Vad är bokföring i Excel?
Bokföring i excel betyder registrering av dagliga finansiella transaktioner för ett företag såsom köp, försäljning, betalningar, kvitton och kostnader i en excel-mall. För en registrering av transaktioner till excel är det första behovet att ställa in / anpassa excel enligt krav och sedan registrera dag till dagstransaktion i den här mallen och spara den på din egen dator.
Enkel bokföring i Excel
I ett enda inmatningssystem registreras endast en sida av transaktionen och effekten av dessa transaktioner kommer att gå till endast en plats. I det dubbla bokföringssystemet registreras varje transaktion med debitering och kredit, och dessa påverkar två konton.
I system för enkelinmatning registreras transaktioner genom att tänka på målet och resultatet av transaktionerna. I bokföringen med en post kommer huvudfokus att ges på kontantinkomster och kontantbetalningar snarare än en registrering av varje kostnad och inkomst eller tillgångar och skulder.
Hur man skapar bokföring i Excel
Steg 1: Förbered en excel-mall för en inspelningstransaktion enligt kravet medan du förbereder en enhet som kan ta hjälp av bokföringspersonal.
Steg 2: Upprätta ett kontoplan för registrering och kategorisering av transaktionerna efter verksamhetens art. Generellt är ett kontoplan uppdelat i tre kategorier som är:
- Inkomst: För att registrera de pengar som kommer in i verksamheten.
- Kostnad: För registrering av de pengar som går ut eller affärer.
- Kostnad för sålda varor: Pengar som spenderas på att skapa de färdiga varorna.
Nedan är ett exempel på konton:
Steg 3: Förbered resultaträkningar med hjälp av ett kontoplan för att nå bruttovinsten och nettovinsten för perioden. För den månatliga resultaträkningen kommer 12 resultaträkningsblad att upprättas, och därefter kommer ett årligt resultaträkningsblad att upprättas genom att slå samman alla 12 resultaträkningsblad. Flödet av resultaträkningen kommer att gå enligt nedan:
Steg 4: Förbered ett excelblad där alla fakturanr. registreras så att det kan vara spåret vilken faktura har betalats eller vilka fakturor som väntar på betalning.
Steg 5: Förbered kassaflödesanalyser för att fastställa företagets kassaposition.
Steg 6: Efter att ha förberett allt ovanstående Excel-ark för att spara filen på en säker plats genom att ge rätt namn till mappen. Vi kan också skydda den här filen med lösenord.
Exempel på bokföring i Excel
Nedan följer kassaboken för april 18 till juni 18 i Excel-kalkylbladet, där kassaflödet och utflödet har registrerats med bokföring med en post.
Från och med 01.04.2018 Ingående balans i kontanter och bank är $ 1000 efter tillägg och avdrag för intäkter och kostnader under perioden, kommer vi fram till slutbalansen på $ 2564.
Fördelar
Följande är några fördelar:
- Bokföring i en excel-mall kräver ingen speciell redovisningskunskap. därför är det enkelt att hålla registertransaktioner.
- Det är billigare eftersom Excel-kalkylarket finns tillgängligt på alla datorer / bärbara datorer; därför är det inte nödvändigt att köpa någon bokföringsprogramvara.
- Excel har olika funktioner som hjälper till att enkelt registrera transaktioner som tillägg, multiplikation, VLOOKUP, pivottabell, makron.
- Excel hjälper till att förbereda olika grafiska presentationer som diagram, stapel, paj eller många andra.
- Flera användare på ett kontor kan komma åt det genom att dela excel-ark i ett enda läsbart läge där den enda kan ändra data i excel-ark, och andra kan bara visa data.
Nackdelar
Nedan följer nackdelarna:
- I excel kan bokföringsanvändare förbereda data enligt krav, och han kan vara partisk när de förbereder och presenterar data för ledningen.
- Det är nödvändigt att ange rätt formel eftersom i Excel kommer formeln att anges manuellt. Om det finns något misstag i en formel kommer resultatet att ändras och detta kommer att påverka beslutsfattandet.
- Excel-bokföring är mindre säkert än underhåll av data i bokföringsprogramvara, och hackare kan enkelt hacka det, och i en organisation kan också vem som helst få tillgång till data.
- Det är inte användbart och tidskrävande där en stor mängd data som ska matas in utmärker sig.
- I excel är det inte möjligt att automatiskt importera data från bankprogramvara eller annan programvara som annan bokföringsprogramvara, vilket gör det möjligt för oss att automatiskt importera data från annan programvara.
Slutsats
Bokföring i excelbladet är användbart för de organisationer som befinner sig i den inledande fasen av verksamheten och inte vill öka sina kostnader genom att rekrytera kompetent arbetskraft och köpa inköpsprogramvara. Det är enkelt att upprätthålla redovisningstransaktioner i excel jämfört med registrering av transaktioner i bokföringsprogramvara. Samtidigt är det fortfarande mindre säkert och inte användbart för ett stort antal transaktioner, och risken för fel är mycket hög.
