Leverantörscykel, även känd som Procure to Pay, är den serie av olika processer i företaget som involverar de olika aktiviteter som krävs för inköp av produkten direkt från beställningen av varorna till leverantörerna, sedan köper och får leverans av varorna och slutligen göra slutlig betalning till leverantören mot samma.
Vad är en leverantörscykel?
Leverantörscykel är också känd som 'Procure to Pay' eller 'P2P'cykel är en serie processer som involverar inköps- och betalningsavdelningen i företaget och bär alla nödvändiga aktiviteter från att göra en beställning till leverantörer, köpa varor och göra slutbetalningar till leverantörerna.
Varje företag har två stora konjunkturer - intäktscykel och utgiftscykel.
- Intäktscykeln inkluderar aktiviteter som försäljning, marknadsföring, kundrelation, intäktsinsamling etc.
- Utgiftscykeln inkluderar inköp, leverantörsbetalningar, produktionskostnader, löner och löner etc. Leverantörscykeln är en betydande del av utgiftscykeln.
Nedan följer stegen som ingår i leverantörscykeln -
- Bestämning av nödvändiga varor
- Upphandlingsprocess
- Sök efter leverantörer
- Begäran om förslag
- Granska mottagande av offert
- Förhandling
- Inköpsorder
- Leverantörens bekräftelse
- Leverantörsplikt
- Om framgångsrik leverans av varor
- Fakturering
- Betalning
Låt oss diskutera dessa i detalj -
Steg ingår i leverantörscykeln
Följande är steg som ingår i procure to pay-cykeln:
# 1 - Bestämning av nödvändiga varor
Inköpen görs baserat på de lager som krävs av företagets produktionsavdelning. Produktionschefen identifierar nödvändiga leveranser och informerar inköpsavdelningen.
# 2 - Inköpsavdelningen startar upphandlingsprocessen
Efter att ha fått godkännande av leveransförfrågningar från produktionen kommer inköpsavdelningen att se om några liknande beställningar redan har gjorts; om inte genereras nya dokument med inköpsorder.
# 3 - Sök efter leverantörer
Att hitta leverantörer är ett knepigt jobb som innehåller olika faktorer som lokalitet, enkel transport, kreditpolicy, goodwill hos leverantören och dess produkter, tidigare förbindelser med företaget och många fler. Företaget föredrar dock transaktioner med beprövade leverantörer. I andra fall väljs potentiella leverantörer lokalt, nationellt eller internationellt med hjälp av en onlineverksamhet till affärsportaler (som Alibaba.com), hänvisningar etc.
# 4- Begäran om förslag
Efter att ha valt några potentiella leverantörer levereras ett formellt dokument för att få offert på varorna. Dokumentet kallas en begäran om förslag (RFP). Leverantören skickar ett förslag, inklusive produktpriser och kvaliteter, och ber företaget göra affärer med dem.
# 5 - Granska mottagande av offert
Företaget granskar offerternas skick från olika leverantörer och filtrerar de leverantörer som kan uppfylla företagets krav. Företaget informerar de utvalda leverantörerna om sitt intresse av att göra köpavtal.
# 6 - Företaget börjar förhandlingsprocessen
Förhandling är en hektisk och ibland tidskrävande process där köparen ber säljaren att sänka sina priser, erbjuda liberal kreditpolicy och andra grundläggande förhandlingsvillkor som rabatter, produktkvalitet, fraktavgifter, leverans och försäkringsvillkor. Förhandlingsprocessen utför filtreringen och företaget har identifierat de bästa leverantörerna.
# 7 - Inköpsorder
Företaget när han godkänner den önskade leverantören tilldelar honom ordern genom att skicka det officiella inköpsorderdokumentet. Det bekräftar leverantören om företagets krav och tidsfristen för leverans av produkterna eller tjänsterna.
# 8 - Leverantörens bekräftelse
Avtalet inleds när en leverantör går med på att sälja sina produkter på de begärda villkoren. En bekräftelse på godkännande måste skickas av leverantören skriftligen via post eller e-post.
# 9 - Leverantörsplikt
Det är leverantörens plikt att göra varorna redo och skickas efter tidsfristerna strikt och hålla företaget informerat om orderförloppet. Anmälan måste skickas när varorna är klara att skickas och ett leveransmeddelande, inklusive giltiga dokument som anger en beskrivning av varorna, inklusive vikt eller enheter, leveransdatum, plats etc.
# 10 - Inspektion av levererade varor
Inspektionsprocessen börjar, som inkluderar både kvalitetskontroller och kvantitetskontroller. Inköpsavdelningen kontrollerar om levererade varor är i enlighet med inköpsordern.
# 11 - Fakturapost
Vid en lyckad inspektion skickar inköpsavdelningen godkännandet till leverantörsavdelningen för att påbörja betalningsprocessen. Avdelningen för leverantörsredovisning registrerar således fakturan, som innehåller alla specifikationer om betalningen som slutdatum och / eller ett slutdatum med rabatt, återbetalningsbelopp och andra officiella detaljer.
# 12 - Betalning
Efter varje nödvändig kontroll börjar leverantörsavdelningen att göra betalningar till leverantören helt eller delvis enligt företagets normer. Det finns olika sätt att göra betalningar till leverantörerna som:
- Kontantbetalningar
- Checkbetalning (eller andra instrument som kan förhandlas)
- Överföring från tredje part online
- Keditkortsbetalning
- Betalningar i dollar eller annan utländsk valuta (allmänt tillämplig vid importtransaktioner);
- Byte av betalning, dvs. att betala vissa varor och / eller tjänster mot de varor och / eller tjänster som leverantören mottagit.
Relevanta dokument involverade i AP-cykel
Följande är viktiga dokument som ingår i procure to pay-cykeln:
# 1 - Inköpsorder
Företagets inköpsavdelning genererar en beställning av de varor som krävs och skickar den till säljaren. Beställningen beskriver leverantören om varorna tillsammans med dess kvantiteter. Det anger också ett datum då varorna måste levereras.
# 2 - Ta emot rapport
Efter att varorna har levererats inspekterar ledningen leveransen och kontrollerar kvalitet, kvantitet och andra väsentliga aspekter. Efter en fullständig inspektion skapar den en detaljerad rapport som kallas att ta emot rapporten.
# 3 - Leverantörsfaktura
Dokumentet är det legala avtalet där säljaren specificerar varorna, priset per enhet och det totala beloppet tillsammans med tillämpligt skattepliktigt belopp. Den anger också kreditpolicyn och sista betalningsdatum.
