Olika metoder för att matcha data i Excel
Det finns olika metoder för att matcha data i excel, om vi vill matcha data i samma kolumn, låt oss säga att vi vill kontrollera om det är dubbelt så kan vi använda villkorlig formatering från hemfliken eller om vi vill matcha data i två eller fler olika kolumner kan vi använda villkorliga funktioner som om funktion.
- Metod # 1 - Använda Vlookup-funktionen
- Metod # 2 - Använda index + matchningsfunktion
- Metod # 3 - Skapa ditt eget sökvärde
Låt oss nu diskutera var och en av metoderna i detalj
# 1 - Matcha data med VLOOKUP-funktionen
VLOOKUP används inte bara för att få den information som krävs från datatabellen; snarare kan den också användas som ett försoningsverktyg. När det gäller avstämning eller matchning av data leder VLOOKUP-formeln tabellen.
Se till exempel nedanstående tabell.
Vi har två datatabeller här, den första är Data 1 och den andra är Data 2.
Nu måste vi förena om data i de två tabellerna matchar eller inte. Det allra första sättet att matcha data är SUM-funktionen i Excel till två tabeller för att få den totala försäljningen.
Data 1 - Tabell
Data 2 - Tabell
Jag har tillämpat SUM-funktionen för båda tabellens kolumner Försäljningsbelopp. I början av själva steget fick vi skillnaden i värden. Data 1- tabell som visar den totala försäljningen på 2,16,214 och Data 2- tabellen som visar den totala försäljningen på 2,10,214 .
Nu måste vi undersöka detta i detalj. Så, låt oss använda VLOOKUP-funktionen för varje datum.
Välj tabellmatrisen som Data 1- intervall.
Vi behöver data från den andra kolumnen, och sökningsområdet är FALSE, dvs Exakt matchning.
Resultatet ges nedan:
I nästa cell drar du av det ursprungliga värdet med ankomstvärdet.
Efter avdrag får vi resultatet som noll.
Kopiera och klistra in formeln till alla celler för att få variansvärdena.
I cell G6 och G12 fick vi skillnaderna.
I Data 1 har vi 12104 för datum 04-mars-2019, och i Data 2 har vi 15104 för samma datum, så det är en skillnad på 3000.
På samma sätt har vi för datum 18 mars 2019 i Data 1 19351 och i Data 2 har vi 10351, så skillnaden är 9000.
# 2 - Matcha data med funktionen INDEX + MATCH
För samma data kan vi använda funktionen INDEX + MATCH. Vi kan använda detta som ett alternativ till VLOOKUP-funktionen.
INDEX-funktionen används för att hämta värdet från den valda kolumnen baserat på det angivna radnumret. För att ange radnumret måste vi använda MATCH-funktionen baserat på LOOKUP-värdet.
Öppna INDEX-funktionen i F3-cellen.
Välj matrisen som ett resultatkolumnområde, dvs B2 till B14.
För att få radnumret, öppna MATCH-funktionen nu som nästa argument.
Välj uppslagsvärde som en D3-cell.
Välj sedan uppslagsmatris som kolumn Försäljningsdatum i Data 1.
Välj ”0 - Exakt matchning” i matchningstypen.
Stäng två parenteser och tryck på Enter-tangenten för att få resultatet.
Detta ger också samma resultat som endast VLOOKUP. Eftersom vi har använt samma data har vi siffrorna som de är
# 3 - Skapa ditt eget uppslagsvärde
Nu har vi sett hur man matchar data med hjälp av Excel-funktioner. Nu kommer vi att se de olika scenarierna i realtid. För det här exemplet, se nedanstående data.
I ovanstående data har vi Zone-Wise och Date-wise försäljningsdata, som visas ovan. Vi måste igen göra datamatchningsprocessen. Låt oss använda VLOOKUP-funktionen enligt föregående exempel.
Vi har många avvikelser. Låt oss undersöka varje enskilt fall.
I cell I5 fick vi variansen 8300. Låt oss titta på huvudtabellen.
Även om huvudtabellvärdet är 12104 fick vi värdet 20404 från VLOOKUP-funktionen. Anledningen till detta är att VLOOKUP kan returnera värdet för det först hittade sökningsvärdet.
I det här fallet är vårt sökvärde ett datum, dvs 20 mars 2019. I cellen ovan för norra zonen för samma datum har vi värdet 20404, så VLOOKUP har också returnerat detta värde för östra zonen.
För att lösa problemet måste vi skapa unika uppslagsvärden. Kombinera zon, datum och försäljningsbelopp i både Data 1 och Data 2.
Data 1 - Tabell
Data 2 - Tabell
Nu har vi skapat unikt värde för varje zon med det kombinerade värdet för zon, försäljningsdatum och försäljningsbelopp.
Låt oss använda VLOOKUP-funktionen med hjälp av dessa unika värden.
Tillämpa formeln på alla celler; vi får variansen noll i alla celler.
Så här, genom att använda excel-funktioner, kan vi matcha data och hitta avvikelser. Innan vi använder formeln måste vi titta på dubbletterna i uppslagsvärdet för korrekt avstämning. Ovanstående exempel är den bästa illustrationen av dubbla värden i uppslagsvärde. I sådana scenarier måste vi skapa våra egna unika uppslagsvärden och nå resultatet.
