Vad är Imprest-systemet?
Imprest System är en typ av finansiellt bokföringssystem som är utformat för att spåra och dokumentera hur kontanter har använts. Det vanligaste exemplet är småkassasystem som redovisar alla småkassatransaktioner för att upprätthålla en jämvikt i fonden som är lika med summan av små kontantintäkter och ytterligare kontanter som finns kvar i fonden.
Exempel
A Ltd försöker skapa en reserv för att upprätthålla alla sina små kontanttransaktioner. Som en administrativ avdelning för A ltd, vägleda detsamma med de formella förfarandena med hjälp av vilka det kan skapa en penningfond. Imprest-system för små kontanter är en av de vanligaste typerna av ett förskottssystem som används för att registrera småtransaktioner under de tider då det är obekvämt eller opraktiskt för användarna att skära kontrollerna.
Konton med små kontanter har vanligtvis ett förutbestämt kontantbelopp som kan användas för olika ändamål, till exempel att ersätta anställdas utgifter, betalning av småutgifter etc. Et ltd kan skapa en penningfond genom att redovisa och registrera alla småkontanttransaktioner med hjälp av följande steg-
- Ett förutbestämt kontantbelopp tilldelas för att skapa en liten kontant fond. Detta konto registreras separat i en organisations huvudbok.
- I nästa steg måste företaget identifiera alla sina nominella utgifter som betalas med kontanter och följaktligen dokumentera alla i systemet med kvitton.
- För att upprätthålla ett förutbestämt balans, måste företaget tillfälligt fylla på sin småfond.
- Företaget måste regelbundet övervaka småfonden så att det inte finns några avvikelser mellan det förväntade kontantbeloppet och det faktiska kontantbeloppet.
- Den administrativa avdelningen måste genomföra en lämplig utredningsprocess om den upptäcker några avvikelser.
Fördelar med Imprest-systemet
# 1 - Upptäckt bedrägeri
Imprest-systemet eliminerar möjligheterna till obehörig användning eftersom medlen är avsedda för förutbestämda ändamål. Detta gör i gengäld spårning av utgifter och rapportering av avvikelser mycket lättare vilket i slutändan hjälper till att upptäcka och snarare eliminera möjligheterna till bedrägerier.
# 2 - Minskning av fel
Kassören granskar småkassan med täta intervaller, och om det finns några misstag eller fel, kan detsamma lätt spåras och rättas till.
# 3 - Reglering av småutgifter
Små utgifter hanteras med de inställda gränserna för förskottssystemet, vilket gör det nästan omöjligt för småkassan att spendera högre än de små kontanter som finns tillgängliga på kontot.
# 4 - Minskar huvudkassörens börda
Petty cash book befriar både cash book och Chief Cashier från bördan att registrera små och nominella utgifter.
# 5 - Enkel och snabb metod
Jämfört med andra metoder är detta alldeles för snabbt, enkelt, tillgängligt och bekvämt samtidigt. Metoden kan snabbt användas för att tillhandahålla medel för anställdas inköp. Det är en av de bästa metoderna som är kända för att göra nominella inköp.
# 6 - Lättnad i försoning
Avstämningen av småkassan är också enkel och okomplicerad.
Nackdelar med Imprest System
# 1 - Föråldrat system
Små kassaböcker är ett i stort sett föråldrat och ineffektivt system och uppfyller inte behoven och förväntningarna i företagets nuvarande krav. Nu finns det bättre alternativ som förbetalda kort tillgängliga hos företagen som är särskilt utformade med tanke på dagens behov och krav.
# 2 - obekvämt för större utgifter
En av de största nackdelarna med att använda ett Imprest-system är att det orsakar stora besvär för större kostnader. Systemet är mycket kompatibelt och bekvämt för mindre kostnader medan det är motsatt för större kostnader.
# 3 - Redovisningsfel
Eftersom det inte finns något sekundärt dokumentationssystem för att spåra nominella utgifter för kontanter, kan därför inte riskerna för redovisningsfel i småkassasystemet förnekas.
# 4 - Överskridande
Att inte fastställa utgiftsgränserna för varje nominell transaktion kan till och med utgöra en organisation som riskerar att möta överutgifter på inköp.
# 5 - Stöld
I avsaknad av lämpliga kontroller kan företagets kontanter missbrukas av anställda, och det blir svårt att ta reda på vem som tog ut kontanterna.
# 6 - Missbruk
I avsaknad av adekvata kontroller finns det stora chanser för samma att missbrukas av företagets anställda, eftersom små kontanter är en typ av likvida tillgångar.
Viktiga punkter
- Vanligtvis övervakas småfonder av vårdnadshavare som hjälper till att hantera kontona och skaffar kontanter till företagets anställda. I gengäld tillhandahåller den senare sådana kvitton som är helt affärsrelaterade.
- Småfonder fastställs med ett förutbestämt belopp och detsamma registreras följaktligen i företagets huvudbok.
- En organisations administrativa avdelning har ansvaret för att underhålla småkassan.
- Alla utgifter som betalas från små kontanter måste nödvändigtvis dokumenteras tillsammans med kvitton.
- Förskottssystemet kan också användas för att täcka anställdas löner, utdelningar, incitament, bonusar, belöningar och resekostnader.
Slutsats
- Småkassakontot är ett allmänt använt Imprest-system där nominella utgifter registreras. Småkassasystemet är en enkel och användarvänlig metod som möjliggör påfyllning av alla utgifter. Ovan nämnda system kan hjälpa en organisation på många sätt.
- Organisationer kan använda småkassasystem för att minska fel, eliminera bedrägerier, kontrollera småutgifter, minska bördan för de högre kassörerna och vad som helst.
- Men användarna av Imprest-systemet måste också vara medvetna om dess många nackdelar som risken för stöld, missbruk, överutnyttjande etc. och använda samma i enlighet därmed. Organisationerna måste därför utforma en uppsättning policyer som dikterar hur kontanter måste hanteras för att undvika alla tillhörande problem.
