Vad är kostnadsöverskridande?
Kostnadsöverskridande, även känd som budgetöverskridande, är scenariot när kostnaden för ett projekt eller företag tenderar att öka än vad det var budgeterat för och kan bero på ökade kostnader på grund av felaktig budgetering eller underskattning av den faktiska kostnaden på kontot av några oförutsedda scenarier som inte redovisades under budgetprocessen.
Egenskaper
- Kostnadsöverskridande är vanligt förekommande i infrastruktur, byggnad och IT-projekt, vilket ser mycket oväntade kostnader under projektets slutförande.
- De beror främst på tre faktorer som politiska skäl, psykologiska skäl och tekniska skäl.
- Det beror främst på brist på finansiering, brist på samordning, oplanerade kostnader eller projektförseningar.
- Det är alltid osäkert och det är inte möjligt att budgetera för detsamma. Det anses hända när vissa faser av ett projekt eller företag tenderar att korsa den faktiska budgeterade kostnaden.
- Mätningen av kostnadsöverskridande är olika för olika branscher eller företag.
Typer av kostnadsöverskridande
# 1 - Uppskattningar
Kostnader för verksamheten kan underskattas på grund av faktorer som personliga fördomar och komplicerade procedurer som är involverade i slutförandet av uppgiften. Vi kan använda referensklassprognosmetoden för att öka chanserna att få mer exakta uppskattningar. Problemet är att de bästa prognoserna kan visa sig vara felaktiga för att beräkna den perfekta uppskattningen, och det är därför alltid bra att hålla en beredskap som en del av budgeten för att möta ogynnsamma scenarier i framtiden.
# 2 - Risk
Risk kan vara vilket scenario vi inte kan tilldela en sannolikhet för. De kan inte förutsägas tidigare och är ibland inte under kontrollen av verksamheten som en naturlig katastrof, vilket kan försena slutförandet av ett projekt eller leverantörsresultat, vilket så småningom kan skada verksamheten. En korrekt riskhanteringsplan kan hjälpa verksamheten att mildra risken till viss del, men risken är den primära typen som varje företag eller projekt står inför.
# 3 - Scope Creek
Scope creek definieras som tillfällen då icke-redovisade aktiviteter dyker upp i projektet eller verksamheten, vilket inte inkluderades i budgeten eller den faktiska kostnaden. Det kan hända när ledningen fortsätter att lägga till funktioner i projektet när det utvecklas eller krävs eller i de fall projektgruppen blir för kreativ och börjar inkludera odokumenterade aktiviteter. Projektledning och kontroller är främst utformade på ett sådant sätt att förhindra sådana scenarier genom en konstant omvärdering av budgeten.
# 4 - Kostnadsökning
Kostnadsökning är mer relaterad till ekonomiska faktorer som inflation, vilket kan inkludera prisökningen på en viss artikel under en period som inte redovisades i den ursprungliga budgeten.
Hur undviker man kostnadsöverskridande?
- Traditionella tekniker involverar tillämpningen av projektledningsverktyg som PRINCE, men resultaten garanteras inte.
- I dagens scenario tar modernare verktyg och applikationer som Agile över traditionella tekniker för att hjälpa företag att hantera en kostnadsöverskridande.
- Företag som enhet bör planera proaktivt och inkludera flera scenarier som kan leda till sådan överskridande.
- Månads- eller kvartalsprognosen är ett måste för att ta hänsyn till faktiska förändringar jämfört med budget och planera därefter.
- Verksamheten bör ägna stor uppmärksamhet under projektplaneringsstadierna, eftersom det fungerar som bas.
- Leverantörens förmåga att utföra och leverera måste kontrolleras noggrant vid tidpunkten för leverantörens hyra.
- Företaget bör använda sig av moderna schemaläggningsverktyg och diagram för bättre kontroll av kostnaden.
- Projektledaren behöver kontinuerligt övervaka och kontrollera projektet.
- Intressenter av projektet eller verksamheten bör alltid hållas informerade om de förändrade scenarierna, så de är på samma sida och på detta sätt kan verksamheten utnyttja sin kunskap.
- Att slåss med scope creek är ett måste, och företag måste se att de håller sig inom det ramverk som ursprungligen planerades.
Orsaker
- Kostnad som inte är planerad: Oförutsedda scenarier kan medföra ett par aktiviteter som inte ursprungligen togs med i planen eller budgeten. Det kan bero på tekniska, politiska eller psykologiska skäl.
- Kommunikationsfördelning: Ett missförstånd mellan två avdelningar eller berörda personer kan medföra onödiga kostnader.
- Förändring i projektomfattning: Händelse, som leder till scope creek, är en av de främsta anledningarna. Scope creek definieras som tillfällen då icke-redovisade aktiviteter dyker upp i projektet eller verksamheten, vilket inte inkluderades i budgeten eller den faktiska kostnaden.
- Underskattning av projektkomplexitet: Vissa faser av projektet eller verksamheten är så komplexa att korrekt budgetering av det ibland är ett tufft jobb. Detta är mer sannolikt involverat i stora, dyra projekt.
- Otillräcklig finansiering: Finansiering fungerar som ryggraden i varje företag eller projekt. Kapitalbristen kan så småningom leda till kostnadsöverskridande, där projektet eller verksamheten kan möta en kris i finansieringen av deras gemensamma aktiviteter.
- Brist på erfarenhet av ledarskap: En relativt oerfaren ledning eller ineffektiv ledning kan leda till felaktig planering av projektet och felaktig projektbudgettering. Således över tid kan projektet falla offer för fel budgetering och falla i ett fall av kostnadsöverskridande.
- Frånvaro av beredskapsplan: Verksamheten lider också när det inte finns någon reservplanering eller en beredskapsplan för oundvikliga scenarier. En reservplan är ett måste, särskilt för stora projekt eftersom vissa avvikelser från den vanliga budgeterade kostnaden kan kosta miljoner.
- Projektförseningar: Förseningar i slutförandet av projektet från dess vanliga planerade slutförande ger slutligen upphov till kostnadsöverskridande eftersom de aktiviteter som sträcker sig längre än slutdatum inte redovisades i budgeten.
Förebyggande av kostnadsöverskridande
# 1 - Korrekt planering
Planering fungerar som grunden för varje projekt eller företag, och det bästa sättet att förhindra kostnadsöverskridande är att planera det innan projektet genomförs. Ju mer exakta uppskattningarna är, desto större är chansen att projektet kommer att hålla sig till sin budget.
# 2 - Kunskap om leverantörer
Säljare måste utvärderas noggrant innan de anställs. Fullständig kunskap om deras förmåga och erfarenhet i det arkiverade bör erhållas av projektet och verksamheten för att undvika värsta fall. Korrekt due diligence behövs innan förhållandet med säljaren cementeras.
# 3 - Undvik Scope Creek
Många otillbörliga aktiviteter borde inte hitta någon plats i projektet, och företag eller projekt bör ligga inom projektets ursprungliga omfattning med minimal avvikelse från planen.
# 4 - Användning av projektplaneringsverktyget
För att övervaka och kontrollera projektet bör användningen av moderna verktyg som Gantt excel-diagram eller projektspårningsmall implementeras så att projektledaren är medveten om varje steg i projektet och risken för kostnadsöverskridande.
Slutsats
Detta är ett oundvikligt scenario som varje företag eller projekt står inför, men hur man minimerar det eller mildrar det beror mycket på ledningen eller projektledaren. Ett proaktivt tillvägagångssätt kan hjälpa verksamheten att minska risken för kostnadsöverskridning med korrekt planering och en grundlig analys av uppskattningarna.
