Avstämning av böcker är avstämningen som utförs av företaget före stängningen av sina konton för att säkerställa att böckerna är uppdaterade och att det inte finns någon manipulation eller bedrägeri i företagets konton.
Försoning av böcker
Som vi alla vet är kontoböcker ritningar för alla företag. Att upprätthålla bokböckerna är nyckeln till ekonomisk förvaltning.
Det är dock inte tillräckligt att föra kontoböcker. Det är också nödvändigt att räkenskaperna är korrekta och fullständiga. Det finns olika kontroller och kontroller möjliga för att säkerställa detta, men ett av de mest grundläggande och väsentliga sätten är "avstämning av böcker."
- Vad är försoning?
- När görs försoning?
- Vilken period görs försoning för?
- Varför ska försoning utföras?
- Bästa praxis för avstämningsprocessen
- Hur ser ett försoningsuttalande ut?
- Vilka typer av avstämningar?
- # 1 - Bankavstämning
- # 2 - Leverantörsförsoning
- # 3 - Kundavstämning
- # 4 - Avstämning mellan företag / li>
- # 5 - Affärsspecifik avstämning
- Användbara tips för MS Excel när du utför avstämningar
Vad är försoning?
Det är en process som jämför två uppsättningar poster och analyserar skillnaderna mellan de två uppsättningarna, om någon.
Dessa två uppsättningar av poster kan vara allt från hela sortimentet av konton. Generellt sett är en uppsättning av posten en huvudbok från företagets böcker själv som måste avstämmas och den andra uppsättningen av posten erhålls från interna eller externa källor.
t.ex. att jämföra bankboken (intern källa) med kontoutdraget (extern källa).
När görs försoning?
Det utförs vanligtvis innan konton stängs. Det är tillrådligt att göra det varje månad så att böckerna är uppdaterade, men de kan också göras kvartalsvis eller årligen.
Tyngre volymen mer bör vara frekvensen av avstämning så att avstämningsprocessen blir mjukare.
De bör göras årligen innan böckerna certifieras av revisorerna. De flesta avstämningarna är en förutsättning för revisionsteständamål. Sedan ikraftträdandet av Sarbanes Oxley (SOX) 2002 har avstämningar blivit ännu mer kritiska eftersom kraven som krävs har ökat till en annan nivå.
Vilken period görs försoning för?
En av de kritiska aspekterna att ta hand om när du utför avstämning är att perioden för båda uppsättningarna av poster ska vara densamma.
I fortsättning med ovanstående exempel är det mycket ologiskt att jämföra bankbok som extraherats för perioden 01-jan-16 till 31-mars-16 med kontoutdraget för 1-jan-16 till 30-juni-16. Det bör finnas en gemensam bas för jämförelse.
En viktig sak att tänka på är också att början eller början alltid ska vara lika för båda uppsättningarna. I ovanstående fall, om saldorna på 01-jan-16 inte är identiska, bör denna skillnad först rättas snarare än att gå vidare med avstämningen för 01-jan-16 till 31-mar-16.
Varför ska försoning utföras?
Upptäck bedrägerier
- Det är lätt att manipulera kontoböcker. Ett sätt att upptäcka bedrägerier är genom försoning. Låt oss förstå detta med ett exempel.
- Kassör för ABC Corporation begår bedrägeri genom att inte registrera kontanter som mottagits från kunder. Genom att göra detta är kunden och kassaböckerna oförändrade och han kan ficka de mottagna kontanterna.
- Ett enkelt sätt att upptäcka bedrägerier som detta är att genomföra kundbokföring. När kundens huvudbok i Böckerna i ABC jämförs med ABCs bok i kundens Böcker, kommer inte saldorna att bindas och bedrägeriet kommer att upptäckas.
Se till att uppgifterna är kompletta:
- Ibland påverkar vissa aktiviteter våra böcker, men inte dirigeras via kontoteamet och kan därför inte upptäckas.
- Ett litet exempel är en check som deponerats av en kund direkt på bankkontot. Om kunden inte informerar kommer bankboken, liksom kundboken, att vara ofullständig, vilket leder till en felaktig framställning av fakta.
Se till att uppgifterna är korrekta:
- Det finns risk för mänskliga fel i redovisningsprocessen.
- Ett exempel på mänskliga fel är felaktig placering av siffror, t.ex. var faktiskt försäljningsvärde Rs. 99 736, som registrerades felaktigt som Rs. 97,936.
- Dessa kan upptäckas vid avstämning av konton. Dessa är inget annat än transponeringsfel, och i det här fallet är skillnaden i allmänhet delbar med 9.
