Försöksbalans i redovisning (definition, fel) - Hur man förbereder?

Innehållsförteckning

Vad är provbalans i redovisning?

Vad är provbalans i redovisning?

Försöksbalans är redovisningsrapporten där slutbalanser för olika huvudböcker i företaget finns och presenteras i debiterings- / kreditkolumnen enligt deras saldon där debiteringsbelopp anges i debiteringskolumnen och kreditbelopp anges i kreditkolumnen och summan av båda ska vara lika.

I slutet av räkenskapsåret extraheras saldona för alla kontokonton. De skrivs upp i provbalans (en typ av finansiell rapport) och summeras slutligen för att se om summan av debiteringsbalanser respektive de totala kreditbalanserna ska uppräknas. Det kan också anges som en redogörelse för summan av debet- och kreditbalanser som extraherats från de olika kontona i storboken för att undersöka böckernas matematiska exakthet.

Mål för försöksbalansen

Det finns olika mål för att förbereda försöksbalans som nämns nedan:

Att ha saldon på alla bokföringskonton för att undvika behovet av att gå igenom huvudbokens sidor för att ta reda på det.
Att ha material för upprättandet av organisationens finansiella rapporter.
Att ha den aritmetiska noggrannheten i kontoböckerna på grund av överensstämmelsen mellan försöksbalansen.
Att ha bevis på att dubbelinmatningen av varje transaktion har registrerats på grund av dess överenskommelse.
Att vägleda vid identifiering av fel.

Hur förbereder man en provbalans?

Följande metoder kan användas för att förbereda provbalans -

Total metod. Denna metod anger att summan av debet respektive kreditbelopp för varje konto visas i de två kolumnerna med beloppet mot det, dvs en för debiteringsbalansen och en annan för kreditbalansen .
Balanseringsmetod. I denna metod tas skillnaden ut för varje belopp. Om debiteringsbalansen är mer betydande än kreditbalansen, placeras skillnaden i debiteringskolumnerna.

Av de två beredningsmetoderna som nämns ovan används balansmetoden som är den andra vanligtvis i praktiken eftersom den underlättar upprättandet av finansiella rapporter.

Följande är nödvändiga steg för att förbereda testbalansen.

I slutet av räkenskapsåret ska alla räkenskaper och huvudböcker stängas.
Bokföringsbalanserna ska bokföras.
Fel ska identifieras.
Ett avstängningskonto ska genereras tillfälligt för att räkna ut summan av provbalansen tills korrigeringsposterna har gjorts.
Justeringsposter krävs vid årets slut, som inte tidigare redovisats för införandet av provbalans.

Fel i provbalans

Korrespondensen mellan försöksbalansen anges inte som ett definitivt bevis för böckernas absoluta noggrannhet. Det anger bara den matematiska precisionen i bokböckerna. Testbalansen kan komma överens, och ändå kan det finnas några fel av följande typer som inte lämnas ut.

Fel vid utelämnande - Om posten inte har registrerats i en dotterbok skulle både debitering och kredit utelämnas. Och överenskommelsen om försöksbalansen påverkas inte på något sätt.
Kompenserande fel - Det här är de fel som kompenserar sig i nettoresultatet. Det vill säga överdebitering eller kredit på olika konton som neutraliseras med överkrediter eller under kredit i samma utsträckning som andra konton. Till exempel, under bokföringen av $ 500 på debittsidan av ett visst konto skulle kompenseras genom under bokföring av $ 100 på kreditsidan av ett annat konto och utelämnande av kreditpost på $ 400 till ett tredje konto. Det här felet kan också neutraliseras genom att överlägga $ 500 på betalsidan på något annat konto eller annat konto.
Principfel - Dessa fel kommer inte att påverka överensstämmelsen med testbalansen eftersom de uppstår genom debitering eller kreditering av fel kontokonton, vilket skulle vara oförenligt med de grundläggande principerna för dubbelbokföring. Till exempel kommer $ 1 500 som spenderas på förlängning av att bygga felaktigt debiterade till reparationskonton istället för att bygga kontot inte påverkar överenskommelsen om försöksbalansen. Således uppstår sådana fel när en tillgång behandlas som en kostnad eller skuld som inkomst eller tvärtom.
Fel post i en dotterbok - Om ett kreditköp på $ 450 från James felaktigt skrivs som $ 540 i inköpsboken kommer ett sådant fel inte att avslöjas. Eftersom bokningen på både debittsidan på köpkontot och kreditsidan på James-kontot kommer att vara med fel belopp på $ 540, så försöksbalansen kommer att överensstämma.
Att skicka ett objekt till rätt sida men på fel konto - Om ett köp på $ 100 från Carl James har krediterats Mathew Woods istället för Carl James, kommer det inte att upptäcka ett sådant fel.

Det finns följande fel som avslöjas på grund av oenigheten.

