Vad är löneregister?
Löneregistrering kan definieras som en lista över alla anställda i det företaget där all information relaterad till de betalningar som görs till de anställda som de har rätt att få, såsom löner, löner, bonusar, skatter, etc. registreras så att vid varje intervall kan det finnas ett ordentligt spår av varje betalning som betalas ut till de anställda ur arbetsgivarens synvinkel och om en avvikelse inträffar kan samma lätt påpekas från journalerna.
Förklaring
Löneregister utgör allt och allt relaterat till informationen om företagets anställda. Den visar det belopp som de anställda får betalt för varje tidsperiod. Tiden varierar från företag till företag. Det kan vara dagligen, veckovis, två veckor, halvmånaders, månadsvis eller vilken tidsperiod som helst som passar företagets löneperiod.
Vilken information ingår i löneposten?
- Den främsta informationen är bruttolön, vilket är det viktigaste beloppet som visas först innan du gör något avdrag från det. Bruttolönen beräknas genom att timlönen multipliceras med antalet arbetade dagar.
- Nästa information skulle vara avdrag, som är av två slag som obligatoriska avdrag och frivilliga avdrag. Det finns flera skatter som yrkesskatt, försäkringsbidrag från den anställdes del etc.
- Den sista är nettolönen, vilket är det slutliga beloppet efter att alla avdrag har krediterats till anställdens konto.
Hur får jag din lönepost?
En anställd kan alltid få sin lönepost genom att begära sin arbetsgivare antingen genom att skriva / muntligt förse honom med löneuppgifterna. Arbetsgivaren måste svara på personalens begäran och han ska ge honom informationen inom den föreskrivna tidsgränsen från dagen för mottagandet av begäran. Arbetsgivaren måste dock svara på arbetstagarens begäran om löneposter inom vanligtvis 21 dagar.
Hur länge ska jag behålla certifierade löneregister?
Den certifierade löneposten ska bevaras av arbetsgivaren i minst tre år enligt Fair Labor Standards Act (FLSA) med annan dokumentation som försäljnings- och inköpsregister etc. De register som löneberäkningen registreras på ska sparas i två år , dvs tidskort, tabeller över lönesats, arbete, tidsplaner och olika andra poster för tillägg och subtraktion från lönerna.
Dessa register bör vara öppna för avdelningens ansvariga som kan be arbetsgivaren att göra nödvändiga ändringar. Dessa register ska förvaras på det centrala registerkontoret / på arbetsplatsen.
Fördelar
- Systemet ger oss enkla beräkningar, vilket gör hela lönemekanismen mycket klar.
- Detta underlättar noggrannheten så att rätt belopp kan betalas ut, och det kommer inte att ge ytterligare avvikelser.
- Det datoriserade lönesystemet minskar risken för fel och ger ett enkelt flöde av data och information som kan lita på och återanvändas.
- Detta system har en lämplig struktur för avdrag och betalningar som automatiskt anges i posten för att beräkna löner.
- Detta kan behandlas som ett säkert reservalternativ och all information som efterfrågas i efterhand. posterna kan vara användbara då.
- Registreringen av lönesystemet återställer tron på de anställda att en korrekt organiserad och dokumenterad form upprätthålls för deras inkomster, och vad som helst avdrag kommer att göras, för att korrekt bevis kommer att visas. I framtiden, om en anställd kräver en lönepost, skulle företaget vara i stånd att ge dem den korrekta säkerhetskopiering som är tillgänglig för dem.
- Detta system är en mycket kostnadseffektiv mekanism genom vilken varje öre som betalas / dras till medarbetaren kan spåras. Systemet ger tillbaka till organisationen när det gäller att underhålla data korrekt och hindra organisationen från framtida krångel.
- Eftersom systemet är mycket kostnadseffektivt från den föregående punkten, sparar det tid i stor utsträckning eftersom det inte tillåter några avvikelser och förhindrar dubbelarbete. För varje fast period av intervallet tillåter rätt data organisationen en felfri framtid för arbetet.
- Vid någon inspektion / revision / bakgrundskontroll, om någon myndighet kräver personalregister, kan detta vara bevis på bevis. Det kommer inte bara att vara en räddare för ett väl underhållet system utan också göra en skillnad i företagets goodwill.
- Detta kan vara ett viktigt verktyg för företagets prognoser. Ett företags större del av vinsten går till att betala löner och löner till sina anställda. Om en uppskattad budget kan förutsägas för en framtida tidsperiod kan det vara ett bra verktyg för att prognostisera framtida kostnader och budgetar för företaget.
- Organisationen kan väl planera sina kostnader och sedan göra reserver / investeringar därefter.
Nackdelar
- Uppgifterna och informationen som en lönepost innehåller kan vara i fara för datasäkerhet, stöld eller dataläckage. Den känsliga informationen kan göras öppen om den inte är väl skyddad.
- Den andra nackdelen kan vara cyberbedrägeri, vilket är nästan mycket vanligt idag. Rivaliteten mellan företag kan vara en grundkälla till detta problem.
- Informationsåtkomst / kontroll kan inte ges till alla. Endast den ansvariga för löneposten ska känna till informationen. Personen bör vara pålitlig nog för att inte läcka ut företagets känsliga data.
- Den sista men inte minst nackdelen kan vara kostnaderna. Programvaran, den skickliga operatören och den infrastruktur som krävs för att ställa in lönesystemet är enorma, och det kan vara ett hinder för några organisationer att mötas.