Bästa praxis för avstämningsprocessen
Några av de bästa metoderna som kan användas så att försoning hjälper till att uppnå sitt syfte är följande:
- Företag bör inrätta en avstämningsprocess som ska följas internt. Den ska täcka frekvensen, nyckelkonton för vilka avstämning ska göras, standardiserade format etc. Dessa processer varierar beroende på volym, typ av bransch, högriskområden etc. Policyen bör förberedas och spridas till Ekonomi- och kontoteam regelbundet.
- Uppdelning av arbetsuppgifter bör följas. Det betyder att anställda som registrerar posterna i kontoböckerna inte ska vara en del av avstämningsprocessen. Det kommer att se till att man kontrollerar det arbete som utförts av en annan.
- Behörighetsmatris för tillverkarens kontrollprocess bör följas. Avstämningsuttalanden bör också utarbetas och kontrolleras av olika anställda baserat på beteckningen. Den verkställande direktören kan förbereda avstämningsuttalandet och chefen kan kontrollera detsamma.
- Korrekt avloggning bör göras av beredaren och kontrollören så att människor känner sig tillräckligt ansvariga.
- Stränga tidslinjer för slutförandet av avstämningar bör ställas in för att upptäcka bedrägerier och vidta snabba åtgärder.
- Internrevisionens omfattning bör också omfatta kontroll av dessa avstämningsuttalanden.
- Godkännandeprocessen bör ställas in för att skicka korrigeringsposter (om sådana upptäcks under avstämningsprocessen) för korrigering av konton. Det kommer att säkerställa att mellan- och överledningen uppdateras då och då.
- Stöddokument (som kontoutdrag, kundens huvudbok etc.) bör utgöra en del av avstämningsuttalandet där avskrivning ska erhållas.
Hur ser ett försoningsuttalande ut?
Ett försoningsuttalande bör vara så enkelt som möjligt. Det bör innehålla nödvändiga detaljer som vilken bokföring som avstäms, vilken period av avstämning är, när är avstämningen förberedd, vem som har förberett, kontrollerat, godkänt etc.
Följande är ett enkelt format av avstämningsuttalandet:
| ABC Co. | |||
| Bankavstämningsanalys den 31 mars-16 | |||
| Bankkontonummer 00000xxxxxx | |||
| Saldo enligt kontoböcker den 31 mars-16 | xxx | ||
| Lägg till: | Justering 1 | xxx | |
| Justering 2 | xxx | ||
| Justering 3 | xxx | xxx | |
| Mindre: | Justering 4 | xxx | |
| Justering 5 | xxx | xxx | |
| Justering 6 | |||
| Balans enligt bankkontoutdraget den 31 mars-16 | xxx | ||
| Förberedd av: Revisor | |||
| Kontrolleras av: Manager | |||
| Verifierad av: Finance Controller | |||
Vilken som helst av de två uppsättningarna kan tas som bas och justeringarna ska läggas till eller subtraheras och därigenom komma till balanseringssiffran.
I ovanstående format tas bankboken som bas. Men om kontoutdraget anses vara basen kommer alla justeringar att återföras. Att följa två fall hjälper dig att förstå detta bättre:
Fall A - Att ta bankboken som bas
| Saldo enligt kontoböcker den 31 mars-16 | 9 700 | ||
| Lägg till: | Kontroller utfärdade men inte deponerade | 10.000 | |
| Bank Intresserad krediterad av Bank | 75 | 10 075 | |
| Mindre: | Bankkostnader registreras inte | 175 | 175 |
| Balans enligt bankkontoutdraget den 31 mars-16 | 19 600 |
Fall B - Att ta kontoutdraget som bas
| Balans enligt bankkontoutdraget den 31 mars-16 | 19 600 | ||
| Lägg till: | Bankkostnader registreras inte | 175 | 175 |
| Mindre: | Kontroller utfärdade men inte deponerade | 10.000 | 175 |
| Bank Intresserad krediterad av Bank | 75 | 10 075 | |
| Saldo enligt kontoböcker den 31 mars-16 | 9 700 |
Vilka typer av avstämningar?
Grundläggande avstämningsuttalanden som är väsentliga och utarbetade i den dagliga affärsredovisningen:
- bankavstämning
- Leverantörsförsoning
- Kundavstämning
- Avstämning mellan företag
- Affärsspecifik avstämning
Vi kommer att diskutera vart och ett av dessa uttalanden i detalj:
# 1 - Bankavstämning
Ett bankavstämningsuttalande upprättas om faktiska transaktioner som återspeglas i kontoutdraget gentemot transaktioner som registrerats i vår bankbok.
Några av anledningarna till skillnaden mellan bankbok och kontoutdrag är:
- Check utfärdad till en säljare men presenteras vid ett senare tillfälle
(Ibland finns det checkar som är mycket gamla på kontoutdraget. De är inaktuella och kan inte ens deponeras längre. Det är bättre att skriva av dem och hålla bankboken klar.)
