Vad är den fullständiga formen av GL?
Den fullständiga formen av GL är General Ledger. Det kan definieras som kontoböcker som registrerar bokföringsposter. Det ger ett omfattande och systematiskt register över alla monetära transaktioner i en organisation som används vid upprättandet av finansiella rapporter och utvärderar det övergripande ekonomiska välbefinnandet i en organisation genom att låta användarna titta på den bredare bilden.
Klassificering
GL kan klassificeras enligt följande:
- Kostnadsbok: Denna typ av bok används för att registrera alla kostnader som en organisation har haft. Hyreskonto, elkonto etc. är exempel på en kostnadsbok.
- Kapitalbok: Denna typ av huvudbok används för att registrera transaktioner om kapital som har införts eller dragits ut från en organisation.
- Inkomstbok: Denna typ av huvudbok används för att registrera alla typer av intäkter som intjänats och upplupits av en organisation. Erhållen ränta, försäljning etc. är exempel på en inkomstbok.
- Ansvarsbok: Denna typ av huvudbok används för att registrera alla typer av skulder som en organisation har. Borgenärer, lån, leverantörsskulder etc. är exempel på ansvarsreskontrar.
- Asset Ledgers: Denna typ av reskontra används för att registrera alla typer av tillgångsrelaterad information. Bank, kontanter, gäldenärer, möbler, maskinkonton etc. är exempel på en tillgångsbok.
Hur fungerar det?
Revisorerna använder en huvudbok för att lagra och organisera finansiell information som används för att skapa en organisations ekonomiska rapporter. Alla finansiella transaktioner i en organisation bokförs till deras dedikerade underkontokonton. Dessa transaktioner sammanfattas sedan och används för att upprätta en provsaldo, som fungerar som en rapport för varje reskontos saldo. Revisorn kontrollerar sedan testbalansen för att identifiera om det finns några fel och justerar detsamma genom att bokföra nödvändiga journalposter. Revisorn tar sedan den justerade provbalansen i bruk för att generera en organisations ekonomiska rapporter.
Exempel
ABC Limited handlar med möbler. Den sålde tio möbelenheter till 200 dollar vardera till sin återförsäljare för kontanter den 10 januari 2020. Boka bokföringsposterna för ABC Limited angående ovan nämnda transaktion.
Svar
Ovanstående poster, dvs. kontanter och försäljningsposter, kommer att bokföras till kontant respektive försäljningskonto. Kontant- och försäljningskontot för ABC Limited är-
Behov av GL
Det behövs av följande skäl:
- Det hjälper till att identifiera bedrägerier.
- Hjälper användare att minimera eller eliminera fel och bedrägerier.
- Det tillåter användare att omedelbart stoppa onormala transaktioner.
- Huvudboken hjälper användarna att slutföra sin provbalans.
- Det ger en korrekt översikt över affärstransaktioner.
- Huvudböcker gör det enkelt att lämna in inkomstdeklarationer för användarna eftersom de har utgifter och intäkterna tjänade på ett ställe.
- Huvudbok tillåter användare att sammanställa sina kritiska finansiella rapporter som inkluderar en resultaträkning, kassaflödesanalyser och balansräkningar. Hjälper alltså till utvärderingen av lönsamhet, likviditet och ekonomiskt välbefinnande som helhet.
General Ledger vs. General Journal
Skillnaden är följande:
- Definition: Huvudbok kan definieras som ett konto som används för att sortera, lagra och sammanfatta en organisations ekonomiska transaktioner, medan en allmän journal kan beskrivas som en bok med konton som registrerar varje finansiell transaktion i kronologisk ordning.
- Grund för inträde: Inlägg bokförs baserat på de konton som påverkas, medan i en huvudbokspost bokas i kronologisk ordning.
- Ingångspunkt: En allmän journal är den första posten, medan en huvudbok är den andra posten i bokföring för att registrera en finansiell transaktion.
Fördelar
Fördelarna är följande:
- Huvudboken hjälper till att lära sig en organisations ekonomiska välbefinnande när som helst.
- Det fungerar som en inblick i ett företags transaktion. Huvudbok gör det möjligt för revisorerna att ta ett djupt steg i att lära sig en organisations verksamhet.
- En detaljerad analys av huvudböcker gör det möjligt för en organisations revisorer att bilda en djup förståelse för en organisations välbefinnande.
- Huvudbok underlättar också BRS eller bankavstämningsuttalanden, eftersom alla finansiella transaktioner som tillhör ett visst bankkonto registreras på ett ställe.
- Klassificeringsfaktorn gör det möjligt för organisationen att se sina gäldenärers totalsummor på en gång.
Nackdelar
Nackdelarna är följande:
- Dyrt och tidskrävande: huvudbanksystemet kan vara både dyrt och tidskrävande. En organisation kan behöva anställa revisorer för att lägga upp sina transaktioner till huvudboken. Detta system innebär också mycket arbete. Det är därför de flesta småföretagare har svårt att välja och hantera GL-systemet för redovisning.
- Benägna att fel: En annan nackdel är att det kan vara det faktum att dessa är mycket benägna att bedrägerier och fel. Möjligheten att begå fel och misstag är alltid stor i en huvudbok.
Slutsats
General Ledger (GL) gör det således möjligt för användarna av bokslutet att se på den bredare bilden. Det ger ett systematiskt och meningsfullt register över alla typer av finansiella transaktioner i en organisation som är mycket användbara vid upprättandet av finansiella rapporter. Det gör det möjligt för användare att utvärdera en organisations ekonomiska välbefinnande. Den kan klassificeras som kostnadsbok, kapitalbok, kapitalbok, inkomstbok och skuldbok.
