Filter i pivottabeller är inte lika som filter i tabellerna eller data vi använder, i pivottabelfilter har vi två metoder för att använda filter, en är genom att högerklicka på pivottabellen och vi hittar filteralternativet för pivottabelfiltret , är en annan metod att använda filteralternativen i pivottabellfälten.
Hur filtrerar man i en pivottabell?
Pivottabellen är ett användarvänligt kalkylverktyg i excel som gör det möjligt för oss att sammanfatta, gruppera, utföra matematiska operationer som SUM, AVERAGE, COUNT etc. från de organiserade data som lagras i en databas. Förutom de matematiska operationerna fick pivottabellen en av de bästa funktionerna, dvs. filtrering, vilket gör att vi kan extrahera definierade resultat från våra data.
Låt oss titta på flera sätt att använda ett filter i en Excel-pivottabell: -
# 1 - Inbyggt filter i Excel-pivottabellen
- Låt oss ha data i ett av kalkylbladet.
Ovanstående data består av 4 olika kolumner med S.No, Flat no's, Carpet Area & SBA.
- Gå till fliken infoga och välj en pivottabell, som visas nedan.
- När du klickar på pivottabellen dyker fönstret ”Skapa en pivottabell” ut.
I det här fönstret har vi möjlighet att välja en tabell eller ett intervall för att skapa en pivottabell, eller så kan vi också använda en extern datakälla.
Vi har också möjlighet att placera pivottabellrapporten, antingen i samma kalkylblad eller nytt kalkylblad, och vi kan se detta i bilden ovan.
- Pivottabell Fält kommer att finnas tillgängligt till höger på arket enligt nedan.
- Vi kan observera filterfältet, där vi kan dra fälten i filter för att skapa ett pivottabelfilter. Låt oss dra Flat No-fältet in i filter, och vi kan se att filtret för Flat No's skulle ha skapats.
- Från detta kan vi filtrera de platta nej enligt vårt krav, och detta är det normala sättet att skapa filtret i pivottabellen.
# 2 - Skapa ett filter till Values Area i en Excel-pivottabell
När vi tar data till värdeområden skapas vanligtvis inget filter till dessa pivottabellfält. Vi kan se det nedan.
Vi kan tydligt observera att det inte finns något filteralternativ för värdeområden, dvs Summa av SBA & Summa av mattan. Men vi kan faktiskt skapa det och som hjälper oss i olika beslutsändamål.
- För det första måste vi välja vilken cell som helst bredvid tabellen och klicka på filtret på datafliken.
- Vi kan se att filtret kommer i värdeområdena.
När vi fick filtren kan vi nu utföra olika typer av operationer också från värdeområden, som att sortera dem från största till minsta för att få veta toppförsäljning / område / vad som helst. På samma sätt kan vi sortera från minsta till största, sortera efter färg och till och med kan vi utföra nummerfilter som <=, =,> och många fler. Detta spelar en viktig roll i beslutsfattandet i alla organisationer.
# 3 - Visa en lista över flera objekt i ett pivottabelfilter.
I exemplet ovan hade vi lärt oss att skapa ett filter i pivottabellen. Låt oss nu titta på hur vi visar listan på olika sätt.
De tre viktigaste sätten att visa en lista med flera objekt i ett pivottabelfilter är: -
- Använda skivor.
- Skapa en lista med celler med filterkriterier.
- Lista över kommaseparerade värden.
Använda skivor
- Låt oss ha en enkel pivottabell med olika kolumner som Region, Månad, Enhetsnr, Funktion, Bransch, Ålderskategori.
- Skapa först en pivottabell med ovanstående data. Välj data, gå sedan till infoga fliken och välj ett pivottabellalternativ och skapa en pivottabell.
- Från det här exemplet ska vi överväga funktion i vårt filter, och låt oss kontrollera hur den kan listas med hjälp av skivor och varierar enligt vårt val. Det är enkelt eftersom vi bara väljer vilken cell som helst i pivottabellen, och vi går till analysfliken på menyfliksområdet och väljer insatsskäraren.
- Sedan ska vi infoga bilden som skivaren av den arkiverade i vårt filterområde, så i det här fallet arkiverades "Funktionen" i vårt filterområde och tryck sedan på Ok, och det kommer att lägga till en skivare på arket.
- Vi kan se objekt som är markerade i skivaren är de som är markerade i våra filterkriterier i pivottabellen i rullgardinsmenyn för filter.
Nu är detta en ganska enkel lösning som visar filterkriterierna. Genom detta kan vi enkelt filtrera bort flera objekt och se resultatet variera i värdeområden. Från exemplet nedan är det tydligt att vi hade valt de funktioner som är synliga i skivaren och kan ta reda på antalet ålderskategorier för olika branscher (som är radetiketter som vi hade dragit in i radetikettfältet) som är associerade med de funktioner som är i en skivare. Vi kan ändra funktionen enligt våra krav och kan observera att resultaten varierar enligt de valda artiklarna.
