Inköpsorder Betydelse
En inköpsorder (PO) fungerar som ett juridiskt dokument mellan köpare och säljare, där köparen skickar detta kontrakt som beskriver varorna och tjänsterna, leveransdatum, betalningsvillkor enligt kontraktet etc. Vanligtvis erbjuder säljaren kredit till köpare utan risk eftersom köparen är juridiskt skyldig att betala efter leverans av varor och tjänster.
Typer
Det finns fyra typer av inköpsorder, enligt följande:
- Standard PO - De används ofta, mest tillämpliga på engångskrav. Dessa beställningar används när beställningarna måste levereras vid ett visst datum och tid.
- Planerad PO - I denna PO nämns alla vanliga saker, men det schemalagda leveransdatumet är preliminärt.
- Filt PO - I denna beställning är pris, kvantitet, leveransdatum, alla preliminära. Endast detaljer om produkter och vissa villkor nämns. Övriga detaljer anges när inköpsordern slutligen släpps.
- Kontrakt PO - I den här typen anges endast villkoren i avtalet, inget annat nämns och standardinköpsorder skapas i framtiden med hänvisning till denna CPO.
Hur använder jag en inköpsorder?
- Först och främst skickar köparen en inköpsorder, på papper eller elektroniskt till säljaren eller säljaren som beskriver den önskade beställningen.
- Om säljaren finner att de kan fullfölja beställningen skickas en bekräftelse till köparen.
- Säljaren / säljaren förbereder beställningen genom att dra ut de produkter som krävs eller tilldela den personal som krävs för att tillhandahålla tjänsterna.
- Därefter levereras produkten till köparen eller tjänster tillhandahålls. Det nämns på produktpaketet för enkel identifiering och spårning.
- Efter leverans av produkten eller utförande av tjänsterna skickar säljaren en faktura till köparen med ett unikt nummer; inköpsordernumret skulle också anges på fakturan för matchningsändamål.
- Köparen gör betalningen för fakturan i enlighet med villkoren i inköpsordern och det avtal som båda parter kom överens om i början.
Exempel på inköpsorder
ZYX-företaget behövde 100 enheter av produkt A till den överenskomna hastigheten på $ 50 per enhet. Den skickar inköpsordern till säljaren LML, PO nämnde kvantitet som krävs, pris och andra villkor. Säljaren LML skickade ordern på leveransdatumet och skickade fakturan. ZYX-företaget verifierade den levererade produkten, matchade PO-numret och betalade 5 000 USD på 30 dagar enligt de betalningsvillkor som nämns i PO.
Beställningsformat
Ett enkelt format för en PO presenteras härmed. Ytterligare information kan märkas i annat företags format enligt det specifika kravet.
Du kan ladda ner den här mallen från den här sidan - Beställningsmall.
Vanligtvis finns nedanstående information på PO: n:
- Detaljerna om de produkter och tjänster som köparen kräver.
- Varumärken, SKU-nummer, modellnummer etc. för produkter och tjänster.
- Mängd av produkten och varaktighet av tjänster som krävs.
- Pris per enhet för produkten och tjänsterna.
- Förväntat leveransdatum
- Leveransplats, dvs. platsen där produkterna måste skickas.
- Fakturaadress
- Betalningsvillkor som kreditperiod, rabatter och andra villkor.
Fördelar
- Hjälper till att undvika duplicerad beställning eftersom det hjälper till att spåra vad som har beställts och betalats för.
- Det fungerar som ett juridiskt dokument och hjälper till att undvika tvister.
- Det hjälper till att förbättra lager såväl som ekonomisk noggrannhet.
- Det hjälper också till att budgetera, eftersom medel uppmanas att vara tillgängliga innan ordern läggs.
- Slutligen hjälper det också till snabbare schemalagd leverans när köparen behöver det.
Nackdelar
- Skapandet av inköpsorder för varje köp som är liten eller stor leder till mycket pappersarbete och manuella insatser.
- Kreditkort kan tjäna syftet med dokumentation vid mindre föremål och därmed eliminera behovet av PO.
