Vad är originalböcker?
Böcker med originalposter, även kallade den första postboken, är där hela journalposterna registreras och förvaras med alla styrkande handlingar och detaljer om transaktionerna, vilket ger förekomsten och noggrannheten för den finansiella transaktionen som bokförs innan densamma kodas om eller överföras i de enskilda huvudböckerna.
Förklaring
Ursprungliga poster betyder den första bokföringen av transaktionen som förvaras tillsammans med styrkande dokument och detaljer om transaktionen. Den håller register över alla typer av transaktioner som utgiftskuponger, fakturor, kontanttransaktioner, banktransaktioner etc. När alla detaljer om transaktionerna är registrerade i originalböckerna, kan samma transaktion bokföras ytterligare i de enskilda huvudböckerna som styr typen av transaktioner.
Exempel på böcker med originalinträde
Eftersom de olika typerna kan det finnas flera exempel för samma. Några av exemplen kan vara:
- Kontantjournaler: Böckerna med originalpost där alla typer av betalningar och kvitton som görs via kontanter registreras och underhålls. För den period då en post registreras bokas varje transaktion som involverar förflyttning in eller ut från kontanter från organisationen i kontantjournalerna med alla stöd eller bevis.
- Bankjournaler: Samma som kontantjournaler, bankjournaler upprätthålls också under perioden, som innehåller alla transaktioner som rör förflyttning av belopp från organisationens bankkonton.
- Försäljningstidskrifter: Försäljningstidskrifter är böcker där originalposter för varje transaktion är direkt relaterade till organisationens försäljningsintäkter.
- Inköpsdagböcker: Inköpsdagböcker är de böcker där originalposter för transaktionen är relaterade till inköp.
Typer av böcker med originalinträde
I allmänhet är den av två typer, visad enligt följande:
# 1 - Specialtidskrifter
Special Journals är de specialböcker som originalböckerna innehåller där separata journaler förbereds för olika transaktioners karaktär. När alla transaktioner har bokförts i de separata böckerna överförs dessa transaktioner eller säger saldon till deras enskilda och separata huvudböcker. Exempel på sådana tidskrifter är -
- Försäljningsjournal: används för att registrera transaktionen för försäljningsfakturorna när varorna har sålts på kredit.
- Inköpsjournal: Används för att registrera transaktioner med inköp för organisationen när varorna har köpts från leverantörerna på kreditbasis.
- Cash Journal eller Cashbook: Används för att registrera betalningen eller kvittot som görs kontant.
- Försäljningsretur & inköpsreturjournal: Används för att registrera data om försäljningsretur och köp som returneras. Etc.
# 2 - Allmän tidskrift
Allmänna tidskrifter är de tidskrifter som används för att registrera de transaktioner som inte registreras i någon speciell journal eller enklare termer. det kan sägas som bokföringsböckerna för de transaktioner som inte är kvalificerade för några speciella eller specifika bokföringsböcker.
Komponenter
Eftersom böckerna med originalpost lagrar transaktionerna, liksom detaljerna i transaktionerna, vissa angivna komponenter, är obligatoriska att nämnas för bokföring av en transaktion i böckerna. Dessa komponenter är som följer:
- Transaktionsdatum: Innan en transaktion registreras i journalen är det obligatoriskt att ange det datum då samma transaktion inträffar eller registreras i kontoböckerna. Om dagboken hålls datumvis rekommenderas att transaktionen anges i rätt datumfunktion.
- Relevant part och transaktionsdetaljer: Om transaktionerna registreras i specialjournalen bör transaktionen nämna den part som kredittransaktionen har gjorts med, dvs. leverantören vid köptransaktion men om transaktionen är bokad i den allmänna tidningen ska transaktionen innehålla information om relevanta parter.
- Berättelse: Berättelsen med transaktionen ger information om transaktionen samt förklarar orsaken till transaktionen eller transaktionens karaktär är en kort form.
- Ge hänvisningen till originaldokumentet: Den ska innehålla referensen till originaldokumentet baserat på vilken transaktionen har bokats, dvs. fakturanummer vid köp etc.
- Monetära detaljer: Posten bör innehålla det monetära belopp som är involverat i transaktionen.
- Ange huvudkontokontot: Det bör nämna det relevanta huvudkontokontot där samma transaktion skulle bokföras efter den lyckade fullständiga inspelningen i originalböckerna.
Fördelar
- Med bokföringen i originalböckerna registreras dagliga transaktioner i böckerna och det minskar risken för utelämnande av transaktioner.
- Eftersom böckerna behåller alla detaljer i transaktionen, liksom en sammanfattning av transaktionen i berättelserna, kan eventuella fel i transaktionen lätt identifieras under portot i det enskilda kontokontot.
- Transaktionerna registreras i kronologisk ordning, så det blir relativt lättare att kategorisera dem och överföra dem till relevanta huvudböcker.
Nackdelar
- Tidskrifterna är skrymmande och har många volymer vilket gör hanteringen av data mycket svår.
- Det är inte lätt att hitta en viss transaktion om inte personen vet datumet för transaktionen.
- Efterbokningen av alla transaktioner till den enskilda reskontot tar mycket tid.
Slutsats
Books of Original Entry hjälper organisationen att registrera transaktionerna dagligen med allt stöd och detaljer. Det hjälper till att behålla transaktionerna i förformsordning och arrangemanget av dem i kronologisk ordning gör det till hjälp att underhålla data, och transaktionens fel eller utelämnande minskas. Det hjälper alltid till att spåra flödet av data från de finansiella rapporterna till de främsta journalböckerna.