- Det belopp som en kund sätter in direkt på vårt bankkonto
- Bankränta krediteras av banken
- Bankkostnader debiteras av banken
- Bankfel (även om det är sällsynt kan misstag inträffa genom datainmatningsfel är också möjligt av banken)
Alla betalnings- och kvittonrelaterade aktiviteter spåras genom bankboken. Att förena det hjälper till att hålla den uppdaterad.
För att göra våra liv enklare har de flesta redovisnings-affärssystemen inbyggda funktioner som hjälper till att extrahera bankavstämningsuttalandet direkt.
Det grundläggande konceptet som används i dessa affärssystem är att registrera "bankdatum" för varje transaktion. Ett bankdatum är ett datum då transaktionen återspeglas i kontoutdraget. ERP extraherar en rapport baserad på "Dokumentdatum" gentemot "Bankdatum".
# 2 - Leverantörsförsoning
Ett leverantörsavstämningsuttalande är upprättat för att se till att de bokförda bokföringarna i leverantörens böcker överensstämmer med bokföringsposterna i våra böcker.
Orsakerna till avvikelser är följande:
- Säljaren får inte boka inköpsreturer som bokats av oss.
- Kontroller som utfärdats av oss återspeglas kanske inte i deras böcker. Det händer i allmänhet när kontrollen är felplacerad eller försvinner under transitering.
- Varor under transport registreras inte av oss utan registreras av säljaren;
# 3 - Kundavstämning
Ett kundavstämningsuttalande är mycket likt leverantörsavstämning. Den är beredd att kontrollera om kundens böcker är synkroniserade med våra böcker. De flesta företag behandlar kundavstämning som en prioritet framför leverantörsavstämning. Det beror på att pengar erhålls från kunder, och det är alltid bättre att avstämma så att betalningarna inte väntar på grund av vissa problem med avseende på bokföringsposter.
Orsakerna till avvikelser är följande:
- Returer som bokats av kunder visas inte i våra böcker.
- Skatter som dras av av kunden som inte redovisas i våra böcker.
- Varor under transport registreras som försäljning i vår huvudbok.
- Betalningar direkt överförda till vårt bankkonto registreras inte.
En god praxis är att genomföra månatliga avstämningar av kunder på rotationsbasis. Låt oss att ett företag har 100 udda kunder, och avstämningar av cirka 10-15 kundreskontrar bör göras varje månad.
När avstämningen är fullbordad och certifierad av båda parterna kan också ett balansbekräftelsebevis för den angivna perioden utfärdas. Det kommer att säkerställa att öppningsbalansen inte behöver kontrolleras igen. Det hjälper också till att lösa tvister.
# 4 - Avstämning mellan företag
Koncernföretag (innehav, dotterbolag etc.) måste utarbeta konsoliderade bokföringsbok. Dessa böcker behöver eliminera transaktioner mellan företag som försäljning från Holding Co. till dess dotterbolag Co. För detta blir det ytterst viktigt att deras kontoböcker alltid är synkroniserade och därför bör avstämmas regelbundet innan konsolideringsprocessen är klar .
# 5 - Företagsspecifik avstämning
Varje företag måste förbereda andra avstämningar utöver de grundläggande som nämns ovan. Ett exempel på detta är avstämningen mellan kostnader för varor
Denna avstämning gäller inte tjänstebranschen eftersom de inte har lager. Det är dock viktigt för företag som har lager.
Vad kostar sålda varor?
Kostnad för sålda varor = Öppningslager + Inköp - Utgående lager
Kostnad för sålda varor = Försäljning - vinst
Endera av de två metoderna kan komma till varukostnaden. Båda måste vara lika mycket. Om inte, bör ett avstämningsuttalande upprättas för att ta reda på orsaker till skillnader. Dessutom bör fysisk verifiering av utgående lager genomföras, och detsamma bör avstämmas med utgående lager som visas i boken.
Avstämning av böcker Video
Användbara tips för MS Excel när du utför avstämningar
- En standardiserad mall bör utarbetas med alla viktiga formler i Excel. (Format som illustreras ovan kan användas)
- I fallet med Leverantör / Kund avstämning, Faktura nr fungerar som en standardfält som kan tas som en bas för att utföra funktionen LETARAD och göra avstämningsprocessen enklare. Se till att göra en klistra in special efter att du har använt Excel Vlookup-funktionen.
- Filtrera ut debiterings- och kreditposter separat och avstämma dem individuellt. Ett annat sätt att separera poster är att filtrera dem på typen, dvs. betalningar, fakturor, returer, andra justeringar. Att förena dessa separat och sedan lägga till skillnaderna kommer att visa sig vara till hjälp.
