Gruppera rader i Excel
Att organisera stora data genom att kombinera underkategoridata är processen och det kallas “ Grouping of Rows ” i excel. När antalet artiklar i raden inte är viktigt kan vi välja grupprader som inte är viktiga men bara se delsumman för dessa rader. När dataraderna är enorma kan du bläddra ner och läsa rapporten kan leda till fel förståelse så att grupperingen av rader hjälper oss att dölja det oönskade antalet rader.
Antalet rader är också långt när kalkylbladet innehåller detaljerad information eller data. Som en rapportläsare av data vill de inte se långa rader; istället vill de bara se den detaljerade vyn, men samtidigt, om de behöver någon annan detaljerad information, behöver de bara en knapp för att expandera eller dölja vyn efter behov.
I den här artikeln kommer vi att visa dig hur man grupperar rader i excel med expandera / kollapsa för att maximera rapportvisningstekniken.
Hur grupperar jag rader i Excel med Expand / Collapse?
Titta till exempel på nedanstående data.
I ovanstående datatabell har vi stads- och statsrelaterade försäljnings- och kostnadsdata, men när du tittar på de två första raderna med data har vi delstaten "Kalifornien" och staden är "Los Angeles", men försäljningen skedde kl. olika datum, så som en rapportläsare föredrar alla att läsa vad den statliga försäljningen och stadsvisa försäljningen i en enda kolumn, så genom att gruppera raderna kan vi skapa en översikt över en rad.
Följ stegen nedan för att gruppera rader i Excel.
Steg 1: Skapa först en delsumma som den nedan.
Steg 2: Välj nu de första statliga raderna (California City), exklusive delsummor.
Steg 3: Gå till fliken DATA och välj alternativet "Grupp".
Steg 4: Klicka på rullgardinsmenyn i excel för "Group" och välj "Group" igen.
Steg 5: Nu kommer det att fråga dig om du ska gruppera rader eller kolumner. Eftersom vi grupperar " Rader " väljer du rader och klickar på ok.
Steg 6: När du klickar på "Ok" kan du se en gemensam linje på vänster sida.
Klicka på " MINUS " -ikonen och se magin.
Nu kunde vi bara se vad som är den totala sammanfattningen för staden "Kalifornien", igen, om du vill se den detaljerade sammanfattningen av staden kan du klicka på "PLUS" -ikonen för att utöka vyn.
Välj igen staden " Colorado " och klicka på alternativet " Grupp ".
Nu kommer den att gruppera för " Colorado " -staten.
Gruppera med hjälp av genvägsknappen
Med en enkel genväg i Excel kan vi gruppera utvalda rader eller kolumner mycket enkelt. Genvägsknappen för att snabbt gruppera data är SHIFT + alt = "" + Höger piltangent.
Välj först de rader som behöver grupperas.
Tryck nu på snabbtangenten SHIFT + alt = "" + Höger piltangent för att gruppera dessa rader.
I ovanstående har vi sett hur man grupperar data och hur man grupperar rad med alternativet expandera och kollapsa med PLUS & MINUS-ikoner.
Det enda problemet med ovanstående metod är att vi måste göra detta för varje tillstånd individuellt, så det tar mycket tid när det finns många stater som finns där. Vad skulle din reaktion vara om jag säger att du kan gruppera med bara ett klick ???
Fantastiskt, eller hur? Genom att använda " Auto Outline " kan vi automatiskt gruppera data.
Exempel # 1 - Använda Auto Outline
Det första vi behöver göra är att skapa delsumma rader.
Placera nu en markör inom dataområdet. Under rullgardinsmenyn Grupp kan vi se ett annat alternativ till annat än "Grupp", dvs. " Auto Outline ".
I det ögonblick du klickar på det här alternativet ”Auto Outline” kommer det att gruppera alla rader som finns ovanför delsumman.
Hur cool är det här ??? Mycket cool, eller hur?
Exempel # 2 - Använda delsummor
Om det är ett problem att gruppera raderna för den enskilda staden, finns det ännu ett problem innan gruppering av rader, dvs att lägga till delsumma rader.
När hundratals stater finns där är det en svår uppgift att skapa en delsummarad för varje tillstånd separat, så vi kan använda alternativet “Delsumma” för att snabbt skapa en delsumma för den valda kolumnen.
Till exempel hade vi data som nedan innan vi skapade delsumma.
Under fliken Data har vi ett alternativ som heter " Delsumma " precis bredvid " Grupp " -alternativet.
Klicka på det här alternativet genom att välja någon av cellerna i dataområdet; det kommer att visas nedanför alternativet först upp.
Välj först den kolumn som måste ha en delsumma; i det här exemplet behöver vi delsumma för " Stat ", så välj samma i rullgardinsmenyn "Vid varje ändring i."
Därefter måste vi välja funktionstyp eftersom vi lägger till alla värden för att välja " Sum " -funktionen i excel.
Välj nu de kolumner som behöver summeras. Vi behöver sammanfattningen av kolumnerna " Försäljning och kostnad " så välj samma. Klicka på "Ok."
Vi kommer att ha snabba delsummorader.
Har du märkt en speciell sak från bilden ovan ???
Det har automatiskt grupperade rader åt oss !!!!
Saker att komma ihåg här
- Gruppering av rader kortkommando är Skift + alt = "" + Höger piltangent.
- Uppgifter om delsumma behöver sorteras.
- Auto Outline grupperar alla rader ovanför delsummaraden.