Men om du har många objekt i listan här och det är väldigt långt, kanske de här objekten inte visas ordentligt och du kan behöva bläddra mycket för att se vilka objekt som är markerade, så det leder oss till boetlösning för att lista ut filterkriterierna i celler.
Så, "Skapa lista med celler med Pivot Table Filter Criteria" kommer till vår räddning.
Skapa en lista över celler med Pivot Table Filter Criteria: -
Vi kommer att använda en ansluten pivottabell, och vi kommer i princip att använda ovanstående skivare här för att ansluta två pivottabeller tillsammans.
- Låt oss nu skapa en kopia av den befintliga pivottabellen och klistra in den i en tom cell.
Så nu har vi en duplikatkopia av vår pivottabell, och vi kommer att ändra lite för att visa att Funktionsfältet i raderna.
För att göra detta måste vi välja vilken cell som helst inuti vår pivottabell här och gå över till fältlistan för pivottabellen och ta bort Industri från raderna, ta bort åldersgruppskategori från värdesområdet och vi kommer att ta Funktionen som finns i vårt filterområde till radområdet, och så nu kan vi se att vi har en lista över våra filterkriterier om vi tittar här i vår filterrullgardinsmeny har vi listan över objekt som finns där i skivor och funktionsfilter också.
- Nu har vi en lista över våra kriterier för pivottabelfilter, och detta fungerar eftersom båda dessa pivottabeller är anslutna av skivaren. Om vi högerklickar någonstans på skivaren och rapporterar anslutningar
- Pivottabellanslutningar som öppnar en meny som visar att båda dessa pivottabeller är anslutna när kryssrutorna är markerade.
Detta innebär att när en ändring görs i första pivot, kommer den automatiskt att återspeglas i den andra.
Tabeller kan flyttas var som helst; den kan användas i alla finansiella modeller; radetiketter kan också ändras.
Lista över kommaseparerade värden i Excel-pivottabellfilter: -
Så det tredje sättet att visa våra kriterier för pivottabellfilter är i en enda cell med en lista med kommaseparerade värden, och vi kan göra det med TEXTJOIN- funktionen. Vi behöver fortfarande de tabeller som vi använde tidigare och använde bara en formel för att skapa den här värden och separera dem med komma.
Detta är en ny formel eller ny funktion som introducerades i Excel 2016 och den heter TEXTJOIN (Om det inte finns något 2016 kan du också använda sammanfogningsfunktion); textanslutning gör denna process mycket enklare.
TEXTJOIN ger oss i princip tre olika argument
- Avgränsare - som kan vara ett komma eller mellanslag
- Ignorera tomt - sant eller falskt för att ignorera tomma celler eller inte
- Text - lägg till eller ange ett cellområde de innehåller de värden vi vill sammanfoga
Låt oss skriva TEXTJOIN - (avgränsare - vilket skulle vara "," i det här fallet, SANT (eftersom vi ska ignorera tomma celler), K: K (som listan med valda objekt från filtret kommer att finnas tillgänglig i den här kolumnen) för att gå med i valfri värde & ignorera även tomt värde)
- Nu ser vi att få en lista över alla våra kriterier för pivottabellfilter förenade med en sträng. Så det är i grunden en kommaseparerad värdelista.
- Om vi inte vill visa dessa filterkriterier i formeln kan vi dölja cellen. Välj bara cellen och gå upp till fliken analysalternativ; klicka på fältrubriker & som kommer att dölja cellen.
Så nu har vi listan över värden i deras kriterier för pivottabellfilter. Nu, om vi gör ändringar i pivottabelfiltret, återspeglas det i alla metoder. Vi kan använda någon av dem. Men så småningom krävs det för kommaseparerad lösning och listan. Om du inte vill visa tabellerna kan de döljas.
Saker att komma ihåg om Excel Pivot Table Filter
- Pivottabelfiltrering är inte ett tillsatsmedel, för när vi väljer ett kriterium och om vi vill filtrera igen med andra kriterier kommer det första att kasseras.
- Vi har en speciell funktion i Pivot Table-filtret, dvs. ”Sökruta”, som gör att vi kan avmarkera manuellt några av de resultat som vi inte vill ha. För Ex: Om vi har en enorm lista och det också är tomma, så för att välja tomt kan vi enkelt bli valda genom att söka efter tomma i sökrutan istället för att bläddra ner till slutet.
- Vi ska inte utesluta vissa resultat med ett villkor i Pivot Table-filtret, men vi kan göra det med hjälp av "label filter". För Ex: Om vi vill välja en produkt med en viss valuta som rupie eller dollar etc. kan vi använda ett etikettfilter - "innehåller inte" och bör ge villkoret.
Du kan ladda ner denna Excel-mall för pivottabellfilter härifrån - Excel-mall för pivottabellfilter.
