Excel Arbetsuppdelningsstruktur
En arbetsfördelningsstruktur (WBS) i Excel används för att visuellt representera beställningen av olika uppgifter och projektaktiviteter, schema för resurser under projektplanering. Det gör att vi kan dela upp eller dela upp projektet i mer hanterbara delar genom att klassificera projektuppgifterna i en hierarki av händelser som ytterligare delas upp i en serie uppgifter som inte är beroende av någon annan uppgift för att slutföra. Den används också för att fördela matchande utrustning, kostnader, material, arbetskraft och tidsperiod för att slutföra varje uppgift.
Hur skapar jag en arbetsfördelningsstruktur i Excel?
Exempel 1
Det finns mallar tillgängliga för arbetsfördelningsmallar i Excel. Med dessa mallar kan vi skapa två typer av arbetsfördelningsstruktur:
Trädstruktur
Denna struktur ser ut som följer:
Tabellvy
Det ser ut som nedan:
Steg 1: Insamling av ingångar
Innan WBS skapas krävs flera ingångar. Ingångarna till WBS består av:
- Uttalande om projektets omfattning: Detta är en detaljerad beskrivning av projektets uppgifter och leveranser
- Krav: Detta är en detaljerad beskrivning av resultatet som skulle levereras
- Organisatoriska processtillgångar: Detta inkluderar policyer, riktlinjer, mallar, procedurer, planer för organisationen
- Project Scope Management Plan: Detta är ett dokument som hjälper till att förstå hur ändringar i projektets omfattning kan hanteras
Steg 2: Samlingslag och intressenter
Detta steg innebär att identifiera vem som kan hjälpa till att skapa WBS. Det kräver samarbete med teammedlemmar. Till exempel kan teammedlemmarna hjälpa till att skriva ner alla uppgifter för projektets slutförande.
Steg 3: Bestämma representation och tillvägagångssätt för WBS
Representationen kan vara en tabellvy eller en trädstruktur som beskrivs ovan. Till exempel, för ett visst projekt är de två vyerna av WBS följande:
Steg 4: Definiera huvudleveranser och nivåer
Detta inkluderar att dela upp huvudleveranserna i ytterligare komponenter och nivåer. Det finns tre nivåer i en WBS. Det första är hela projektet, det andra innehåller alla leveranser som krävs för att projektet ska slutföras, och det tredje inkluderar uppdelning eller uppdelning av leveranser i mindre delar som arbetspaket. Arbetspaketen har en regel associerad med sig, dvs. de ska inte slutföras på mindre än 8 eller mer än 80 timmar. Denna 8/80 regel tillämpas endast på arbetspaket eftersom det här är de element som tilldelas teammedlemmen tillsammans med en tilldelad deadline.
Steg 5: 100% regel
Denna regel säger att varje nivå för uppdelning i WBS måste ha alla leveranselement som representerar 100% av dess överordnade leverans. Denna regel är viktig för att säkerställa att det inte finns några dubbletter. För detta är det nödvändigt att se till att summan av alla WBS leveranser uppgår till 100% av hela projektet. 100% bör appliceras på alla delnivåer för optimala resultat.
Steg 6: Numreringsschema
Efter att WBS-komponenterna har definierats ska varje komponent tilldelas ett nummer som kan kallas ett WBS-ID. Detta representerar platsen i WBS-strukturen där varje WBS-nivå är placerad. I den första nivån ska det första numret eller ID-numret vara 1 och följande komponenter numreras därefter sekventiellt. Till exempel skulle 1.1 tilldelas för det första delnivåelementet, 1.1.1 för ytterligare delnivåelement. 1.2 skulle tilldelas för ett annat underelement på första nivån.
Steg 7: WBS-ordbok
Detta är ett dokument som beskriver alla element i WBS.
Så efter alla dessa steg vill en WBS-mall nedan:
Uppgiftsbeskrivningarna kan indragas antingen manuellt med hjälp av knapparna 'Indrag' på fliken 'Hem' eller med villkorlig formatering. Ett annat tillvägagångssätt kan också vara att skapa en lista där numreringsschemat också är en del av uppgiftsbeskrivningen så att ingen extra indragning krävs.
Exempel 2
När vi sönderdelar projektet har vi nu konfigurerat Excel för åtkomst eller mottagning av data. Låt oss nu se nedan hur vi kan skapa en sådan mall i Excel:
Steg 1: Skapa nedanstående kolumner överst:
- Uppgifts-ID
- Uppgifts beskrivning
- Företrädare
- Ägare
- Roll
- % Slutförd
- Start datum
- Slutdatum
- Leverera till
Steg 2: Efter skapandet av dessa kolumner ska cellerna formateras. Först formaterar vi celluppgifts-ID: t. För att formatera det markerar vi först kolumnen som är avsedd för uppgifts-ID-nummer genom att klicka på bokstaven högst upp i kolumnen. Högerklicka på den valda kolumnen och välj sedan "Formatera celler" -> "Antal" och ange decimaler till 1. Därefter formaterar vi kolumn: föregångare, som spårar uppgiftsberoenden. Detta ska ställas in på samma sätt som 'Task ID'. 'Startdatum' och 'Slutdatum' ska ställas in för att acceptera angivna datum.
Steg 3: Ange data.
Steg 4: Därefter kan vi använda villkorlig formatering för olika uppgifter, till exempel säga att vi vill markera uppgifter som är associerade med en viss leverans, eller som tilldelats en viss medlem, eller uppgifter som ska betalas inom ett givet tidsintervall
Steg 5: Vi kan också se "datafält" -funktionen för att representera en kolumn som "% Komplettering grafiskt". Denna funktion kan nås i rullgardinsmenyn "Villkorlig formatering".
Saker att komma ihåg
- För att skapa ett effektivt WBS bör substantiv användas snarare än verb för att hålla fokus på leveranser.
- En hierarki eller trädstruktur bör användas för att illustrera förhållandet mellan leveranser för projektets omfattning.
- När du borrar genom WBS-nivåer bör 100% regel följas.
- WBS bör byggas tillsammans med alla medlemmar.
- Toppnivån på WBS representerar det slutliga projektet.
- Varje uppgiftsvaraktighet bör inte vara mer än tio dagar.
- Varje uppgift ska vara unik och det ska inte finnas några dubbletter.
- Det kan hjälpa till med detaljerad kostnadsberäkning.
