Fullständig form av GRN - Mottagna varor
Den fullständiga formen av GRN är mottagen varan. GRN hänvisar till affärsdokumentet som fylls av kunden vid mottagandet av varorna från säljaren för att bekräfta mottagandet av alla varor enligt överenskommelse mellan de berörda parterna, och det jämförs ofta med inköpsordern (PO ) innan betalningen utfärdas till säljaren av varorna.
Funktioner i GRN
Vid tillverkning och andra typer av organisationer, där organisationsprocessen inkluderar att transportera varorna från en plats till en annan eller transportera från en extern marknad till lagret, spelar en kvitto på varan en mycket viktig roll. Ibland kan bearbetningstiden vara långsam från det vanliga, vilket kan spåras från varukvittot.
En av de viktigaste funktionerna i godsmottagningsanteckningen är att när varorna transporteras till butiken tar butikschefen detta dokument som bevis på om varorna är enligt den erforderliga kvantiteten, om den erforderliga kvantiteten som skrivs i anteckningen faktiskt tas emot eller inte. Därför blir godsmottagningsbeviset också bevis och blir granskningsspåret.
Vad ska inkluderas i mottagen varusedel?
Vanligtvis, i organisationen, är förtrycket av varukvittot från butikens avdelning. Därför bör ledningen ordentligt utbilda dem när det gäller vad som krävs för att inkluderas i varukvittot. Följande lista upprättas över de viktiga saker som ska ingå i GRN:
- Överst på GRN visar namnet på varuleverantören.
- Det följs av datum och tid för utfärdandet och datum och tid för mottagandet av butikens avdelnings varor.
- Den korrekta adressen till den plats där varorna ska transporteras och där varorna ska levereras tillsammans med rätt PIN-kod.
- Beskrivningen av varorna som transporteras och kvantiteten för varje typ av produkt, priset och priset på varorna.
- Slutet på GRN görs med signaturen och namnet på den auktoriserade personalen hos både leverantören och butikschefen och kontoristen som ska ta emot varorna.
Process för GRN
Följande är processen för GRN:
- Mottagande av faktura och utmaning och lossning av varorna till butikerna.
- Den fysiska verifieringen av antalet mottagna varor tillsammans med beskrivningen av varorna.
- Om varorna är ifrågasatta eller är av liten mängd kontaktas leverantören och ber om underskottet.
- Efter att kvantiteten har kontrollerats görs kvalitetstestet.
- En bekräftelse ska göras av challan och skickas till leverantören.
- Efter ovanstående steg förbereder den mottagande avdelningen GRN i 5 exemplar. Original för dem och de återstående till inköpsavdelningen, kontodepartementet, en till butikschefen och en till den person som gör inköpsrekvisitionen.
- Baserat på det görs poster till butiksreskontrar.
Betydelse
- Varje kontodepartement är godsmottagningsnota ett viktigt dokument eftersom det tjänar syftet med objektivitetsprincipen för redovisning. Varje bokföring i bokföringen måste obligatoriskt stödjas av beviset i dokumentär form.
- Innan produkterna betalas till säljaren verifieras varorna vidare med GRN. I en organisation, för att minska sannolikheten för fel och bedrägerier, måste en annan kontrollera en persons arbete och en person är inte inblandad i mer än en kontinuerlig process. På grund av GRN inspekteras organisationsarbetet av olika personer.
- Eftersom den faktiska fysiska kvantiteten av varor kontrolleras med varukvittot, betalas endast för de faktiskt mottagna. Därför undviks felaktig betalning.
- Detta dokument placerar också en viktig roll i leverantören. Leverantören kan bevisa med hjälp av GRN att varorna har skickats från slutet eftersom GRN är ett officiellt juridiskt dokument och kan accepteras som bevis i domstolen.
Mottagna anteckningar mot varusändningsnoter
Följande är skillnaderna mellan mottagen anmärkning och avsändningsanmärkning:
- Leverantörens avsändningsavdelning höjer varusändningen (GDN) medan köparens mottagaravdelning förbereder den mottagna varan.
- Utan ett GDN höjt kan leverantörens kontodepartement inte höja fakturan medan utan GRN kan köparens avdelning inte göra betalning eller bokföring.
Fördelar
Följande är fördelarna med de varor som fått en anteckning:
- Det fungerar som bevis för revisorer och följaktligen ingår i revisionsspårsprocedurerna.
- GRN visar den faktiska mottagna kvantiteten och därmed kan förlusten av högre betalning till leverantörerna upptäckas.
- Det är leveranssäkert. Det är ett lagligt verkställbart dokument och kan lämnas in i domstolen.
- Logistikpersonalen blir ansvarig vid fel eller bedrägerier eftersom kvantiteten alltid ska matcha med GRN-kvantiteten. En känsla av ansvar och vakenhet skapas bland teamet.
- De större företagens finansavdelningar kan använda detta dokument för jämförelseändamål om hur mycket varor som beställs och hur mycket som faktiskt har mottagits och bokats.
Slutsats
GRN är den förkortning som används för mottagna varor. Som namnet antyder fick varorna en anteckning som bekräftar mottagandet av varan från kunden eller köparen från säljaren, som fylls av köparen när varorna faktiskt mottas. Det är ett officiellt juridiskt dokument och kan godtas som bevis i en domstol.