Ett särskilt från en dotterbok till huvudbok utelämnad att lägga upp - Till exempel utelämnades ett köp på $ 500 från Anthony att krediteras hans konto. Som ett resultat av detta fel kommer siffran för de olika fordringsägarna som visas i testbalansen att minska med $ 500 och kreditbalansen kommer att vara $ 500 mindre jämfört med debetbalansen.
Inmatning av felaktigt belopp i redovisningen - Exempel: en kreditförsäljning på $ 1000 till Anya felaktigt bokförde sitt konto till $ 100. Effekten av detta fel kommer att bli att siffran för olika gäldenärer kommer att minskas med $ 900 och summan av försöksbalansens debiteringssida blir $ 900 mindre än kreditbalansen.
Ange ett belopp på den felaktiga sidan av kontoutdraget - Till exempel att $ 10 rabatt tillåts en kund felaktigt bokförd till krediten istället för debittsidan av den tillåtna rabatten. På grund av detta utfall av ett fel, i testbalansen, kommer kreditsidan att överstiga $ 20, det vill säga felbeloppet fördubblas.
Felaktig inkludering i huvudkonton - Exempel på att vid slutet av räkenskapsåret när man räknar in kapitalkontot, kreditbelopp på 9 900 $ felaktigt upptagna till 8 900 $; Som ett resultat av detta fel kommer kreditsidan av testbalansen att vara $ 1 000 kort.
Fel summa av dotterböcker - Till exempel överförs en försäljningsbok med $ 50. På grund av resultatet av denna typ av fel blir kreditsidan i testbalansen $ 50 för att bli högre eftersom försäljningskontot kommer att visas på högre siffra på kreditsidan i testbalansen.
Dubbel bokföring av ett föremål i dotterbolaget till ett huvudkontokonto - det vill säga en betalning på $ 500 till en borgenär som har skrivits in två gånger på sitt konto.
Belopp som utelämnats av ett konto i testbalansen - Saldoerna för bank och kontanter kan ha utelämnats.
Saldo på olika konton felaktigt bokförda - Till exempel att ett saldo på $ 52 i stationärt konto felaktigt bokförts som $ 25.
Vissa kontos saldo har angetts till fel sida - Det är saldot på provision som intjänats felaktigt nämnts till debetkontot istället för kreditkontot.
Fel sammanfattning av försöksbalansen kommer att medföra oenigheten.

Felplats

När det finns oenighet måste betydande åtgärder vidtas för att hitta orsaken till skillnader:

Kontrollera totalen igen och upptäck den faktiska skillnaden.
Skillnaden i det totala beloppet kommer att delas i två och ta reda på om det finns någon balans av samma belopp i testbalansen. Det kan hända att en sådan balans kan ha registrerats på fel sida och därmed orsakat skillnaden på dubbelt så mycket.
Om stegen som nämns ovan inte lokaliserar misstaget bör skillnaden i försöksbalansen delas med 9. Om skillnaden till och med är delbar med 9 kan felet uppstå på grund av införande eller transplantering av siffror. Transposition sker när 54 skrivs som 45 eller 98 som 89 och så vidare. En omplacering sker när siffrorna i siffrorna flyttas åt vänster eller höger. Det vill säga när $ 5, 450 skrivs som $ 54. 50. Om det finns en transplantering eller transponering av siffror kan sökningen begränsas till siffror där dessa fel kan ha gjorts.
Kontrollera att varje saldo på alla konton, inklusive kontanter och banksaldo, har varit involverade.
Verifieringen av ingående saldon har preciserats i nuvarande årsredovisning.
Om skillnaden är enorm, samla in försöksbalansen för innevarande år med föregående år och se upp siffrorna under liknande kontohuvuden är mycket nära samma som föregående år och om deras saldon faller på samma sida. Om skillnadssiffran för båda åren är enorm, fastställ orsaken till skillnaden.
Om stegen som nämns ovan inte kan upptäcka felet vidtas följande steg för att kontrollera:
- Kontrollera summan av dotterböckerna.
- Kontrollera bokföringen som gjorts från journal- eller dotterböckerna i huvudboken.
- Kontrollera att saldorna dras ut från huvudboken.
- Balanslistan kommer att gjutas på nytt.

Om alla dessa ansträngningar misslyckas med att lokalisera felen måste alla böcker för primärinmatning kastas och bokföring till huvudboken bör kontrolleras på nytt.

Avstängningskonto och provsaldo

Om det inte är möjligt att lokalisera felen trots de ovanstående stegen överförs skillnaden i försöksbalansen till avstängningskontot och det uppräknas således. Senare, när fel uppstår kommer att lokaliseras, kan de åtgärdas via avstängningskontot. Avstängningskontot elimineras när alla fel kommer att lokaliseras.

Exempel: Följande försöksbalans har upprättats.

Uppgifter	Debitsaldo ($)	Kreditbalans ($)
Kontokonto	12 220	0
Kapitalkonto	0	45000
Bankkonto	14 000	0
Köpkonto	22 000	0
Försäljningskonto	0	12.500
Möbler konto	5.000	0
Returnerar utåt konto	0	1 000
Rabattkonto	0	20
Ritningskonto	1 000	0
Telefonhyreskonto	400	0
Stationärt konto	200	0
Hyra konto	1 000	0
Lönekonto	2500	0
Returnerar inåt konto	200	0
TOTAL	58 520	58 520

Begränsningar

Det kan endast förberedas i de frågor där det dubbla bokföringssystemet antas, vilket inte är till hjälp i systemet med en bokföring. Denna dubbla systembasis är mycket kostsam och kan inte antas av små bekymmer.
Även om försöksbalansen ger aritmetisk noggrannhet i kontoböckerna avslöjas vissa fel inte. På grund av denna anledning sägs det att spårbalansen inte är ett avgörande bevis för kontoens noggrannhet.
Om den exakta provbalansen inte upprättas kommer de slutliga räkenskaperna inte att granska organisationens uttalande utan väsentlig felaktighet. Oavsett vilka olika grupper av personer som gör slutsatser och beslut kommer inte att vara korrekta och korrekta och vilseleda sådana personer.