Listrutan i Excel är de alternativ som finns tillgängliga i varje cell för en användare att välja som inmatning eller någon parameter, det är ett mycket unikt sätt att ta ett värde från användaren när vi vill begränsa svaren så att det finns färre chanser för ett skräpvärde som ska finnas i våra data, det är som att vi fördefinierar de värden en användare kan mata in, det finns tre sätt att göra en rullgardinslista i Excel.
Vad är rullgardinslista i Excel?
Jag vet att alla i Excel stötte på problemet med att inte rensa datainmatning från andra avdelningar. Till exempel, istället för att skriva "Ravish" skrev någon "Ravish". De misstag de har gjort här är att de skrev in ett extra mellanslag efter namnet.
Hur coolt det är att ge en förutbestämd lista till användaren och inte tillåta dem att ange några manuella poster; istället väljer de bara från listan och inte från någon annanstans - känd som rullgardinslista i Excel.
Ett typiskt exempel är: Du gör en onlineundersökning och för alla frågor behöver du antingen JA eller NEJ som svar. Vi är människor; istället för att skriva JA eller NEJ, skriver vi våra egna berättelser.
Hur skapar jag en rullgardinslista i Excel?
Låt oss förstå hur man skapar en listruta i Excel med exempel.
I rullgardinslistan i Excel kan du skapa en serie av listan och begränsa användaren från manuell inmatning. Genom att skapa en DROPDOWN-LISTA kan vi låta användarna besvara dessa frågor endast från den förutbestämda listan.
I Excel-rullgardinsmenyn kallas också " Data Validation in Excel", som ligger under fliken Data; vi har datavalidering.
Följ den här artikeln för att släppa loss kraften i rullgardinslistan i Excel.
Exempel nr 1 - Skapa en statisk rullgardinslista i Excel
Det här är ok; låt mig skapa en enkel rullgardinslista. Jag har stadsnamn och intäktsinformation. Jag vill skapa en rullgardinslista för alla städer.
Nu i D2-cell vill jag skapa en rullgardinslista med alla tillgängliga städer från A2 till A14.
Steg 1: Välj cell D2.
Steg 2: Gå till Data, sedan Data Validation och Data Validation.
Genvägen för att öppna datavalidering är:
Steg 3: när du klickar på datavalidering öppnas fönstret nedan.
Steg 4: Under Inställningar och tillåt: klicka på listrutan och välj LIST.
Steg 5: När du väl valt LIST kommer det att se hur KÄLL-avsnittet. Under detta KÄLL-avsnitt väljer du utbudet av städer.
Steg 6: Klicka på OK för att skapa den valda listan med rullgardinsmenyer i cellen D2.
Steg 7: Försök nu att ange valfritt värde i cellen D2; det visar resultatet, eftersom "Det värde du angav är ogiltigt."
Steg 8: I stället för Excel ger informationen; vi kan ändra vår egen information till användarna om de anger värdena manuellt.
Markera cellen D2 och tryck på alt = "" + A + V + V och gå sedan till Inmatningsmeddelande
Steg 9: I den här rutan Titel: "Du kan inte ange värdena."
Inmatningsmeddelande: Välj bara från listan.
Steg 10: Välj nu cellen D2. Så snart du väljer cellen, D2, kommer den att visa den information du har angett.
Steg 11: Välj igen cellen och tryck på alt = "" + A + V + V och gå till Felvarning.
Steg 12: I Style- alternativet kan du stoppa, ge varnings- och informationsikoner. Du kan välja vilken som helst av dem.
Steg 13: Nu, under Titel: nämna din felrubrik och under Felmeddelande, nämna meddelandet du vill visa.
Steg 14: Försök nu att ange data manuellt; det visar det felmeddelande du har skapat.
Exempel # 2 - Skapa en dynamisk rullgardinslista i Excel
Vi kan skapa en dynamisk rullgardinslista. Dynamiskt betyder när data ökar, vår rullgardinslista bör också visa de uppdaterade värdena.
Ta också tidigare data för detta exempel. Lägg till ytterligare två stadsnamn.
För den föregående listan har jag lagt till ytterligare 2 städer, Napier och Genève.
Om du går till vår excel, rullgardinslista, cell (D2) och klickar på rullgardinsmenyn i excel. Den visar bara den tidigare valda listan, inte den uppdaterade.
Den visar listan fram till Kapstaden. Det visar inte nyligen inmatade värden.
För att göra vår rullgardinslista uppdaterad måste vi skapa Named Ranges och sedan skapa rullgardinsmenyn i Excel.
Steg 1: Gå till Formula och sedan Namnhanteraren.
Steg 2: Klicka på Namnhanteraren och välj Ny.
Steg 3: När du klickar på Ny. Använd formeln, som visas i bilden nedan.
Steg 5: I KÄLLAN, i stället för att välja intervallet, ge namnet vi skapade i steg 3. Steg 4: Välj nu cellen D5 och tryck på alt = "" + A + V + V och välj lista.
Steg 6: Ange nu ytterligare två stadsnamn och kontrollera rullgardinsmenyn.
Jag har skrivit Haryana och Colombo till listan. Om jag klickar på rullgardinslistan i excel, fångar den de nya värden som jag har angett i listan.
Saker att komma ihåg
- Vi kan skapa den dynamiska rullgardinsmenyn med hjälp av exceltabeller.
- Vi kan skapa en dynamisk rullgardinslista med funktionen INDIRECT.
- Vi kan direkt ange värdena för att lista direkt istället för att välja värden.
- Vi kan kopiera och klistra in rullgardinscellen till någon annan cell.
- Vi kan också skapa en beroende rullgardinslista i Excel.
- När namnhanteraren i Excel har skapat i källområdet i datavalidering skriver vi bara F3; det öppnar hela listan över namnhanterare. Här kan du välja det namn du vill ha.
