller uppgifterna eller folket. Jämförelse hjälper till att öka projektets totala prestanda och därmed öka projektets värde. Jämförelser kan också bytas ut mellan två projekt, varvid ett av projekten är komplett i allt väsentligt.
Kostnadshanteringstekniker med exempel
Låt oss få en glimt av dessa tekniker med exempel:
Dessa tekniker används för hantering av kostnader. Låt oss ta ett exempel på målkostnad enligt nedan:
Företaget vill lansera en ny produkt med namnet “DD” (franchisetagare). Företaget är skyldigt att betala en royalty på 15% på försäljningspriset till franchisetagaren. Det förväntade försäljningspriset = $ 100 per artikel & vinstprocenten är 25% på försäljningspriset. Kostnadsuppgifterna är följande:
Frågan är att bestämma målkostnaden och möjlig kostnadsreduktion.
Lösning
- Beräkna målkostnad
- Beräkna faktisk kostnadsstruktur
- = 63-60
- = 3
Således, enligt målkostnadsteknik förväntas företaget sänka kostnaderna genom att bara minska tillverkningskostnaderna med $ 3.
Faktorer som påverkar kostnadshanteringen
- Tillväxt inom informationsteknik
- Global och övergripande inhemsk konkurrens
- Tillväxt inom service- och tillverkningssektorerna
- Tillväxt i den globala konkurrenskraften
- Tillväxt inom tjänstesektorn
- Teorin om begränsningar som används vid identifiering av kritiska resurser
- Kundfokus
- Forskning och utveckling av nya produkter
Betydelse
Joe Biden sa med rätta en gång att "Berätta inte vad du värdesätter, visa mig din budget, så ska jag berätta vad du värdesätter."
- Så inget projekt startar utan att budgeten läggs. Framgången för projektet avgörs av hur väl projektkostnaden har hanterats i projektet. Det kan hända att projektet kanske inte slutförs inom projektkostnaden. Det betyder att projektkostnaderna kan ha överskridit och om detta händer betraktas det naturligtvis som ett projektfel. Därför är det viktigt att korrekt uppskatta kostnaden.
- Om utgångspunkten, dvs. planering och uppskattning går fel, är andra punkter inte användbara. Vidare kommer genomförandet av kostnadsminskning utan fokus på dess förvaltning inte att tjäna syftet.
Skillnader mellan kostnadshantering och kostnadskontroll
Det finns en viss skillnad mellan att "ge vägledning till ett lag" och "att leda ett lag". Inser du skillnaden i hur saker utförs av varje lag? En liknande typ av skillnad uppstår i kostnadshantering jämfört med kostnadskontroll. Båda verkar vara en synonym med varandra. Men det är de inte. Det finns en skillnad mellan att hantera kostnaden och att kontrollera kostnaden.
# 1 - Kostnadshantering
Som förklarats tidigare handlar det främst om de stegvisa processerna där planering och kontroll av budgeten för ett projekt är av yttersta vikt. Detta fokuserar på att hålla alla saker inom den godkända budgeten. Saker börjar från planeringsfasen och slutar med prestationsutvärderingen efter projektets slutförande.
# 2 - Kostnadskontroll
Kostnadskontroll har å andra sidan huvudproblem med att vidta lämpliga åtgärder i syfte att minimera kostnaden för produkter. Avvikelser analyseras för att övervaka kostnader och resultat. Baserat på analysen krävs lämpliga åtgärder. Kostnadskontroll handlar om vad som måste göras, vad som har gjorts, vad som återstår att göra, genomförande av korrigerande åtgärder och kontroll av korrigerande åtgärder. Så, om du observerar, är kostnadskontroll inriktad på att begränsa projektet under genomförandefasen, men dess effektivitet beräknas av kostnadshanteringsprocesser.
Fördelar
- Det hjälper till att kontrollera den projektspecifika kostnaden och därmed också den totala affärskostnaden.
- Det är möjligt att förutsäga framtida kostnader och kostnader. Således kan de förväntade intäkterna lätt beräknas.
- Fördefinierade kostnader kan behandlas som poster för verksamheten.
- Det hjälper till att ta de handlingspunkter som är nödvändiga för att säkerställa att resurserna och affärsverksamheten är i linje för att uppnå de fördefinierade målen och målen.
- Det hjälper till att analysera de långsiktiga trenderna i verksamheten.
- De faktiska kostnaderna kan jämföras med budgeten för att ta reda på avvikelserna. Dessa avvikelser hjälper till att identifiera om utgifterna överstiger mer än vad som förväntades.
- Den tittar också på de externa faktorerna för konkurrens, marknadstillväxt, kundkrav, produktkvalitet, tjänsteleverans etc. och inte bara på kostnadsminskningar.
- Det hjälper till med produktdifferentiering och kostnadsminskning.
- Det leder vidare till kontinuerlig förbättring för att leverera en överlägsen produkt när det gäller kvalitet.
Slutsats
Ledningen har sin egen betydelse i alla aspekter av vårt liv. I slutändan handlar det om vem som hanterar sakerna. Och därför är ledningen också kritisk när det gäller kostnaderna för projektet. Det har större betydelse än kostnadskontroll eller kostnadsminskning. Dessa tekniker hjälper till att uppnå nämnda syfte lätt.
