Vad är bokföringssystem?
Accounting System är ett system som implementeras av företag för att registrera finansiell information inklusive inkomst, kostnader och andra redovisningstransaktioner och fungerar som ett viktigt verktyg som övervakar och spårar företagets resultat och säkerställer en smidig drift av verksamheten.
Funktioner
Nedan följer de funktioner som ett redovisningssystem ska ha.
# 1 - Pålitlighet
Den information som produceras bör vara tillförlitlig. Det är en viktig funktion. Om data som matas in i detta system inte är giltiga är resultaten inte heller pålitliga. Så det kommer inte att vara möjligt att göra en korrekt uppskattning av företagets utsikter om det inte är tillförlitligt.
# 2 - Lätt att förstå
Det bör inte innehålla komplicerade formler och bör vara lätt att använda. Om det är komplicerat kan revisorn som kommer att hantera det bli förvirrad och göra fel. Det bör vara enkelt att förstå var exakt en transaktion träffar och vilken effekt transaktionen kommer att få i de finansiella rapporterna.
# 3 - Jämförbarhet
Bokslut som produceras av ett bokföringssystem bör likna dem som produceras av andra redovisningssystem, vilket resulterar i ”jämförelse mellan äpplen och äpplen”. Beräkningsmetoder bör vara enligt branschstandarder så att massorna kan förstå finansiella rapporter.
# 4 - Senaste programvaran
Detta system bör kunna utvecklas automatiskt med den ständigt växande finansvärlden. Så den senaste programvaran som uppdateras automatiskt bör användas. Allt går automatiserat i dagens värld, så detta system bör kunna anpassa sig till detta.
# 5 - Lätt att använda
Redovisningssystem bör vara enkla att använda; det borde inte vara så att en anställd behöver genomgå noggrann utbildning för att förstå systemet. När det väl är lätt att förstå av alla, kan bara alla ta med idéer för uppgradering. Diagrammen och uttalandena bör vara enkla att generera.
Typer av bokföringssystem
De är av två typer -
# 1 - Enkel post
Detta är ett informellt sätt att hålla rekord för finansiella transaktioner. Här öppnas inte separata konton. Endast utgifter och intäkter registreras när som helst. Det är alltså inte möjligt att upprätta diagram och andra finansiella rapporter från systemet för enkel inmatning. Enkel inträde underhålls mestadels av små företag eftersom de inte har expertis för att följa de senaste systemen och inte accepteras av myndigheter för skatterapportering.
# 2 - Dubbel entré
Double Entry är korrekt och används av alla större organisationer världen över. Här klubbas transaktioner i separata konton och varje transaktion har två ben som påverkar olika konton. Så det är lätt att hitta misstag eftersom varje transaktion har två ben, så det kan hända att det andra benet är korrekt och revisorn får en utlösare därifrån.
Hur fungerar det?
Steg 1: Närhelst någon transaktion sker, såsom försäljning, köp, kostnad eller någon form av transaktion, registreras den transaktionen genom korrekta tidskrifter. Så det här är den första posten du gör i det här systemet.
Steg 2: Eftersom alla redovisningssystem är datoriserade nu, så när du bokar en journal, görs respektive post i rätt kontos huvudbok.
Steg 3: I slutet av perioden beräknar den saldot för varje redovisning och upprättar finansiella rapporter som balansräkning, kassaflöden etc. i enlighet med detta.
Exempel på bokföringssystem
Varje företag har olika typer av system för att tjäna sitt syfte.
Exempel # 1 - Detaljhandel
Återförsäljare arbetar med att köpa och sälja varor. Så deras redovisningssystem bör koncentreras till lagernivån och hur mycket rabatt de får eller ger. Så hela systemet bör baseras på olika produkter och hur mycket som ska betalas eller erhållas. Det bör hjälpa dem med förhållanden som bruttovinstmarginal, nettovinstmarginal och andra åtgärder som de behöver för sin verksamhet.
Exempel # 2 - Entreprenör
Den viktigaste faktorn i konstruktionen är materialkostnader. Så detta system bör utarbetas mer om olika typer av råvaruingångar. Systemet ska kunna kasta olika förhållanden, vilket visar kostnadens rörelse.
Komponenter
Det finns fyra komponenter i redovisningssystemet. Komponenterna är steg som hjälper en transaktion från inspelning till slutleverans.
# 1 - Ingångsenheter
Dessa är verktyg som hjälper till att registrera transaktionen i detta system. De primära ingångsenheterna är tangentbord, röstassistentinspelare, streckkoder, skannrar osv. Så med hjälp av de enheter som nämns ovan anger vi en transaktion i systemet.
# 2 - Processor
Efter att ha infogat informationen plockar systemet upp data och dirigerar dem till rätt storbok, journal eller andra diagram efter behov. Denna aktivitet kallas informationsbehandling.
# 3 - Förvaring
När data är riktade till en viss huvudbok måste detta system lagra data där. Så systemet kommer att kräva hjälp av lagringsanläggningar för att utföra denna uppgift.
# 4 - Output
När informationen har sorterats och de slutliga uttalandena har förberetts, kommer systemet att kräva enheter som hjälper till att mata ut informationen. Så denna process genomförs med hjälp av en bildskärm, skrivare, projektor eller andra enheter.
Fördelar
- Systematisk bokföring av finansiella transaktioner hjälper till att utarbeta diagram och andra resultat som är användbara för att fatta ekonomiska beslut.
- Det hjälper till att identifiera bokföringsbedrägerier och utelämnanden.
- De upprättade finansiella rapporterna hjälper till i skattemässiga syften och ett annat revisionssyfte.
Slutsats
Redovisningssystemet hjälper till att registrera finansiella transaktioner systematiskt. Detta krävs för upprättandet av finansiella rapporter, som används av myndigheter för skattemässiga ändamål och investerare för att fatta välgrundade beslut. Förhållanden och diagram beräknas enkelt med hjälp av ett korrekt system.
