Definition av utgiftsredovisning
Kostnadsredovisning avser identifiering av kostnader under den aktuella redovisningsperioden, vilket innebär mycket bedömning och analys av redovisningsdata. Det inkluderar bokning av fakturor, skapande av nya leverantörer i systemet, momsredovisning, periodiseringar, förbetalt, leverantörsbokanalys, snabba betalningar etc.
Registrera kostnader i bokföring med exempel
# 1 - Fakturabokning
Så snart vi får fakturan från en leverantör bokas den av leverantörsskulden. Under bokning av fakturan måste associerade företaget kontrollera fakturadatum, period det gäller, eventuella ändringar i betalningsinstruktioner, eventuell moms och andra detaljer. När den associerade har bokat fakturan går den vidare för godkännande till General Ledger-teamet, som kontrollerar om kontokodningen är korrekt.
Därefter går det till avdelningschefen för godkännande för att kontrollera om utgiften är giltig och förväntad. När det väl har gått igenom godkännandeprocessen går fakturan till statskassan för betalning.
Bokföringspost på fakturabokning
Låt oss säga att vi får en faktura på 1 000 USD för marknadsföringskostnad -
Journal när fakturan bokas -
Journal när en faktura är betald -
# 2 - Uppsamling av utgifter
En av de mest kritiska aspekterna av kostnadsredovisning är att identifiera och beakta kostnaderna under den aktuella redovisningsperioden. I verkliga situationer, många gånger, av olika skäl, får vi inte fakturor från leverantörer i tid, eller så sitter de fast i transit.
I dessa fall, när vi är säkra på att vi kommer att få fakturan, bokar vi periodiseringsposterna. Periodisering är en process för att redovisa de aktuella periodskostnaderna trots att vi inte har fått fakturorna från leverantören.
Bokföring för periodisering
Låt oss säga att leverantör X hade levererat te & kaffe för 4 000 dollar i juni 2019, fakturan har ännu inte mottagits, i det här fallet kommer följande poster att läggas ut -
Journal när periodisering bokas -
Journal när faktura tas emot -
Journal när en faktura är betald -
# 3 - Förbetalda
Ibland får vi års- eller kvartalsfakturor från leverantörer, som vi måste betala i förskott. Vi måste också fördela dessa kostnader över den relaterade perioden samtidigt som vi redovisar dem i böckerna.
Det visar kostnadsbeloppet relaterat till förskottsbetalningar i balansräkningen och det frigör det aktuella periodbeloppet till resultaträkningen.
Bokföring för förbetalda
Låt oss säga att Vendor X fakturerar ett företag kvartalsvis i förväg för underhåll av kontorsklimat. I juli mottas en räkning på 4500 USD för perioden juli-september 2019. Under redovisningen under juli månad frigörs $ 1500 till Profit & Loss A / C och $ 3000 visas som en förutbetald tillgång i balansräkningen.
Därefter, i augusti och september 2019, släpps $ 1500 till Profit & Loss-kontot som månatliga kostnader. Här är bokföringsposten -
I juli -
Journal när förbetalt är bokat -
Journal när faktura betalas -
I Augusti -
Journal när förbetalt släpps -
I september månad -
Journal när förbetalt släpps -
# 4 - Betalningar
Det är ett avgörande steg eftersom det involverar utgående medel som inte får gå till ett felaktigt konto. Den person som ställer in betalningen måste se till att kontot är korrekt inställt och verifierat två gånger.
Även när du gör betalningar är valutainställningen avgörande. Om vi betalar EURO istället för USD kommer banken att debitera extra för valutakonvertering, och säljaren kommer också att få ytterligare betalning.
Fördelar
- Finansiella rapporter representerar en korrekt och rättvisande bild av ett företags ekonomiska status
- Det är lätt att underlätta granskningen eftersom kostnader redovisas under den period som de avser
- Skatteregistrering, beräkning av internprissättning och annan lagstadgad efterlevnad blir enklare
- Förbättrar allmänhetens tro och investerarnas förtroende vilket är bra för företagen
- Data används för budgetering och olika beslutssteg
- Förbättrad relation med banker gör det enkelt för finansieringsaktiviteter
Poäng att notera om förändringar i kostnadsredovisning
I dagens globalisering och ökande krav på efterlevnad förändras processen. Med införandet av IFRS globalt sker det betydande förändringar i kostnadsredovisningsprocessen, så revisorerna måste se till att implementeringen är smidig och att organisationen är IFRS-redo.
Slutsats
Kostnadsredovisning är en viktig del av den övergripande redovisningsprocessen eftersom data används för planering, budgetering och beslutsprocesser. En bra kostnadsrapporteringsmekanism på plats går långt i vilken organisations tillväxt som helst, så varje organisation måste ha ett robust system och kvalificerad personal för kostnadsrapportering.
