Vad är försoning?
Avstämning är praxis att matcha saldon i konton för att hitta ekonomiska inkonsekvenser, avvikelser, utelämnanden och till och med bedrägerier. Varje transaktion registreras på två konton (debitering i en och kredit i en annan) i kontoböckerna. Avstämningen i slutet av varje redovisningsperiod inkluderar därför matchning av saldon och se till att debiteringar (krediter) från ett konto för en transaktion är desamma som kredit (debiteringar) till ett annat konto för samma transaktion.
Avstämning kan också göras för att matcha saldon mellan interna och externa konton. Till exempel kan ett företag avstämma banktransaktioner registrerade i sina böcker och de som registrerades i bankens slut för att räkna ut obalanser. På personlig nivå kan någon hålla koll på sina kreditkortsutgifter och matcha kontoutdraget för att förstå kontoskillnaderna.
Försoningsexempel
- Förutsatt att ett företag avstämmer banktransaktioner i sina böcker med kontoutdraget. Företaget gör denna övning i slutet av månaden. Den fick reda på att en check som utfärdades den 31: e månaden inte har debiterats från saldot i banken, och banken dragit av vissa avgifter från saldot, som inte registrerades i företagets böcker.
- Här kommer saldot i företagets böcker och bankens bok inte att matcha och poster måste göras / korrigeras för att återspegla rätt saldon i kontona. Företaget kommer att redovisa bankkostnaderna i sina böcker och banksaldot kommer att justeras för att återspegla den korrekta bilden i kontona.
Process av försoning
Processen med allmän försoning är som följer:
# 1 - Jämför ett kontosaldo med det andra
I det första steget matchas debiteringen och krediterna för att säkerställa att saldona matchar. Till exempel, när ett företag betalar hyra, debiterar det hyreskontot och krediterar kontant eller hyreskuld. Vid avstämningsdatumet ska alla debiteringar i hyran matcha krediterna i kontantkontot och hyresbetalningskontot relaterat till hyreskostnaden.
# 2 - Kontrollera poster i båda kontona
Om det finns ett fel i det första steget måste revisorn kontrollera kontots transaktion per transaktion för att ta reda på vilka poster som orsakar felet. Skillnaderna kan främst uppstå på grund av skrivfel, debitering istället för att kreditera konton, vidarebefordran av poster på fel konton, inte registrering av poster i ett konto etc.
# 3 - Korrigera felaktiga poster
När räkenskapsföraren räknar ut vilka poster som orsakar obalansen kan dessa poster analyseras och korrigeras för att återspegla rätt saldon.
# 4 - Balansera kontona igen
När korrigeringarna är gjorda måste man kontrollera om det inte finns några matchningar i slutbalansen igen för en noggrann kontroll. Eftersom ett företag kan genomföra ett enormt antal transaktioner under en period är avstämningsprocessen oftast inte möjlig manuellt. Det görs vanligtvis med hjälp av bokföringsprogramvara som kastar bort fel för granskning av revisorerna.
Typer av försoning
Det finns fem huvudtyper av försoning:
- # 1 - Bankavstämning - Transaktioner i kontoutdrag avstäms med bokförda kontanterelaterade transaktioner i företagets böcker.
- # 2 - Kundavstämning - Kundernas saldon på företagets böcker matchas med saldon i respektive kunds böcker.
- # 3 - Leverantörsavstämning - Leverantörsbalanser på företagets böcker matchas med saldon i respektive leverantörsböcker.
- # 4 - Avstämning mellan företag - Saldon på företagsböckerna mot ett dotterbolag avstäms med saldot mot föräldrarna i dotterbolagets böcker
- # 5 - Affärsspecifik avstämning - Avstämningar är specifika för arten av den affärsaktivitet som företaget bedriver.
Försoningsmetoder
Avstämning kan göras med två metoder som beskrivs nedan:
# 1 - Dokumentgranskning
Detta är en formell försoningsprocess och följs allmänt. Enligt denna metod kontrolleras alla konton för att säkerställa att de registrerade och använda beloppen är desamma. Denna metod använder vanligtvis redovisningsprogramvara och gör en utförlig, detaljerad granskning.
# 2 - Analytics Review
I den här metoden ses saldon individuellt och jämförs med vad de ska baseras på en specifik parameter. Den mest framträdande parametern kan vara historiska trender och aktiviteter. Till exempel, medan man siktade igenom en lista med transaktioner, fann en revisor att en kostnad som hyran registrerades vara tio gånger högre än de föregående åren. Detta kommer att kräva en närmare granskning av konton.
Fördelar
- Avstämning hjälper till att hitta felaktiga bokföringsposter inklusive olämplig behandling av bokföringsposter
- Det hjälper till att hitta fel i utelämnande och uppdrag och korrigera dem omedelbart
- Det hjälper företag att undvika negativa åsikter från revisorerna, vilket är en möjlighet om de inte får rätt svar för felaktiga matchningar
- Det hjälper företagen att hålla sig synkroniserade med de redovisningsmetoder som tillsynsmyndigheterna föreskriver
- Det hjälper till att matcha transaktionerna från källan
- Det hjälper till att upptäcka bedrägerier inom företaget eller i externa transaktioner där företaget är inblandat
- Det hjälper till att fylla i bokföringsposterna eftersom det tar in saknad information och styrkande dokument
- Det kan hjälpa till att fatta bättre informerade affärsbeslut eftersom det gör kontona mer pålitliga och felfria.
Slutsats
- Företagen förlitar sig på finansiell information som presenteras för ledarna, varför det blir avgörande att den informationen är felfri. Om de presenteras med felfri information kan ledare fatta sitt beslut med förtroende.
- Avstämning hjälper redovisningspersonalen att rensa bort eventuella fel från räkenskaperna, som sedan kan presenteras för intressenter för beslutsfattande. Som tidigare nämnts är försoning en nödvändig process och måste följas av alla organisationer, små och stora.
- Det är viktigt för organisationer att göra försoning ofta, på ett tidsbegränsat sätt och se till att de människor som gör försoningen inte är samma personer som i första hand gjorde beräkningarna för att undvika intressekonflikter.
